Video: Intro to BlueFolder (September 2024)
BlueFolder är en servicehanteringslösning som innehåller funktioner för arbetsorder, teamplanering och kund / kontakthantering. Den tillhandahålls som en värdtjänst för både anställdsportalen (de som tillhandahåller tjänsten) och kundportalen (de som begär tjänsten). En mobilportal finns också, där anställda kan logga in och se sina uppdrag, få kundinformation och hantera sina kalendrar. Sammantaget är det en utmärkt lösning för arbetsorderstyrning, men dess begränsade fakturering, spårning av utrustning och kundhantering kommer att göra att större butiker vänder sig till mer robusta lösningar.
Installation
Att komma igång tog lite mer ansträngning än att skapa ett konto varefter BlueFolder mailade mig mitt användarnamn och lösenord. Det är aldrig bra att skicka ett användarnamn och ett lösenord tillsammans i samma e-post, så jag rekommenderar att du ändrar ditt lösenord direkt. Första gången jag loggade in på BlueFolder-kontot fanns det en lista med uppgifter som visades för att hjälpa mig komma igång, till exempel att lägga till användare, hantera objekt, anpassa portalen, integrera med QuickBooks och konfigurera ytterligare inställningar. Det fanns också inledande videor, en länk till supportcentret och information om att köra BlueFolder från en mobil enhet.
Med tanke på mina igångsatta uppgifter, tillagde jag några fler användare och tilldelade dem olika roller som schemaläggare och tekniker; dessa roller bestämmer deras behörigheter inom BlueFolder. Därefter skapade jag objekt som skulle inkluderas i servicebeställningar och fakturering, till exempel utgifter, arbetskraftssatser och material. Sedan laddade jag upp företagets logotyp och anpassade kundportalen där kunderna kan ange nya serviceförfrågningar och spåra deras status. Du har också valet att integrera BlueFolder med QuickBooks, vilket är en fantastisk funktion för dem som redan har gjort en betydande investering av tid och ansträngning i att konfigurera det programmet. Jag fick också möjligheten att importera kunder, kontakter, adress, utrustning eller objekt som textfiler. Baserat på mitt test kunde jag se att ett litet företag skulle kunna konfigurera och anpassa BlueFolder på en halv dag som mest.
BlueFolder-webbportalen är organiserad med ett flikgränssnitt överst på webbsidan som visar vanliga åtkomna funktioner inklusive att komma igång, favoriter, instrumentpanel, kunder, arbetsorder, kalender, utrustning, kontrakt, fakturering och rapporter. Om du håller över en flik visas en lista över vanliga uppgifter. till exempel visar kundfliken en meny med ny kund, kundlista, kontaktlista och importera kundregister. Dessa uppgifter visas också precis under fliken efter att ha klickat på en flik och navigerat till det avsnittet. De flesta sidor, till exempel kunder, arbetsorder och utrustning visas som tabeller eller rutnät fylld med relevant information. BlueFolder gör ett bra jobb med att dölja granularitet under inställningsfliken så att huvudgränssnittet förblir strömlinjeformat och rensat.
Arbetar med BlueFolder
Dashboard är den mest informativa fliken i BlueFolder-gränssnittet. Det finns en servicedashboard och en personlig instrumentpanel, skillnaden är att den personliga instrumentpanelen visar mitt schema och mina arbetsordrar och servicedashboarden visar arbetsorder, fakturering och aktivitet för alla i systemet. Det är verkligen lätt att ställa in vilken sida som helst i portalen som en favorit; Jag kunde se en tekniker som ställde in sin personliga instrumentpanel som en favorit och använde det som sitt huvudgränssnitt till BlueFolder.
Klicka på en arbetsordning ger detaljerad information. Härifrån kunde jag snabbt se värdet av BlueFolder: det är snabbt och enkelt att implementera ett komplett arbetsorderordning som spårar kunder, utrustning, utrustningsplats, kontaktinformation, detaljerade beskrivningar av arbetet som ska utföras, delar, fakturering och datum och tid då projektet öppnades och stängdes. Jag kunde också lägga till bilagor till arbetsorder, som kontrakt eller foton av utrustning. Varje arbetsordning innehåller kommentarer där tekniker kan dela detaljerad information. Arbetsorder kan också klonas för att lindra bördan att ange information som krävs vanligtvis.
Utrustningshantering är långt ifrån konkurrerande programvara för tillgångshantering och spårar en minsta mängd information för varje artikel inklusive dess namn, kunden till vilken den tilldelas, information om plats, märke, modell, serienummer och inköp. Utrustning kan läggas till manuellt eller importeras som en kommaseparerad eller flikavgränsad fil (maximal filstorlek 4 MB). Detta är en grundläggande inventering som är användbar för servicehantering. Om du behöver mer funktionalitet, leta efter mer robusta tillgångshanteringsfunktioner någon annanstans, till exempel LanGuard eller ManageEngine.
Det finns en hjälpknapp på alla skärmar på BlueFolder webbportal, men knappen är inte kontextkänslig. det tar dig helt enkelt till huvudsidan för BlueFolder. Onlinehjälp är dock grundlig. Jag kunde enkelt söka efter ett ämne eller navigera via fyra avsnitt: komma igång, installation och anpassning, användarhandbok och utvecklare. Komma igång inkluderade en steg-för-steg-guide som bara täckte "bekanta dig med BlueFolder", två informativa och långa webbseminarier, fyra videohandledning och en länk till kontoinställningar och utbildningstjänster. Med undantag för den ofullständiga steg-för-steg-guiden är BlueFolders onlinehjälp utmärkt eftersom varje ämne innehåller detaljerade förklaringar och instruktioner och en video och / eller skärmdumpar. Gratis e-post- och telefonsupport ingår och information om hur du får support visas tydligt på BlueFolder-webbplatsen.
Rapportering i BlueFolder är ganska enkelt. Det finns 30-plus rapporter organiserade efter ämnen som kund, kundutrustning, service, fakturering eller arbetskraft och kostnad. Rapporter är i huvudsak samma tabellvy av information som jag såg i gränssnittet, filtrerat efter ämne, datum eller anställd. Det är ganska enkelt att skapa anpassade rapporter också genom att klicka på ny rapport från rapportsidan, även om de anpassade rapporterna är ganska grundläggande vad gäller formatering, precis som de inkluderade rapporterna. Alla rapporter kan skrivas ut, sparas i Excel eller exporteras i CSV-format.
Stripped Down Service Management med starka mobila funktioner
BlueFolder gör ett mycket bra jobb med servicehantering; till exempel, schemaläggning och spårning av arbetsorder är både enkelt och kraftfullt. Tjänsten tjänar poäng för att ha en kundportal och en anställd portal, som båda också har mobila versioner. Men funktioner som kundhantering och utrustningshantering saknar funktionalitet och de flesta organisationer kommer att kräva ytterligare externa lösningar. Instrumentpanelerna är utmärkta och rapporteringen är dock mycket bra. BlueFolder gör ett bra jobb på serviceledningen och ett anständigt jobb på allt annat.
