Lockdox granskning och betyg

Föreställ dig att du arbetar med ett förslag till ett projekt som ditt företag bjuder på, och du vill dela utkastet till dokumentet med en kollega för lite feedback, eller att du måste skicka några finansiella filer till en underleverantör. Gå in i LockDox (gratis), en tjänst från WatchDox som är utformad för att göra det enklare för individer och de minsta företagen att säkert skicka konfidentiella filer.

Ja, du kan bara använda e-post eller någon av de flera fildelningstjänster som finns där ute, men LockDox låter dig tillämpa grundläggande regler för åtkomstkontroll på filerna och spåra vem som har sett filen och när de tittade på den. Du kanske vill att en kollega ska kunna se filen under en viss tid, eller kanske du vill se till att en entreprenör inte kan ladda ner filen du skickade. Med LockDox är det möjligt att återkalla mottagarens åtkomst till filen även efter att den har skickats.

Det finns ingen mjukvara att ladda ner eller någon komplex installation att utföra. Du behöver bara en webbläsare och ett konto på LockDox-webbplatsen för att skicka och visa filer. Det spelar ingen roll om mottagare inte har rätt klientprogramvara (t.ex. Microsoft Word) installerat, eftersom alla filer visas i webbläsarfönstret.

Att skapa ett konto är enkelt - bara förnamn, efternamn, e-postadress och lösenord - även om du måste bekräfta e-postadressen innan LockDox skickar eller öppnar några filer. Mottagaren måste också skapa ett konto på webbplatsen för att kunna se filerna. Jag föredrar personligen tjänster som inte kräver att användare ska skapa ett konto. Till exempel ger Hightail, tidigare känd som YouSendIt, bara en länk till filen. Men jag förstår att den metoden inte fungerar med LockDox på grund av hur åtkomstkontrollen implementeras.

E-postgränssnitt

Klicka på den ljusgula knappen Dela ny fil öppnar fildelningsdialogen: ett enkelt e-postformulär med fält för Skicka till och meddelande. Du kan skicka till flera mottagare samtidigt (bara separera e-postadresserna med komma), men det verkar inte vara någon adressbok eller något sätt att spara ofta använda e-postadresser. Adressen måste skrivas manuellt varje gång, vilket verkar tråkigt i dessa typer av framåt.

Nedre delen av e-postformuläret har två områden, ett för att ladda upp filerna som ska skickas och det andra för att välja regler för åtkomstkontroll. Det är möjligt att bara dra och släppa filen till dokumentområdet, eller du kan bläddra igenom katalogstrukturen för att hitta filen du vill skicka. I avsnittet om åtkomstkontroll kan du ställa in filen som endast visa eller visa och ladda ner, lägga till vattenmärken i filen och definiera ett utgångsdatum. Vattenmärkesalternativet (mer om detta nedan) är endast tillgängligt om du väljer endast visningsläge. Slutligen kan du ställa in filerna så att de aldrig löper ut eller går ut på en månad, en vecka eller en dag. Jag önskar att det var lite mer flexibilitet när det gäller att definiera utgångsperioden. Till exempel skulle jag vilja säga att filen löper ut klockan 15 på en viss dag, i motsats till standard, midnatt.

Vattenmärke är min favoritfunktion i LockDox. Systemet överlagrar mottagarens e-postadress och det datum då filen skickades ovanför filens innehåll. På det här sättet, om mottagaren tar en skärmdump av filen och läcker innehållet, vet du exakt vilken fil som exponerades.

Inkorg och skickade gränssnitt

Det finns två flikar i avsnittet Mina filer på webbplatsen. Inkorgen visar alla filer du har tagit emot, och Skickat visar alla filer du har skickat andra.