Granskning och betyg av Coupa-kontraktets livscykelhantering

Om du letar efter en plattform för kontraktshantering som helt och hållet antar SaaS-modellen (Software-as-a-service), är inte Coupa Contract Lifecycle Management helt riktigt det du letar efter. Men detta är en mycket funktionell produkt om du råkar vara den avsedda publiken. Det beror på att Coupa är en specialiserad plattform som specifikt riktar sig till dem som fokuserar på hantering och upphandling av företag. Medan Coupa har introducerat avancerad funktionalitet i arbetsflödesprocessen för utgiftshantering, inklusive routing av arbetsflöden och automatiserade triggers, omdirigering och förändringsgranskning och en bredare operationellisering av kontrakt i systemet. Men det har också gjort kontrakthantering bara till en del av detta mycket större ramverk för företagstillämpningar.

Allt detta kombinerar för att göra Coupa Contract Lifecycle Management inte så anpassningsbar för ett så brett spektrum av användningsfall som Editors 'Choice-vinnare Agiloft eller Updraft. Det är inte heller lika kraftfullt ett kontraktförhandlings- och samarbetsverktyg som Onit Contract Management, även om det liknar Onit i att ingå i en större applikationsram. Ingen av de andra kontraktshanteringsplattformarna som vi testade erbjuder emellertid det enhetliga affärsvärdet och handelsdrivna analyser för att helt integrera kontraktets livscykel i leveranskedjan.

Enterprise Pricing Structure

Coupa fokuserade om vad som en gång var avtalsmässigt från en grundläggande molntjänst till en målinriktad lösning för avtalshantering smälts in med ett företags köp, försäljning och transaktionsbehandling. Enligt Coupa är företaget främst fokuserat på företag med årliga intäkter som börjar på 75 miljoner dollar eller högre. Detta är inte en plattform för små och medelstora företag (SMB) och erbjuder inte ett kostnadsfritt eller SaaS-abonnemang (Software-as-a-Service) som det du hittar i Agiloft eller Concord. Detta är en lösning för stora, globala företagsorganisationer.

Coupa Contract Lifecycle Management ingår som en del av Coupa Spend Management-abonnemanget. Detta inkluderar obegränsade kontrakt, användare, varning och automatisk förbrukning och spårning av förbrukningen. Kontraktssamarbete är en inkrementell avgift och prissätts i procent av Coupa Spend Management-abonnemanget. Coupa Contract Lifecycle Management inkluderar möjligheten att skapa obegränsade kontrakt inklusive författare, redigering och eSignature med alla parter, samt omdirigering och versionskontroll.

Handelsdriven kontrakthantering

Eftersom det här är en granskning av ett kontraktshanteringssystem fokuserade vi våra tester främst på Coupa Contract Lifecycle Management och Coupa Contract Collaboration aspekter på den övergripande plattformen för Coupa Spend Management. Coupa-instrumentpanelen gör det klart att alla aspekter av upplevelsen flyter tillbaka till spendera hantering och upphandling. Över den översta navigeringsfältet finns flikar för utgifter, förfrågningar, beställningar, fakturor, inventering, sourcing, leverantörer, kontrakt och rapporter, tillsammans med en extremt granulär installationspanel som låter dig anpassa alla aspekter av den modulära plattformen - från innehåll och leverantörer till köpa verktyg, arbetsflödesautomatiseringsutlösare, integrationer och mer. Sammantaget erbjuder Coupa en bredd av funktionalitet som motsvarar en fullständig lösning för företagets resursplanering (ERP).

Huvudpanelen ger dig också en dynamisk universal sökfält för naturliga språkfrågor för att navigera rätt till vad du behöver i den täta plattformen. Det ger dig också filter för att borra efter avdelning eller specifika artiklar. Det är ett system som är utformat för att destillera en komplex företagsförsörjningsoperation till riktad data och skräddarsydda vyer, och ett som du kan komma åt från vilken webbläsare som helst.

Jag började på fliken Kontrakt, som är ett enda integrerat arkiv av alla leverantörskontrakt i systemet. Det anges i en liknande listvy som du hittar i Concord eller ContractWorks. Den visar detaljer som start- och utgångsdatum, kontraktsstatus och innehållsgrupper förutom ikoner för redigering och radering av en post. Den översta filterfältet ger dig alternativ för att skapa en ny kontraktspost, bulkuppladdningskontrakt från en fil, exportera kontrakt till CSV- eller Microsoft Excel-filer och ett antal filter för att sortera dina kontrakt efter språk, datum, utgångsram och avancerad filter som låter dig borta efter kontraktsnummer eller nyckelord. Sökfältet kan köra optiskt teckenigenkänning (OCR) på kontraktsdokument och PDF-filer för att identifiera specifika ord och klausuler.

Allt detta är ganska standard över de kontraktshanteringslösningar vi testat. Det unika med Coupa är att Contracts-instrumentpanelen också ger dig diagram över de mest köpta artiklarna och varorna i systemet. Detta hjälper dig att prioritera kontrakt baserat på utgiftshantering. Allt är också behörighetskontrollerat. Så baserat på användargrupper, åtkomstroller och innehållsgrupper för olika kontrakt som konfigurerats av administratören på inställningsfliken kommer varje användare att se något annat. Varje kontrakt kan ha en eller flera kontraktsgrupper som binder det antingen till en viss avdelning eller användargrupp, ett specifikt strategiskt konto, ett visst land eller språk eller något annat attribut.

När jag skapade ett nytt kontrakt skrev jag in de grundläggande kontraktdetaljerna som leverantör och löptid. Jag inkluderade alternativ för att välja dokument och servicetyper, ladda upp ett relaterat kontraktsdokument och ansluta kontraktet till ett masteravtal om tillämpligt. Coupa gav mig en uppsättning fördefinierade mallar att välja mellan när jag tilldelar en leverantör. Det låter mig välja mellan leverantörer som för närvarande är listade i systemet.

När du har skapat ett kontrakt eller hittat det kontrakt som du har seared för kan du klicka på detaljsidan. Coupa ger dig inte bara kontraktsinformation, till exempel dokumenttyp och versionnummer, utan innehåller också avsnitt om fakturainformation, rekvisitioner, innehållsgrupper, priser och villkor, varningar och specifika artiklar eller produkter i det e-handelssystem som är kopplat till det kontraktet. Avsnittet om prissättning och villkor är särskilt snyggt, så att du kan definiera besparingsnummer på ett kontrakt på vilket sätt du än vill, vare sig det är procentuella rabatter från listpriser eller baserat på parametrar för lägsta / maximala utgifter. Detta går hand i hand med "Source This" -funktionen, som är en knapp som ger jämförelseprisbjudanden för varor och tjänster på ett leverantörskontrakt när det gäller omförhandling.

Det finns en förintegrerad kapacitet med andra moduler också, så du är bara ett klick bort från att se inköpsorder efter avdelning eller produkt, fakturor eller någon annan del av plattformen. Coupa har en egen varningskorg och aviseringar, men företaget sa att de föredrar att integreras med tredje parts tjänster som Gmail eller Slack för att skicka användare aviseringar (i vilken app eller gränssnitt de redan arbetar med).

I Coupa får du inte en samarbets- och kontraktförhandlingsmodul på den här sidan, som du gör i Onit. För det, trycker du på "Författarkontrakt" -knappen på alla kontorsdetaljer för att ta dig till Coupa Contract-samarbetsmiljön. Det är här du hittar avancerad kontraktsredigering och omdirigering, som låter flera parter acceptera, avvisa och kommentera redigeringar gjorda av andra parter. Allt görs i ett delat samarbetsutrymme som är avsett att härma ett Google Doc. Det kommer med versionskontroll som låter dig rulla tillbaka ändringar, plus en granskningsspår för alla redigeringar och interaktioner i miljön. Du kan till och med ställa in interna servicenivåavtal (SLA) och ställa in tilldelade fönster för hur länge olika grupper inom ett företag måste förhandla. Detta är utformat för att förbättra cykeltiderna för kontrakt.

Själva kontraktredigeringen sker i en grundläggande WYSIWYG-redigerare, med en granskningslogg till höger för att hjälpa dig att dra in förhandsgodkända kontraktsspråk, siffror från andra källor eller specifika klausuler. När du sparar ändringar ger Coupa dig ett alternativ att se en sida-vid-sida-version jämförelse, med ändringar explicerade markerade och färgkodade. Om du bjuder in fler användare kommer de bara att se ändringar från den tidpunkt då de började med avtalet. Den nya användaren kommer att se ett automatiskt popup-fönster med vem som är nyckelkontraktägaren. Därifrån kan ägaren kontrollera behörigheter, lägga till och ta bort användare eller tilldela specifika uppgifter inom samarbetsmiljön. Kontraktssamarbetet och förhandlingsprocessen är mer centraliserad och enhetlig i Onit. Coupa ger emellertid en nivå av granulär kontroll i redigeringsprocessen som matchas i våra tester endast av spårändringarna och rikformateringsalternativen i Concord.

Slutligen innehåller Coupa en enkel DocuSign-integration i slutet av kontraktets livscykelprocess för att slutföra eSignature-processen och utföra kontraktet. Coupa laddar automatiskt upp det genererade dokumentet till DocuSign med en enkel klick-och-teckenupplevelse för både den interna användaren och den externa leverantören eller leverantören som ingår avtalet. I Coupa skriver du helt enkelt in namnet på undertecknaren, klickar på Sign och Coupa fångar undertecknarens IP-adress. Detta registrerar ett unikt digitalt fotavtryck för säkerhetsrevision. Leverantören och alla relevanta parter får då automatiskt ett e-postmeddelande med en PDF-kopia av avtalet.

Granulär rapportering

Coupa Contract Lifecycle Management erbjuder också några av de mest detaljerade rapportering och analyser av alla de kontrakthanteringsplattformar jag testat. På fliken Rapporter finns ett anpassat värde som kallas Perfect Fit Insights, som tittar på procentandelen av dina utgifter mot ett kontraktsvolym, dollarbelopp eller andra faktorer för att bestämma riktade "framgångsmetriker" och rekommendationer för att optimera vinsten. Denna målinriktade försäljningsrapportering är till skillnad från något annat verktyg som jag testade, och genererar analys genom kontrakt märkt i grönt, rött eller gult för att utse besparingsmål på specifika leverantörskontrakt. Coupa gav mig också besparingar, effektivitet och användningsrekommendationer för att optimera kataloger, fakturor och inköp för större avkastning på investeringar (ROI). Dessa intelligenta rekommendationer finns inte i ett vakuum; Du kan tilldela en uppgift direkt från rekommendationssidan för att börja vidta åtgärder för datainsikten.

Det finns ett antal andra rapporter och statistik också, som kan anpassas till specifika innehållsgrupper eller avdelningar eller skivas efter bransch. Till exempel kartlägga utgifterna för leverantörer av teknikindustrin jämfört med tillverkare av tillverkningsindustrin. Coupa sa att underrättelsesrekommendationerna kommer från verkliga empiriska data som anonymiserades från dess hundratals företagskunder och deras transaktioner. Dessa rapporteringsberäkningar är naturligtvis knutna till det smala utgiftshanterings- och upphandlingsscenariot, plattformstjänsterna. Men analysen dykar djupare in i bottenfokuserade kontraktsinblick än Agiloft, Onit eller någon av de andra kontraktshanteringsplattformarna som granskats i denna roundup.

Fokuserat på bottenlinjen

Coupa Contract Lifecycle Management är inte en gör-det-allt kontraktshanteringsplattform för alla typer av kontrakt och affärer av alla former och storlekar. Det är snarare en företagslednings- och upphandlingsplattform med kontrakthantering och rapporteringsfunktioner specialiserade för det användningsfallet. Det är mycket mer avancerat som ett resultat. För flexibel skapande, förhandling och livscykelhantering är Agiloft och Concord billigare, mer användarvänliga och mycket mer anpassningsbara när det gäller layout och användargränssnitt. Detta är inte lösningen för SMB-kontraktshantering. För stora företagsorganisationer som hanterar en ström av leverantörskontrakt och en tät affärs-till-företag (B2B) produktinventar erbjuder Coupa en nivå av specialiserad, kraftfull kontraktslivscykelhantering med ROI-fokuserade underrättelsemetriker som du vann. t hitta någon annanstans.