Kontraktsbedömning och betyg

ContractWorks börjar på $ 600 per månad, faktureras årligen, och för det priset levereras en väl utformad plattform för kontrakthantering, som fokuserar starkt på att kategorisera, spåra och godkänna kontrakt. Tyvärr för vissa betyder det att det inte har mycket stöd för att skapa förhandlingar, fram och tillbaka juridiska förhandlingar eller några inbyggda samarbetsfunktioner. Detta riktade funktionsfokus betyder att du måste kartlägga din affärsprocess mot programvarans kapacitet noggrant eftersom detta inte är ett verktyg för allt. Det är främst det som håller det bakom våra vinnare av Editors 'Choice i det här utrymmet, Agiloft och Updraft.

Prissättning och planer

Till skillnad från Agiloft och de flesta leverantörer i kontrakthanteringsutrymmet, prisar ContractWorks inte efter användarlicenser. Produkten börjar på $ 600 per månad, faktureras årligen, för sin 12-månadersplan. Det andra prisalternativet är $ 750 per månad för 3-månadersplanen, faktureras kvartalsvis. Du kan börja med kvartalsplanen och flytta till ett årsabonnemang beroende på dina behov. Båda planerna har en kostnadsfri testversion och ger dig obegränsade användare, dokumentlagring, support och utbildning plus gratis implementering. Du får också anpassningsbara varningar, rapporter, behörigheter, granskningsloggar, migrering och installation av dokument, anpassad varumärke och en mängd andra funktioner, inklusive plattformens dokumentmärkning och mallfunktioner.

Det enda ContractWorks tilldelar en användargräns är elektroniska signaturer, för vilka företaget rullade ut en inbyggd eSignature-funktion i mars 2017. Organisationer får fem gratis elektroniska signaturanvändare utan extra kostnad, men ytterligare användare kommer i paket med fem elektroniska signaturer användare för 1 200 dollar per år. ContractWorks integreras inte med Adobe Sign, DocuSign eller andra leverantörer av e-signatur från tredje part, och föredrar att centralisera det inom sin plattform som en inbyggd funktion. ContractWorks erbjuder också en rabatt för ideella organisationer samt volympaket för advokatbyråer eller professionella tjänsteföretag som vill erbjuda kontrakthantering genom ContractWorks som en fakturerbar tjänst.

Hantera kontraktets livscykel

ContractWorks håller sitt användargränssnitt (UI) enkelt. Upplevelsen är ikonbaserad och lätt att navigera, och toppmenyn har bara sex flikar: Dokument, Taggar / Mallar, Användare, Rapporter, Tecken och Inställningar och en universal sökfält. Det finns fem standardroller med anpassade vyer över de funktioner du har tillgång till: Administratör, Full åtkomst, Endast nedladdning, Endast Visa och Ingen åtkomst. Men du kan lägga till dina egna anpassade roller med åtkomst till specifika dokument, mappar, rum etc. Till skillnad från Agiloft och Onit Contract Administration och Contract Review & Approval, när du loggar in ser du inte en anpassad instrumentpanel med realtidswidgets och rapporter. ContractWorks tar dig direkt till ditt dokumentförvar för att komma igång.

Dokument-sidan läggs ut som en e-postinkorg. Det finns huvudinkorgen i mitten, en anpassad mappstruktur till vänster för att organisera dina dokument och knappar på toppen för att ladda upp kontrakt i bulk, skapa nya mappar, kopiera, ladda ner och lägga till bilagor till dokument. Du kan också använda dra-och-släpp för att flytta dokument till inkorgen utan att behöva använda Upload-knappen. Bilagefunktionen är användbar för att lägga till ändringsordning eller tillägg till ett huvudkontrakt, och den posten i inkorgen visar bifogade dokument.

Medan du faktiskt inte kan redigera kontrakt i ContractWorks, kommer du att öppna den ursprungliga PDF-visaren genom att klicka på ett dokument, som visar ett dynamiskt vattenmärke som anpassas till användaren som en extra säkerhetsfunktion för att bevara kontraktssekretess. En annan snygg säkerhetsfunktion är tvåfaktorsautentisering, vilket fick mig att ange en kod som skickas till min mobila enhet varje gång jag loggade in.

De mest unika funktionerna i ContractWorks kretsar kring taggar, mallar och sökning. Taggar i systemet kan vara valfritt fält du vill göra sökbara eller inspelningsbara i ditt kontrakt. Det är en extremt flexibel kategoriseringsfunktion som kan omfatta text, datum, siffror, procenttal eller ett ja / nej-svar. Till exempel kan du skapa en "Auto Renew?" eller en "konfidentialitet?" för att snabbt sätta på eller stänga av inställningen för ett kontrakt. Taggar matas in i den mer flexibla kategoriseringsstrukturen som definierar hur ContractWorks närmar sig kontraktshantering.

När du skapar en ny tagg kan du också lägga till en rullgardinsmeny som lägger till taggen till en viss avdelning inom ditt företag eller till en större kontraktsmall. Så om du lägger till taggar för anställningsavtal kan du lägga till personalavdelningen (HR) till rullgardinsmenyn medan du för ett icke-avslöjande avtal (NDA) kan lägga till den juridiska avdelningen. Taggar är enkla att skapa på fliken Taggar / mallar, och du kan sedan gå tillbaka till dokumentinkorgen och koppla taggar till specifika kontrakt. ContractWorks UI är på samma sätt gles och intuitivt som hos Concord, men går långt djupare in i granulerad kontraktskategorisering och sökning.

Mallar är en förlängning av den idén. De grupperar taggar baserade på kontraktstyp, vilket hjälper kunder att spåra samma 5-10 bestämmelser om ett hyresavtal, till exempel för att snabbt söka efter den typen av kontrakt i motsats till ett leverantörskontrakt, partnerskapsavtal, NDA eller låneavtal. Mallar är inte relaterade till skapandet av kontrakt; de är ytterligare verktyg för hantering och kategorisering. Endast administratörer eller användare med full åtkomst kan använda taggar och mallar.

När jag testade plattformen som en administratör kunde jag dra flera taggar i en testmall och markera standardfält som start- och slutdatum, termin och kontraktvärde som krävs. Jag kunde sedan ställa in återkommande aviseringar till specifika användare samt automatiska uppdateringar och automatiskt förnyas baserat på vilket intervall jag ställde in. Detta är användbart för prenumerationskontrakt som förnyas kvartalsvis eller årligen. Du kan också ladda upp ett dokument för att associera med en kontraktsmall, men återigen är det inte en fullständig kontraktförfattningsmall som du hittar i verktyg som Agiloft. Som sagt, ContractWorks-taggar och mallar är mer anpassningsbara och lättare att använda än traditionella tillvägagångssätt, plus att de är helt sökbara.

När du har laddat upp dokument och lagt till taggar och mallar kan du hantera signatörer och elektroniska signaturer på fliken Sign. Som administratör kan du utse din femtecknare eller ställa in en signaturmall korrelerad med vissa avtalstyper. I det här fallet kan du markera ett dokument med de specifika platser som du behöver en signatur för och vem som är undertecknad och sedan spara det som en mall. Om du redan har skapat en mall kan du klicka på pennikonen på fliken Dokument för att omedelbart skicka ut en säker länk för signering. Alla undertecknare får en ifylld PDF-kopia av kontraktet som skickas till dem via e-post, och på fliken Sign kan du filtrera efter ifyllda, oavslutade eller inställda signaturer.

Funktionen eSigning är enkel, och den ursprungliga signeringsfunktionen kommer snart att integreras med Salesforce och finns i Salesforce AppExchange, som ContractWorks sade kommer att kunna skicka ett dokument skapat i Salesforce rakt in i ContractWorks för lagring och signatur samt dra Salesforce-fält direkt in i plattformen som taggar.

Rapporter och aviseringar

ContractWorks håller fortfarande på att bygga ut sin rapporteringsfunktion, men det finns en solid mängd funktioner och analyser att arbeta med. Under fliken Rapporter kan du hantera både rapporter och relaterade aviseringar i en kalendervy. När jag skapade en ny rapport kunde jag välja mellan alla mina taggar och mallar som kolumner att dra i, tillsammans med att kunna filtrera uppgifterna som min rapport har dragit in efter nyckelord eller en viss mall. Jag exporterade sedan rapporten som en PDF- och Microsoft Excel-fil.

När du har skapat en rapport kan flikarna Meddelandekalender och aviseringar konfigurera e-postmeddelanden och relaterade aviseringar för specifika användare. Du kan också visa alla dina rapporter på fliken Sparade rapporter. Viktigast av allt ger ContractWorks dig en granskningslogg för att spåra all aktivitet för användare och en fullständig historik för varje kontrakt i systemet. Rapporter i ContractWorks handlar mer om förflyttning av dokument genom systemet och de åtgärder som användare vidtar, spårning när ett dokument laddas upp, flyttas, byter namn och när detaljer ändras för att säkerställa spårbarhet och fångstfel. I detta avseende gör revisionsspår, rapportering och anmälningskalender sitt jobb. Som sagt, rapporteringsfunktionerna är inte nästan lika djupgående eller garnerade med interaktiva diagram och diagram som dem i Agiloft och Onit, eller trendmätningarna och rekommendationerna som du hittar i rapporter som genererats av Coupa Contract Lifecycle Management.

Ett virtuellt filskåp för kontrakt

ContractWorks är lätt att använda, noggrann i sin kategorikontrakt och bland de bästa erfarenheterna som vi testade för säker lagring och spårning av kontraktsdokument. Plattformen lyser också när det gäller snabb sökning genom dess märkning och mallstruktur. Dessutom fungerar dess egna eSigning-funktion bra. Om du letar efter kontraktförfattande, mer omfattande rapportering och djupare livscykelfunktioner för kontraktshantering (såsom arbetsflödesautomation, versionskontroll och inbyggt samarbete och uppgiftshantering), är Editors 'Choice Agiloft en mer kraftfull och anpassningsbar alternativ. Men för kunder som huvudsakligen sysslar med efter skapande av dokumentruting och -hantering med stor säkerhet och omfattande revisionsförmåga är ContractWorks en smart utformad och genomförd lösning för de aspekterna av kontrakthantering.