Blueridge programvarukontraktassistent granskning och betyg

Börjar på $ 899 för standardutgåvan, Blueridge Software Contract Assistant är något av en gammal skola på kontraktshanteringsmarknaden. Där de flesta av alla sina konkurrenter har använt en molninstallationsmodell, har Blueridge fastnat på den mer gammaldags nedladdnings-och-kör-lokalt installationsmetod. Det är fortfarande en ganska funktionsrik lösning som har använts i mer än 15 år för kunder som kreditföreningar, sjukhus, läkemedelsföretag och andra organisationer som behöver hålla data bakom sin brandvägg.

Sedan vår första granskning har Contract Assistant genomgått blygsam förbättringar av funktioner och anpassningar. Men tre utgåvor av produkten (Standard, Pro och Enterprise) är fortfarande visuellt lika med ett brett utbud av menyer och funktioner jämfört med de mer glesa användargränssnitten (UI: er) av nyare, molnbaserade alternativ. Blueridge Software säger att det har valt att stanna kvar i klient- / serverprogramvaran istället för att tävla med dussintals liknande molnbaserade alternativ.

Kontraktsassistent erbjuder inga kontraktsförfattningar, förhandlingar eller inbyggda samarbetsfunktioner. Du kan vända dig till Concord eller Editors Choice Updraft för det. Kontraktsassistenten är inte så ändlöst anpassningsbar eller fullspäckad med end-to-end kontraktens livscykelhanteringsfunktioner som Editors 'Choice Agiloft. Men om ditt företag eller din organisation föredrar ett lokalt utplacerat alternativ för säker kontraktlagring (med granulerade kategoriseringsalternativ och hanteringsfunktioner), är Contract Assistant ett välutrustat verktyg. Det ger dig stark rapportering och varning plus bra användarmanualer för att få dig uppåt.

Prissättning och planer

Som nämnts kommer Contract Assistant i tre olika utgåvor: Standard, Pro och Enterprise. De olika utgåvorna erbjuder olika servicenivåer baserat på storleken på ditt företag eller antalet användare. Utgåvorna varierar i pris från $ 899 till $ 8999. Contract Assistant börjar på $ 899 för Standardutgåvan, som är en version av en enskild användare installerad på din PC. Denna version är idealisk för enskilda innehavare eller organisationer där endast en enda administratör behövs för att övervaka kontrakten i ditt system.

Denna utgångsnivå kommer med kompletta elektroniska poster, stöd för flera databaser, grundläggande fält och filstöd och obegränsade "larmbara händelser" eller varningar per kontrakt. Du får också enkel och avancerad sökning, rapporter och anpassning av kontraktskategorier och fält. För ytterligare specialbyggd rapportfunktionalitet kan du spara för Standard Edition Plus, prissatt till 1 198 $. Det ger dig tillgång till den valfria rapportdesignern. Till skillnad från SaaS-programvaran (SaaS) -prissättning på molnbaserade produkter är basprissättningen för varje utgåva en engångskostnad i motsats till de återkommande prenumerationskostnaderna för alla molnbaserade produkter som granskas i denna sammanställning.. Alla utgåvor har också en kostnadsfri 30-dagars provperiod.

En av de största skillnaderna mellan dessa tre utgåvor är förmågan att mata in kontrakt eller dokument direkt i databasen. Med Standard- och Pro-utgåvorna kan användaren länka den lokala versionen av dokumenten till sin profil i Contract Assistant. I den här situationen kan dokumentets profil på Contract Assistant kopplas till dess plats på enheten eller servern men dokumentet laddas aldrig upp till databasen. För användare av Standard- och Pro-utgåvorna är förmodligen inte lagring i databasen inte nödvändig eftersom dokumenten lika lätt kunde förvaras på användarens persondator eller på en delad enhet för en liten grupp. För stora företag eller företag skulle ett sådant arrangemang emellertid sannolikt vara olämpligt både avseende prestanda och säkerhetshänsyn.

Pro-utgåvan är en LAN-produkt (Local Area Network) designad för små till medelstora företag (SMB) eller små arbetsgrupper inom en organisation. Det prissätts till 3 499 dollar för baslicensen (fem användare), även om ytterligare platser kan läggas till mot extra kostnad. Pro-utgåvan inkluderar dokumenthanteringsintegration med Laserfiche och stöd för flera användare med grundläggande säkerhet och behörigheter.

Slutligen prissätts Enterprise-utgåvan till $ 8999 för baslicensen (fem användare). Detta är en SQL Server / Client LAN / WAN (wide area network) -produkt som levereras med ett komplett utbud av avancerade dokumentkategorisering och lagringsfunktioner. Dessa funktioner inkluderar skåp och undermappar, sökning i fulltext, återkommande varningar, komplett anpassning, lagring av databasdokument och anpassad rapportering kopplad till användarnas behörighetsnivå. Valfritt årligt underhåll är 18 procent av det totala inköpspriset för alla planer. Detta ger dig tillgänglighet för produktuppdateringar och tillgång till telefonstöd (i motsats till endast gratis e-poststöd). Du kan när som helst uppgradera till en annan version. Ytterligare användarlicenser prissätts i en graderad skala där priset per licens sjunker när volymen ökar för Pro- och Enterprise-utgåvorna:

Pro-utgåva:

1-4 licenser: 299 $

5-9 licenser: $ 269

10+ licenser: 229 $

Till exempel, om du idag köper ytterligare två licenser, skulle du betala 299 $ vardera. Om du senare köper ytterligare tre licenser betalar du $ 269 för var och en av dessa.

Enterprise-utgåva:

1-9 licenser: 599 $

10-24 licenser: $ 529

25-49 licenser: $ 449

50-99 licenser: 379 $

100+ licenser: 299 $

Obegränsade licenser: 59 999 USD (inkluderar baslicensen)

Om du till exempel köper ytterligare tre licenser i dag, skulle du betala 599 USD vardera. Om du senare köper ytterligare åtta licenser, skulle du betala $ 529 för var och en av dessa.

Komma igång

Contract Assistants Pro- och Enterprise-utgåvor kan installeras på användarens datorer eller virtualiseras (dvs. installeras på en applikationsserver som kör Citrix eller Terminal Services, eller som en webbhotell med egen värd med Citrix XenApp.) Med andra ord är Contract Assistant klient / serverprogramvara som är värd i ditt nätverk, utan data som finns i molnet. För att tillåta databasåtkomst i större företag betyder det att du måste installera Microsoft SQL Server med Enterprise-utgåvan. Var noga med att kontakta Blueridge-programvaran för detaljerade detaljer om vad back-end-kraven kommer att vara för din miljö. Ta reda på vilken version av SQL Server och Windows Server som krävs och om dessa resurser kan köras praktiskt taget eller kräver en egen fysisk server.

För att testa standardutgåvan för vår uppdaterade granskning skapade jag en kostnadsfri testversion och laddade ner programvaran till min Windows 10 PC. Blueridge-programvaran tillhandahåller inte Mac-nedladdningar. Företaget säger att det stöder Windows 7, 8 och 10 men efter att ha laddat ner mjukvarupaketet uppmanades jag att ladda ner en äldre version av.NET Framework innan installationen skulle fortsätta. Det här var en mindre kompatibilitetsupphängning. Men efter att ha laddat ner.NET Framework 3.5 SP1 (i motsats till den aktuella versionen 4.7) slutfördes installationen snabbt och jag var igång.

När den är öppen kastar Contract Assistant många funktioner och alternativ åt dig. Men det gör det i en layout som är bättre organiserad än det överväldigande urvalet av menyer i Great Minds Software Contract Advantage och Coupa Contract Lifecycle Management. Contract Assistant erbjuder fantastiska hjälpresurser och dokumentation för att hjälpa till med installation, navigering och användning. Jag fick omedelbart en pop-up för "Komma igång i 10 enkla steg" som går igenom produktens färdplan och QuickStart-guiden. Kapitel är indexerade och sökbara så att du kan skapa dina egna favoriter i guiden och alla Blueridge Softwares hjälpresurser. Hjälpdokumentationen och den allmänna användarvänligheten av resurserna gjorde det enkelt och snabbt för mig att bli bekväm med UI.

På instrumentpanelen finns flikar för Kontrakthantering, databas och rapportering, Alternativ och verktyg, Massuppdateringar (redigering av flera kategorier, poster eller användarposter) och Hjälp. Det finns också ett Microsoft Word-liknande verktygsfält med knappar för att skapa och spara en ny kontraktspost, plus Delete, Undo och Search-knappar. På vänster sida finns ett alfabetiskt kontraktindex för snabb sökning i din databas, uppdelad i kategorier och fallmappar. Kontraktslarm som "ringer" (vilket innebär att pressande kontraktstider ska lösas) visas med rött.

Under menyraden sitter arbetsytan, som är uppdelad i fönster med justerbar storlek. Fönstren är grupperade efter typer av information, och erbjuder flikar för Kontraktsindex, Kontraktsinformation, Nyckeldata, kategorier, Nyckelelement / klausuler, Översikt, Fillänkar och Anteckningar & Kommentarer (vilket är omfattningen av Contract Assistants samarbetsfunktioner). Klausulbiblioteket liknar det du hittar i Agiloft och den anpassade taggningsstrukturen liknar den hos ContractWorks.

Hantera kontraktets livscykel

Efter att ha slutfört QuickStart-guiden finns det en lika användbar användarhandbok med instruktioner för mer avancerade inmatningar och konfigurationer. Användarhandboken ger mycket exakta instruktioner för att skapa databaser och konfigurera de olika datafälten.

Själva kontraktshanteringsprocessen är enkel och extremt anpassningsbar. När du lägger till nya kontraktposter eller redigerar kontraktsfiler kan du byta namn på eller dölja fält, lägga till användartexter (på fliken Alternativ och verktyg) och hantera nyckeldatum och varningar. Du kan också lägga till och hantera kategorier och extrahera klausuler genom att använda fönstren till höger på sidan om kontraktsdetaljer. I Pro- och Enterprise-utgåvorna gör du detta via adminmodulen. Liksom i Agiloft och ContractSafe kan administratörer lägga till användare och ställa in behörigheter för att se specifika kontrakt eller delar av UI. Även om du, till skillnad från i dessa verktyg, inte behöver gå in i en administratörspanel för att göra det. Alla fält kan redigeras från startsidan. Pro-utgåvan ger dig endast skrivskyddad eller fullständig behörighetsalternativ. Men Enterprise-utgåvan har mer detaljerad säkerhet för specifika poster och de olika databaser som en användare tillhör. Contract Assistant Enterprise-utgåvan kan också skapa vad som kallas "Visningar" för att dölja specifika fält för olika användargrupper eller företag, eller för att visa ett särskilt skåp eller mapp. Att lägga till en ny post är lika enkelt som att klicka på knappen Ny och göra en kopia av en befintlig postmall.

Eftersom du bara kategoriserar befintliga och väntande kontrakt skapar du inte faktiskt ett nytt kontrakt utan bara databasposten för det. När det gäller sökning kan du köra frågor efter text, nyckelord, datum eller fält som valuta eller kontraktstyp. Alla fält är sökbara och kan dras in i standardrapporter eller anpassade rapporter. Det finns dock ingen optisk karaktärigenkänning (OCR) sökning eftersom kontraktsvisaren kräver att dokumentet är en redigerbar text eller PDF-kontrakt innan databasen indexerar det.

Denna organisation är viktig för att kontraktsassistenten är organiserad kring flera databaser. Det finns ingen gräns för antalet databaser en användare kan skapa, men du kan bara ha en databas öppen åt gången. För företagens administratörer är detta ett användbart sätt att hantera känsliga kontrakt som din organisation föredrar att separera av behörigheter eller säkerhetsskäl.

Rapporter kan köras på olika sätt, inklusive en enskild kontraktsprofil, i databasindexet eller endast på en delmängd av kontrakt som uppfyller vissa kriterier. En rapport kan snabbt genereras på ett valt kontrakt eller på alla kontrakt i en viss databas, som kan beställas och ordnas på olika sätt.

Användare kan också köra en rapport genom att använda resultaten från en viss sökning, så att de kan begränsa de rapporterade kontrakten baserat på önskade kriterier. Som med nästan alla tjänster, ju större mängd anpassning, desto mer komplicerad är den. Det finns grundläggande och avancerade filter. Funktionen Grundläggande sökning böjer sig helt efter användarens önskemål men gör det med en rad kryssrutor och filterlådor. Grundläggande sökning kan filtreras med standardfilterfält eller användardefinierade fält. Mer kunniga användare kan byta till Advanced Search, som är ett kalkylblad som svarar på den booleska logiken. Contract Assistant är det enda verktyget som vi testade för att stödja Boolean-sökning.

Enterprise-utgåvan har ytterligare sökfunktioner som möjliggör bifogade dokument, anteckningar och anteckningar om nyckelelement. Sökparametrar som kommer att användas upprepade gånger kan sparas för framtida användning. Jag sökte efter aktiva och väntande kontrakt och lägger till mer avancerade datumfilter. När en rapport genereras visas den i ett separat fönster. Detta är en välkomstfunktion eftersom den fungerar som en omedelbar förhandsvisning av rapporten. När användaren är nöjd med rapporten kan den exporteras i olika format inklusive HTML, PDF, Rich Text, Plain Text, TIF eller Microsoft Excel. Det tog lite fram och tillbaka men jag kunde så småningom få min rapport att visas efter önskemål. Det kan fortfarande vara besvärligt för större organisationer eller personer som försöker importera större filer.

Old School School Management gjort rätt

Contract Assistant är det alternativet för företag och organisationer som inte vill ha en helt hanterad molnprodukt. Denna veteranplattform ger dig full kontroll bakom brandväggen över din data- och kontraktsdatabas. Det kommer med omfattande hjälpresurser som hjälper dig att navigera i det traditionellt utformade användargränssnittet och anpassa allt du kan se. Det finns inga automatiserade arbetsflöden, inga direkta integrationer och inget i vägen för inbyggt avtal, förhandlingar, förhandlingar eller elektronisk signering. Agiloft och Concord är bättre alternativ om du vill ha en molnbaserad plattform för att hantera hela kontraktets livscykel och arbeta med externa parter. Men om säker, lokal kontrakthantering är vad du letar efter, är Contract Assistant ett beprövat alternativ som ger dig det du behöver.