Video: Desktop Search Made Easy with Lookeen – an Introduction (September 2024)
Skrivbordssökverktyg som Axonic's Lookeen Desktop Search (58 $ för Standard Edition) var en gång en blomstrande kategori bland verktyg, men de har inte varit lika populära sedan Microsoft integrerade sökningen i Windows. Men om du har byggt upp ett stort lager med data på din hårddisk genom åren och du måste kunna hitta alla slumpmässiga filer eller e-post snabbt regelbundet, ett program som Lookeen eller X1 Search, våra redaktörer Val av skrivbordssökverktyg kan göra ditt liv enklare. I stället för att slösa bort timmar med att behålla en hierarkisk mappstruktur för dina e-postmeddelanden, kan du till exempel lämna allt du skickar i mappen Skickad och lägga till alla inkommande meddelanden du har i en mapp som redan har lästs, och låta programmet hitta det du behöver när du behöver Det.
Vad Lookeen fungerar med
Lookeen finns faktiskt i fyra versioner: Lookeen Free, som Axonic kallar en hemversion, Standard (granskad här), Business och Enterprise, som Axonic tillsammans kallar sina Professional- eller Business-versioner. Den viktigaste begränsningen för Lookeen Free är att den bara indexerar och söker efter filer utan stöd för e-post. Alla fyra delar dock samma indexerings- och sökfunktioner och alla använder samma programkod. När du har installerat programmet kan du uppgradera när som helst genom att köpa en licens för en mer kapabel version och ange den nya registreringsnyckeln.
I korthet lägger affärsversionen ($ 83 per plats) till grupppolicyer för att underlätta installationen på flera arbetsstationer för en administratör. Enterprise-versionen ($ 116 per plats) lägger också till möjligheten att arbeta med delade index i ett team och möjligheten att arbeta som en sökklient med Lookeen Server, som är ett separat indexeringsverktyg på företagsnivå. För denna recension testade jag funktionerna som alla tre Professional-versionerna delar.
För mina tester installerade jag Lookeen på ett Windows 7-system. Enligt Axonic fungerar det också med Windows Vista, 8, 8.1 och 10. Företaget säger att det även fungerar med XP, även om det inte officiellt stöds. Den enda e-postklienten som den arbetar med är Microsoft Outlook. Och du behöver version 2003 eller senare. För mina tester använde jag Outlook 2007 med en lokal PST-fil. Om du använder Microsoft Exchange Server 2003 eller senare kan du också programmet med en lokal OST-fil eller direkt med din Exchange Server.
Komma igång
Att installera och ställa in Lookeen är mestadels enkelt, men svårare än det kan vara eftersom vissa val inte förklaras väl. Till exempel kan du installera programmet så att det bara fungerar som ett Outlook-plug-in (även om det fortfarande indexeras och hittar filer på din hårddisk) eller som ett fristående program, så du kan använda det utan att starta Outlook först. Det finns emellertid ingenting i någon av installationsskärmarna som berättar det för dig eller berätta hur du ställer in det på ett eller annat sätt. Översyn som detta gjorde att det tog lite längre tid att få programmet installerat som jag ville ha det. Lyckligtvis är detta en engångsproblem och endast en mindre besvär.
På de flesta sätt är installationen enkel. Ladda ner filen från Lookeen och kör den. Inställningsrutinen leder dig genom en kort introduktion till hur du använder programmet, såväl som installationsskärmar som låter dig specificera vad du ska indexera, som normalt skulle inkludera din Outlook.pst-fil och ditt val av enheter eller filmappar. När du är klar kommer Lookeen att bygga indexet i bakgrunden och indexera hela texten för varje fil, e-post och e-postbilaga.
Längden på indexeringstiden beror på din dators hastighet, hur mycket det finns att indexera och vilken inställning du väljer för behandlingstid. Jag lämnade den vid standardinställningen och märkte inte någon effekt på responstiden för att skriva i Word. Du kan också justera inställningen till en lägre nivå om du behöver, även om programmet aktivt indexerar.
Olika alternativ låter dig ställa in Lookeen för hur ofta du ska indexera och om du ska indexera i realtid, eftersom varje fil skapas eller varje e-post skrivs eller tas emot. Du kan också lägga till eller ändra indexmålen när du vill, lägga till mappar eller enheter eller ta bort dem från indexeringslistan.
Ett särskilt viktigt alternativ om du arkiverar dina Outlook PST-filer - i slutet av varje år till exempel - men ibland behöver hitta e-postmeddelanden från ett tidigare år är möjligheten att lägga till arkivfilerna i indexet. Att lägga till dem är inte så enkelt som det är med X1 Search, men när de har lagts till är det att hitta gamla e-postmeddelanden lika enkelt som att hitta nya.
Sökande
Du kan hämta programmet genom att slå Ctrl två gånger - eller dubbelklicka på Lookeen-ikonen i meddelandefältet - och sedan skriva in sökfrasen, eller du kan skriva frasen i textrutan som programmet lägger till Outlook och sedan ringa upp programmet genom att slå Enter.
Hursomhelst kommer Lookeen snabbt att söka i indexet och visa en lista över alla träffar, komplett med hur många objekt den hittade. Du kan markera enskilda resultat i listan och se innehållet i ett förhandsgranskningsfönster till höger om Lookeen-fönstret. När du hittat det objekt du vill kan du dubbelklicka på det för att öppna det med programmet det är associerat med.
Om du visar upp för många träffar för att enkelt bläddra igenom resultaten, kan du använda en eller flera av Lookens rullgardiner och textrutor för att begränsa sökningen och välja att inkludera allt, till exempel, eller bara Mail, Bilagor, Kontakter, Anteckningar, möten eller filer.
Andra tillgängliga filter ändras för att matcha den typ av objekt du söker efter. För Mail kan du, förutom att söka igenom hela texten i varje meddelande, också ange sökfraser för ämnen, Från och Till fält. På samma sätt för filer kan du använda sökfraser för mapp, fil (som betyder filnamn) och sökväg samt hela texten. Du kan också anpassa listan med vilka fält som ska visas som filter och sortera listan efter fält, helt enkelt genom att klicka på fältnamnet.
Utöver dessa grunder låter Lookeen dig bygga mer komplexa sökfraser, så att t.ex. söka efter John-Smith i fältet Från kommer att returnera en lista över alla e-postmeddelanden från alla som heter John utom John Smith och sökning efter "John Smith" kommer att återvända hänvisningar till John Smith, men inte John Q. Smith , och att söka efter "hundkatt" ~ 10 kommer endast att returnera artiklar som inkluderar hund inom 10 ord från katt.
Tyvärr stötte jag på några problem i mina tester. Till exempel, efter att ha anpassat de tillgängliga fälten för att inkludera filändelser som ett filter, var valet borta när jag vände på datorn nästa dag. Axonic säger att detta är ett känt fel och förväntar sig att fixa det vid nästa uppgradering.
En viktigare fråga är att Lookeen inte alltid gav resultat medan det körde ett schemalagt omindex. Men detta berodde tydligen på att jag har kört mina tester på ett äldre system med begränsat minne och långsammare hastighet enligt dagens standarder. När jag väl ställde in programmet till att vara mindre aggressivt vid indexering, dyker problemet inte upp igen.
Slutsats
Om du behöver ett sökverktyg som erbjuder lite mer utrymme, vill du överväga X1-sökning, vilket gör det lättare att inkludera arkiv-PST-filer i dina sökningar, till exempel, och kan också indexera och hitta objekt lagrade online i en ruta konto i Microsoft SharePoint och ett sortiment av webbaserade e-postwebbplatser, inklusive Gmail.
