Cobblestone-system har en insynsgranskning och bedömning av kontrakt

CobbleStone Systems Contract Insight (som börjar med $ 59 per användare per månad) är ett annat mycket anpassningsbart kontraktshanteringssystem som erbjuder en mängd olika funktioner för att underlätta upphandlingsprocessen. Företaget, som har funnits i 20 år, betjänar ett stort antal kunder - från regeringar till små grupper till stora organisationer. En viktig anmärkning är att Contract Insight är ett av relativt få kontraktshanteringssystem för att erbjuda en fritt tillgänglig provversion direkt från sin webbplats. Även om mycket av Contract Insight kan konfigureras, har Agiloft, en av våra vinnare av PCMag Editors Choice, ännu större anpassningsalternativ. Dessutom erbjuder det en gratis servicenivå, vilket innebär att du kommer att kunna utvärdera det till ditt hjärtas innehåll utan tidsgräns.

Priser och planer

Det finns tre olika utgåvor som erbjuder olika servicenivåer: Enterprise, Express och Work Group. Cobblestone erbjuder ett jämförelsediagram över de olika utgåvorna på sin webbplats, men i huvudsak kommer Enterprise-utgåvorna med ytterligare arbetsflödesfunktioner, fulltextindexering, bulkimport, en onlinerapportdesigner och ett leverantörs-klientavtalssystem. Alla utgåvor har obegränsad lagring för kontrakt och data.

Cobblestone-lösningar kan distribueras på plats med kunden eller värdförs av företaget i en SaaS-modell (Software-as-a-Service), och priserna varierar beroende på vilket alternativ du tar. De webbaserade alternativen prissätts till lägre återkommande priser medan platsen är högre och en gång. Work Group-utgåvan är inte tillgänglig som SaaS och Express-utgåvan är inte tillgänglig på plats. Express-utgåvan börjar på $ 59 per månad per användare. Enterprise-utgåvan börjar på 5 000 USD per år för fem användare. Liksom flera andra produkter i denna sammanfattning, inklusive Blueridge Software Contract Assistant och Great Minds Software Contract Advantage, kräver Contract Insight en instans av Microsoft SQL Server 2005 eller senare för att köra Enterprise-utgåvan.

Ett enkelt gränssnitt

Gränssnittet har en enkel design: en vit bakgrund med olika nyanser av blått för att indikera staplar och knappar. Det finns ikoner bredvid rullgardinsmenyerna som verkar "skära upp" texten. Menyalternativen verkar träffa alla de viktigaste åtgärdskategorierna som en kontrakthanterare kommer att behöva, inklusive Kontrakt, Anställda, Företag, Rapporter & Sökningar och Hantera och installation.

När en användare först loggar in är standardvyn en kalender för kontrakt som användaren har tilldelats. Detta kan konfigureras för att även inkludera eller ersättas av "instrumentpaneler" och "dockor", som i huvudsak är anpassade rapporter som automatiskt kommer att uppdateras. Till exempel kan en användare konfigurera en docka som visar alla aktiva kontrakt som de har tilldelats eller en som visar alla kontrakt som löper ut under de kommande 30, 60 eller 90 dagarna. Denna funktion ger användaren den information som är mest relevant för honom eller henne rätt vid inloggning.

I likhet med våra Editors 'Choice Agiloft, är en av de mest märkbara funktionerna i systemet anpassningsdjup. Contract Insight ligger i den övre nivån av kontrakthanteringssystem som gör det möjligt för administratörer att skapa och ändra kontraktdatafält, automatisera och styra godkännandeprocessen och begränsa användaråtkomst på granulär nivå, inklusive efter kontraktstyp, specifikt kontrakt eller särskilt fält.

Komma igång

Contract Insight kommer med instruktionsfilmer som leder nya användare genom att installera systemet och utföra vanliga uppgifter. Videorna visar användarna exakt hur man utför dessa funktioner och ställer in Contract Insight exakt efter deras smak. Men medan jag tyckte att filmerna var mycket enkla att smälta var systemets Help Wiki å andra sidan något svårt att navigera. Produktens breda funktionsbredd gör att även wikis smarta sökning blir lite jobbig. Men när den hittats är hjälpdokumentationen tydligt presenterad komplett med illustrationer.

Att lägga till ett nytt kontrakt i systemet är enkelt: Klicka bara på "Lägg till kontrakt." Men Contract Insight lägger till ett kontraktsprofillager här. Detta är databas och arbetsflödesinformation som systemet behöver för att bearbeta dokumentet och hantera dess livscykel. Kontraktsprofilen kan skapas tillsammans med att ladda upp kontraktsfilen eller så kan den skapas baserat på leverantörs- eller klientinformation. Den faktiska inmatningsprocessen innebär att du fyller i tillämpliga formulär, som kan anpassas i en nästan obegränsad kombination av din systemadministratör eller Cobblestone om du använder programvaran i SaaS-modellen. Fält kan läggas till eller tas bort baserat på kontraktstyp, begränsat baserat på användar-ID eller användarklass och konfigureras för att endast acceptera vissa typer av information, såsom heltal, datum, valuta eller ett objekt från en rullgardinslista.

Efter att ha angett alla data kan användaren ytterligare anpassa kontraktets dokumentprofil. Det finns en lista till höger om kontraktsprofilen som ger användarna en mängd olika alternativ, inklusive uppgifter och e-post, Tilldela anställda, Print, Refresh, Link Contracts, View History och E-mail. Dessutom kan användare bifoga ett obegränsat antal filer till kontraktsprofilen.

Att lägga till anställda och företagsprofiler är snabbt och smärtfritt med hjälp av huvudmenyn. Genom att fylla i ett enkelt formulär för att lägga till anställd eller företag i systemet kan användare skydda sig mot felaktigheter vid sökning och rapportering. Om det till exempel inte fanns några tidigare företagsprofiler, kunde en användare skriva i "XYZ Corp." och den andra kunde skriva i "XYZ Corporation", vilket kan leda till att kontrakt släpps från sökresultat och rapporter.

Sökning är också en mycket anpassningsbar affär. En sökning kan göras på valfritt fält och sedan ytterligare begränsas baserat på vilken kategori tillhörande information som helst. Datakolumner kan enkelt ändras och konfigureras efter användarens önskemål. När sökningen är korrekt konfigurerad kan rapporten skrivas ut eller exporteras till Word, Excel eller PDF. Förutom dess anpassningsbara funktioner, kommer systemet också med ett antal förinställda sökningar och rapporter, och användare kan skapa sina egna ad hoc-sökningar för framtida användning.

Utöver grunderna

En användbar funktion är förfrågningar, som troligen skulle vara mer användbara för större företag. Som du kan förvänta dig, gör funktionen Begäran användarna möjlighet att begära ett nytt kontrakt från rätt person. Användaren klickar på "Lägg till ny begäran" och lägger till relevant information. Administratörer kan ställa in vem som kommer att meddelas om begäran baserat på den angivna informationen.

För mer avancerade användare har Contract Insight en riktigt användbar funktion för dem som ofta använder mallbaserade kontrakt. Med hjälp av paketfunktionen kan administratörer ställa in mallar som drar in metadata från ett kontrakt eller företagsprofil. Administratörer kan också ställa in klausulbibliotek för att hjälpa till att skapa kontrakt.

Cobblestone tillåter Contract Insight att anpassas ytterligare genom en mängd tilläggsmoduler. Ett av de mest användbara tilläggena är Document Collaboration and eSign Module, som i huvudsak är Cobblestone Systems version av ett online-signatursystem. Modulen tillåter att kontraktet fullständigt genomförs online, både av organisationens medlemmar och motparterna. Det verifierar signatorns identitet. Om din organisation föredrar att använda DocuSign kan Cobblestone också integrera det programmet i kontraktets livscykel.

Det finns andra moduler tillgängliga för en mängd andra omständigheter och är i allmänhet fokuserade på en viss bransch eller typ av arbete. Till exempel är en av de tillgängliga modulerna Public Access Portal som tillåter vissa kontrakt att offentliggöras på webben. Denna funktion skulle huvudsakligen användas för offentliga enheter som skulle omfattas av informationslagstiftningen. Det finns också moduler för inköpsorderhantering, leverantör-klientrelationer och en Salesforce-kontakt för att nämna några. Dessa tillägg tillåter ännu större anpassning baserat på användarens behov.

Contract Insight är en mycket anpassningsbar lösning men kommer att vara förvirrande och skrämmande för vissa. Liknande system som Agiloft har lindrat vissa av dessa problem med anpassningskomplexitet genom ett omsorgsfullt implementerat guiden. Contract Insight erbjuder dock många moduler och tillägg för att hjälpa till att skräddarsy produkten efter kundens behov, så det är mycket värt att titta på företag med mångfacetterade arbetsflöden och komplexa krav för att skapa kontrakt.