Gimmal granskning och bedömning av kontraktshantering

Gimmal Contract Management är ett annat mycket anpassningsbart, funktionsrikt avtalshanteringssystem som omedelbart differentieras av dess enorma prislapp: 20 000 dollar per år. Men låt inte klistermärkechocken bli bättre för dig; Gimmal Contract Management (tidigare känd som Prodagio innan företaget förvärvades tidigare i år) är en flexibel lösning som erbjuder alla kärnkontrakthanteringsfunktioner, samtidigt som de erbjuder en mängd ytterligare funktioner såsom arbetsflödesautomation, mallbaserad kontraktgenerering och användaruppgifter som kan göra det värt pengarna för vissa. Emellertid erbjöd vår Editor's Choice-vinnare Agiloft en motsvarande nivå av anpassning med mindre komplexitet och en lägre prislapp.

Om du tänker på Gimmal kommer komplexiteten sannolikt att vara ditt största hinder. När Gimmal har konfigurerat det sätt du behöver är det ett utmärkt system, men det är viktigt att notera att mängden anpassning som systemet kräver kommer att på allvar komplicera livslängden för administratörer som är ansvariga för implementeringen. Ännu mer olyckligt, det finns inget alternativ att prova innan du köper. Agiloft har en motsvarande nivå av anpassning men lyckas vara mindre komplex eftersom den valde en guiden-baserad konfiguration, vilket är något som Gimmal borde överväga.

Sammantaget är startpriset för Gimmal verkligen brant för mindre organisationer. Sådana företag bör se till att en licens per användare inte skulle tjäna dem bättre istället och bör titta noga på Getting Contracts Done, den andra vinnaren av PCMag Editor's Choice. Gimmal Contract Management riktar sig helt och hållet till medelstora och stora företagsorganisationer som kommer att behöva utvärdera programvaran utifrån anpassning kontra komplexitet och underhåll.

Prissättningsalternativ och planer

Gimmal erbjuder tre olika utgåvor som till stor del differentieras av deras maximala antal användare men också av olika nivåer av kapacitet kontra komplexitet.

Ironiskt nog tillåter den billigaste Essentials-utgåvan ett obegränsat antal användare. Det beror på att Essentials-utgåvan är inriktad på dem som mestadels letar efter ett kontraktsförråd och inte behöver integreras med andra system eller har icke-standardiserade kontrakt eller arbetsflöden. Avancerad utgåva riktar sig till enskilda avdelningar i mycket stora företag eller medelstora organisationer med färre än 25 användare vars behov är mer specialiserade och som eventuellt kräver integration med befintliga system. Slutligen är Enterprise-utgåvan för företag med mer än 25 användare och specialiserade behov utöver avancerad utgåva.

Vid detta skrivande hade Gimmal fortfarande inte helt integrerat Prodagio i sina webbegenskaper. Och med ett startpris på 20 000 dollar är det förståeligt att detaljerad prisinformation inte kommer att finnas tillgänglig via Internet utan snarare från kund till kund genom direktkontakt med Gimmal säljare. Gimmal erbjuder inte heller en kostnadsfri testversion för nedladdning eller åtkomst, så du kommer också att lita på säljpersonal för testning före inköp.

Ikon-tungt gränssnitt

Gimmal-gränssnittet är ikon-tungt och därför ganska lätt att navigera. De stora ikonerna i det högra hörnet av skärmen täcker alla områden som är viktiga för kontrakthantering inklusive dokument, Mina uppgifter, rapporter, sökning och administratör (för de som utses till administratörer). När en ikon har valts ändras flikarna ovanför arbetsytan för att spegla den tillgängliga kategorin information.

Formatet för dokumentområdet i Gimmal är omedelbart bekant för alla som har använt en Windows-dator. Ikoner för att utföra grundläggande funktioner körs över toppen av arbetsytan (t.ex. ny mapp, importdokument och kopia), med ett filskåpliknande index som körs längs vänster som, på lämpligt sätt, heter Skåp. Gimmal valde en beprövad design som gör att man kommer igång intuitivt.

Fliken Dokument är särskilt användbar eftersom den har både den företagsorganiserade metoden för att lagra kontrakt (Skåp) men också ger användare snabbknappar till sina senaste dokument plus en lista där de kan spara sina "favorit" kontrakt. Förutom den fullständigt anpassningsbara visningen av kolumner för kontraktsdata vid visning av kontraktslistor visas ikoner bredvid kontrakt för att indikera när det finns några påminnelser, skyldigheter, relaterade dokument eller anteckningar bifogade. Jag tyckte att detta var en användbar funktion så jag insåg genast vilka kontrakt som hade dessa extra typer av information bifogad.

Dokument kan genereras genom mallar eller direkt importeras till systemet. Varje dokument har en popup-instrumentbräda där alla kontraktsinformation lätt kan nås. De förväntade fälten finns där, inklusive relaterade dokument, anteckningar, påminnelser och revisionsspår. Men Gimmal kommer också med många andra områden inklusive kontraktsförpliktelser som kan läggas till, checklistor över admin-skapade affärsprocesser som kan tilldelas, kontraktsflödet som kan visas och bifogade kontakter som kan hanteras.

Rapporter hålls enkla. Välj helt enkelt en rapporttyp i en lista, ange rapportdata (t.ex. begränsa datum eller dokumentnamn, typ eller ID) och generera. Hela processen tar bara några sekunder. Gimmal kommer med ett antal förinställda standardrapporter men nya rapporter kan också genereras av administratörer genom en enkel process. Rapporten kan skrivas ut eller exporteras till CSV (efter alternativet att lägga till, ta bort eller ordna datakolumner) och kan öppnas i Excel.

Om den önskade informationen inte är tillgänglig via en rapport, är en robust sökkomponent tillgänglig. Användare kan välja mellan en snabb sökning och en mer avancerad sökning. Den snabba sökningen skannar både den användarinmatade informationen och de bifogade dokumenten. En cool funktion i Gimmal är att den kommer med optiska karaktärigenkänning (OCR) som konverterar bild-PDF-filer till sökbara dokument. Sökresultaten är mycket användbara och inkluderar rangordningsprocent och sammanhang för matcherna. Jag tyckte att den här funktionen var särskilt användbar för att hjälpa till att söka igenom en stor mängd sökresultat och undvika att fastna genom att öppna och kontrollera resultat i en matchning.

För användare som söker mer specifik information ger den mer avancerade sökfunktionen användarna verktyg för att hitta nästan alla kontrakt. Användare kan söka efter specifika ord eller fraser, dokumenttyper, innehållet i ett visst fält eller till och med filstorlek, i alla tänkbara kombinationer. När de önskade resultaten har hittats kan användaren markera önskade poster och högerklicka för att exportera till CSV, vilket effektivt gör varje sökning eller lista rapporterbar. Om användaren sannolikt kommer att använda sökningen igen kan den sparas och till och med offentliggöras för alla användare för att påskynda processen i framtiden.

Komma igång

Gimmal erbjuder både tjänster tillgängliga utanför rutan som kan skapas på så snabbt som en dag, och mer komplexa integrationer och specialiseringar också. Den out-of-the-box-versionen av programvaran skulle troligtvis ge de nödvändiga kapaciteterna för dem som söker kärnfunktionerna för kontrakthantering inklusive Store, Track and Alert, Search och Report.

Mer avancerade funktioner kan skapas för dem som vill automatisera sina affärsprocesser ytterligare. Mer kunniga administratörer kan skapa arbetsflöden som automatiserar godkännandeprocessen för nya kontrakt, checklistor med att göra objekt som är knutna till kontrakt och mallar som kan fyllas med användarinmatade data.

Gimmal erbjuder ett brett utbud av användbara resurser och en hel referensflik under avsnittet Dokument. Det här avsnittet innehåller guider för att skapa mallar, snabbguider, träningsvideor och användarguider. Och om det specifika problemet inte täcks av någon av dessa resurser, kommer en fullständig användarhandbok med mer än 250 sidor troligen att ha svaret. Dessutom finns kundsupport tillgängligt genom det årliga supportavtalet.

Gimmal Contract Management erbjuder ett mycket anpassningsbart system som kan skräddarsys för att passa en viss kund. Trots den stora mängden tjänster som Gimmal erbjuder har det skapat ett gränssnitt som är lätt att navigera och intuitivt. Det erbjuder många funktioner som går utöver de viktigaste kontrakthanteringsfunktionerna för att ytterligare automatisera affärspraxis och spara anställdas värdefulla tid. Anpassningen kan dock vara skrämmande och svår att hämta, och priset kan vara högt för mindre organisationer.