Agiloft granskning och betyg

Gränssnitt och kärnfunktioner

Agiloft anpassar varje implementering baserat på individuella affärsbehov, så det du ser i Agiloft är helt kopplat till din användarroll och de specifika kontrakthanteringsflödena anpassade till din organisation. I motsats till en plattform som Coupa Contract Lifecycle Management, som fokuserar sin kontrakthantering enbart på utgiftshantering och upphandlingsscenarier, är Agiloft en tom skiffer som du kan skräddarsy för alla fall för affärsbruk.

Vaniljanvändargränssnittet (UI) kan komma att se något daterat ut om det används utan någon anpassning. Men Agiloft låter dig justera färger, märkesvaror och layout efter önskemål eller för att matcha din företags webbplats. För att testa den uppdaterade plattformen loggade jag in i fyra olika portaler anpassade efter specifika roller. Beroende på om jag loggade in som administratör, kontrakthanterare, kontraktsgodkännare eller kontraktsanvändare såg jag ett annat arrangemang av tillgängliga funktioner och fält.

I alla användardefinierade instrumentpaneler är det första du ser en anpassad instrumentpanel med diagram och widgetar och en vänster-navigationsmeny som visar tillgängliga "tabeller" på plattformen, nyligen öppnade poster och kontrakt och alla uppgifter du har. har tilldelats. Det finns också en universal sökfält högst upp i UI som kan köra frågor på varje kontrakt, fil, sida och post i databasen. Vid denna granskning testade vi ur en kontrakthanterares, godkännande och användares perspektiv från de olika anpassade användargränssnitten.

Logga in på kontraktshanteringsportalen fick jag omedelbart widgetbaserade diagram över pågående kontrakt och kommande kontraktsförfall och förnyelser. Jag fick också en lista över poster för att hantera aktiva kontrakt. En e-postikon bredvid varje kontrakt gav mig möjligheter att ställa in aviseringar eller automatiserade åtgärder för en viss kontraktåtgärd eller tilldela en uppgift till en annan användare. Från den här sidan kunde jag också importera och exportera kontrakt, kontrollera det kontrakt jag ville massredigera osv. Som kontrakthanterare hade jag sedan en mängd alternativ i vänstermenyn. Jag kunde se kataloglistor över alla människor och företag som är förknippade med kontrakt inom och utanför min organisation, liksom alla kontrakt i systemet med en trädikon. Detta låter mig se ett förhållande diagram över de användare och företag som är förknippade med det kontraktet. Liksom med Onit Contract Administration och Contract Review & Approval finns det också godkännande-arbetsflöden för att spåra kontrakt, såväl som kontraktstyper och möjligheten att skapa olika mallar. Med Agiloft kan du också söka efter specifika klausuler i ett kontrakt och söka i ett klausulspecifikt bibliotek. För att illustrera skillnaden i användarroller visade kontraktets godkännandeportal endast de grundläggande tabellerna för katalog- och kontraktsgodkännanden utan någon djupare funktion; kontraktsanvändaren ser inte godkännandealternativet.

För att testa hur Agiloft hanterar kontraktets livscykel skapade jag ett nytt kontrakt, skapade ett godkännande arbetsflöde för det och spårade kontraktet från början till underskrift. När du klickar på knappen Nytt kontrakt öppnar Agiloft ett detaljerat fönster med en yrande mängd alternativ. Varje ny post får ett ID-nummer som standard, och då hade jag möjlighet att välja om denna post var ett kontrakt, underentreprenad, masteravtal eller en ändring av ett befintligt kontrakt. Det finns också kontraktstyp, som ger dig alla anpassade typer och mallar som ditt företag har skapat att välja mellan. Dessa typer och mallar inkluderar ett sådant kundtjänstavtal, avtal som inte offentliggörs, anställningsavtal, leverantör och partneravtal.

Jag valde ett kundtjänstavtal och tilldelade det interna kundteamet (Agiloft låter dig skapa egna grupper, team och avdelningar). Därifrån konfigurerade jag mitt PCMag-testkontrakt för att automatiskt förnyas var 12: e månad och skrev sedan in kontraktets start- och slutdatum, belopp och företagsinformation som är kopplad till kontraktet. Du kan komma så djupt in i detaljerna som du vill med kontraktsguiden. Den här guiden låter dig koppla bifogade dokument och tillgångar, konfigurera e-postmeddelanden och uppgifter och naturligtvis ställa in godkännande arbetsflöden och signaturer med en fullständig historik och granskningsspår som är associerade med posten. Tillhörande bilagor och tillgångar kan till och med innehålla försäkringsintyg som är associerade med ett företag eller kontrakt.

Beroende på dina användarrättigheter kan en kontrakthanterare eller administratör, när du är klar, spara sina ändringar i kontraktet eller klicka på "Skicka till granskning" för att skicka det till nästa steg i processen. Sammantaget kändes processen för att skapa kontrakt något överväldigande jämfört med de mer strömlinjeformade upplevelserna av plattformar som Concord och ContractWorks. Men detta beror bara på att Agiloft ger dig fler granulära alternativ och fält än någon annan lösning vi testat. Med anpassningsförmågan kan du göra kontrakthanteringsarbetet så enkelt eller komplicerat som du vill.

Avancerade arbetsflöden, rapporter och integrationer

Agiloft lyser när det gäller avancerade kontrakthanteringsfunktioner och automatiserade arbetsflöden. Från adminportalen kan du se hela funktionaliteten i plattformen om du bestämmer dig för att anpassa den till den grad. Detta börjar med avancerad sökning och mer dynamiska egna redigeringsfunktioner.

Den nya snabbsökfältet är standard på en textsökning, så du kan skriva in valfritt nyckelord och Agiloft skannar alla tabeller i databasen tillsammans med alla dokument och PDF-filer i systemet med hjälp av OCR. Du kan också konfigurera rullgardinsmenyn för sökning för att söka efter specifika fält, till exempel att hitta alla kontrakt som har en Väntande status kopplad till den. Administratörer väljer vilka fält som ska visas i rullgardinsmenyn för sökning, och du kan också spara sökningar efter en snabb upprepad fråga. Om du har sökt efter en specifik post och vill göra ändringar i farten, kan nya redigeringar i tabellen och direkta filredigeringsfunktioner låta dig kolla in och redigera ett dokument i Microsoft Word. Du kan sedan spara det igen när du är klar med en fullständig ändringslogg men utan att behöva spara en lokal kopia av dokumentet.

Rapporteringen är också omfattande. I administratörsgränssnittet innehåller varje flik i den vänstra menyn ett alternativ för diagram / rapporter som låter dig extrahera analys på alla aspekter av din livscykel för kontrakthantering. I Uppgifter kan du till exempel se den genomsnittliga tiden det tar anställda att stänga uppgifterna, eller du kan dela upp informationen efter team eller avdelning. Rapporter om godkännanden kan hjälpa dig att identifiera flaskhalsar för väntande kontrakt. Rapporter som körs på hela kontraktens databas kan hjälpa dig att prioritera baserat på monetärt värde, utgångar, framsteg eller en mängd andra faktorer. När jag skapade en ny rapport kunde jag välja mellan 10 olika diagramtyper (rad, stapel, flera axlar, mätare, paj, tratt osv.), Lägga till datum- och postfilter, lägga till ytterligare formatering och anpassning, schemalägga rapporten så att den återkommer på vilken som helst grund och skicka rapporten via e-post till specifika användare, avdelningar eller team. De färdiga diagrammen och rapporterna är inte de vackraste jämfört med Concord eller Coupa Contract Lifecycle Management, men Agiloft erbjuder överlägset den mest avancerade rapportsanpassningen som vi testade.

Om du drar in Agilofts Workflow BPM-kapacitet (utan extra kostnad om du har en betald plan), kan du lägga kraftfull arbetsflödesautomation på din kontraktshanteringslivscykel. Den förbättrade grafiska arbetsflödesredigeraren ger dig en översikt över alla tillstånd där en post kan vara och alla transaktioner som sker i en kontraktsprocess. Därifrån är det lätt att lägga till handlingar och utlösare i vilket steg som helst i den kontraktslivscykeln, utlöst av förändringar i en post. Så om ett kontrakt träffar 60 dagar innan det är dags för förnyelse, kan du ställa in en e-postutlösare för att avfyra ett e-postmeddelande i det steget i arbetsflödet.

Slutligen erbjuder Agiloft en stark lista över integrationer och applikationsprogrammeringsgränssnitt (API). Plattformen erbjuder inte en egen eSigning-funktion, utan istället väljer du att anpassa upplevelsen med Adobe Sign och DocuSign-integrationer beroende på affärsbehov eller preferenser. Agiloft erbjuder också en inbyggd integration med Salesforce för säljare för att synkronisera kontakter, företag och kontraktsposter direkt med ditt CRM-system (Customer Relationship Management). Agiloft erbjuder också kalenderintegrationer med Apple iCal, Google Kalender, Microsoft Outlook, Microsoft Exchange och Rescue av LogMeIn. På API och säkerhetsfronten synkroniserar Agiloft med OAuth 2 och SAML 2. Det integreras också med LDAP- och Active Directory-protokollen. Om du prenumererar på Enterprise-planen får du också åtkomst till Agilofts REST-API, webb-API, Python- och Perl-skript och JSON-integration.

Där anpassning möter enkelhet

Agiloft är de mest anpassningsbara kontraktshanteringssystemen på marknaden. Dess guidebaserade strategi för anpassning gör det lättare att konfigurera än många andra system. Den kan vara redo att gå ur lådan och dess kostnadsfria servicenivå gör det lika genomförbart för små företag som det är kraftfullt för stora företag. Agiloft var redan ett redaktörens valverktyg tidigare, och dess förbättringar av användbarhet, dynamisk redigering och arbetsflödesautomation förstärkte bara sin position ovanpå kontrakthanteringsutrymmet.