Mavenlink granskning och betyg

Ett av de bästa sätten att få projektgrupper via e-post och in i ett utrymme där verkligt arbete kan göras mer effektivt är att använda ett online samarbetsverktyg som centraliserar uppgifter, kommunikation och arbetsflödeshantering. Ur detta perspektiv är Mavenlink ($ 39 per användare per månad) en enkel tjänst som kombinerar bra behörighetsnivåer, ett mycket professionellt användargränssnitt (UI) och några servicenivåer. Det är snabbt att installera, men har inte den enklaste navigeringen.

Bortsett från samarbete, lägger dessa typer av verktyg generellt till flera andra typer av funktionssilor för att köpa ut sina erbjudanden. Mavenlink är inget undantag, med fokus på projektledning (PM) och tidsspårning. Men även om Mavenlink är ett anständigt val för PM på nätet, slår det inte ut PCMags två rekommenderade redaktörsval i den kategorin, Teamwork Projects och Zoho Projects - som båda erbjuder småföretag lite mer vad gäller funktioner och värde. På samma sätt som tidspårningssidan är Mavenlink en kapabel lösning, men dess pris och funktioner matchar inte riktigt vårt Editors 'Choice-val i den kategorin, TSheets.

Ett annat arbetshanteringsverktyg tjänade PCMag's Editors 'Choice, men det är mer lämpat för medelstora för stora organisationer som vill ändra hur de arbetar helt. LiquidPlanner är ett fantastiskt alternativ, men det kräver totalt inköp och mycket utbildning för att fullt ut skörda sina fördelar.

Prissättning och planer

Mavenlink erbjuder fyra nivåer av betald tjänst, plus en gratis nivå som är svårt att hitta. Du kan prova någon av de betalda kontotyperna i tio dagar utan kreditkort krävs. Den gratis Mavenlink-planen låter dig hantera ett obegränsat antal projekt med ett obegränsat antal lagkamrater, men du får bara 500 megabyte (MB) lagringsutrymme.

Bland Mavenlinks betalade konton är Mavenlink Team, Professional, Premier och Enterprise. För alla kontotyper kan du bjuda in externa kollaboratörer att ha begränsad åtkomst till ditt Mavenlink-konto, vilket till exempel låter dig dela projektets framsteg med klienter.

Ett Team-konto ger dig 10 GB lagringsutrymme och alla grundläggande verktyg för samarbete och PM, med några få undantag. Du får dock inte verktyg för att hantera portföljer eller ändra förfrågningar. Du får inte heller verktyg för redovisning, resursplanering eller business intelligence. Priset för en Team-plan är $ 19 per månad för upp till fem användare när de betalas årligen, vilket uppgår till $ 228. Kom ihåg att det är priset för fem personer. För att lägga till fler användare utöver de fem första, betalar du ytterligare 4 USD per användare per månad, vilket kommer att kosta 48 USD per person, baserat på att du betalar för ett års tjänst i förväg.

Mavenlink Professional har 50 GB lagring och lägger till några fler funktioner, men det kostar mycket mer. Med den här nivån får du projektredovisningsverktyg, vilket betyder tids- och kostnadsspårning samt budgeteringsverktyg för projekt, plus ändringshanteringsverktyg. Professional-planen kostar $ 39 per användare per månad med ett årligt kontrakt och inget alternativ från månad till månad. Så du tittar på $ 348 per person för året. Det kan bli dyrt ganska snabbt.

Mavenlink säger att Premier är den mest populära servicenivån och den levereras med massor av lagring (100 GB) och extra funktioner, inklusive tids- och kostnadsspårning, fakturering, räntekort, projektbudgetar och marginalspårning, resursplanering, analys och användning - och resursrelaterade rapporter inom Mavenlinks affärsintelligensverktyg, Insights, som erbjuder 40 förbyggda rapporter och anpassad rapportering. Enterprise-nivån erbjuder 1 TB-lagring plus avancerade tjänster, såsom analys i realtid och anpassade rapporteringsverktyg. Ingen av dessa servicenivåer har listpris. du måste kontakta företaget för en offert. Premier och Enterprise sträcker sig från $ 59- $ 79 per användare per månad beroende på om användare väljer Insights and Proofing-funktionen, vilket gör att du kan kommentera projekt och ge feedback. Mavenlink var lite vag på hur Insights and Proofing-funktionerna påverkar prissättningen inom detta intervall.

Som jämförelse kostar Teamwork Projects och Zoho Projects vardera $ 600 per år för ett obegränsat antal användare. En Mavenlink Professional-plan för 10 användare skulle kosta 3 480 USD för året. Dessa uppskattningar är baserade på Teamwork Projects '$ 49-per-månad-plan, som inkluderar stöd för upp till 40 projekt och 20 GB utrymme, och Zoho Projects' $ 50-per-månad-plan, som tillåter 50 projekt och kommer med 15 GB lagringsutrymme. Beroende på storleken och behoven hos ett litet företag kan Zoho Projects och Teamwork Projects erbjuda det bästa värdet.

Några tjänster som debiterar per användare per månad är Volerro ($ 7, 99 per användare per månad för sin Business Team-plan), LiquidPlanner ($ 45 per användare per månad med ett minimum av 5 användare), Comindware Projects ($ 28, 49 per användare per månad) och Enkla projekt (24 USD per användare per månad). Ofta är avgiftsstrukturen per användare per månad en indikation på att verktyget är bättre lämpat för större företag och företag än småföretag eller mikroföretag.

Vi är glada över att Mavenlink erbjuder ett riktigt gratis konto som du kan använda under en obegränsad tid bara för att bli bekant med bastjänsten och användargränssnittet. Några andra PM-tjänster online erbjuder fortfarande gratis konton också. De inkluderar Volerro, Teamwork Projects, Zoho Projects, ProofHub och Wrike. De har alla begränsningar också. Med Volerro kan du bara hantera tre projekt eller 100 MB lagrade filer, vilket tak du slår först. Teamwork Projects stöder bara två projekt gratis, medan Zoho Projects och ProofHub endast stöder ett vardera. Wrike stöder obegränsade projekt och fem användare i sin kostnadsfria plan, men det tappar funktioner, så att du inte får delmallar, tidblad, Gantt-diagram eller ens instrumentpaneler. Basecamp, en gång ledare inom gratis PM, har inte längre en gratis plan, såvida du inte är lärare eller har ett Basecamp Classic-konto, i vilket fall du är farfar i, men du sitter fast i det gamla UI utan tillgång till nya funktioner.

Komma igång

Mavenlink fungerar som de flesta traditionella PM-tjänster. Den är online och uppdateras i realtid, så du behöver en internetanslutning när du använder den. För att komma igång skapade vi några demoprojekt och förvandlade ett av dem till en mall så att vi kunde återanvända dess grundläggande struktur igen.

För varje projekt låter Mavenlink dig avgöra om projektet är för leverantören eller en klient. Du kan också justera synligheten för att göra ett projekt öppet för alla inom din organisation att gå med, bara öppna för dem med administratörsbehörighet, eller privata och tillgängliga för bara dem du bjuder in att gå med i det. På samma sätt kan diskussioner också ställas in som öppna eller privata.

Mavenlinks användargränssnitt är ganska tydligt och okomplicerat. Vi stod inför en del försök och fel när vi fick reda på hur vi går med i ett projekt som var öppet för alla. När du bjuder in människor att delta i ett projekt får de en e-postinbjudan, och vi fick så småningom veta att det bästa sättet att gå med i ett projekt var att helt enkelt klicka på länken i e-postmeddelandet. Att helt enkelt leta runt i Mavenlink för att hitta det projekt vi skulle gå med fungerade inte för oss. Utan en e-postinbjudan att gå med i ett projekt är klientvyn tom. Även om projektlistan var tom i medarbetarvyn såg vi en fullständig lista över projekt i administratörskontot.

Mavenlink ser allvarlig ut. Det är långt ifrån den klistermärkta laddade, färgkodade bonanzaen från Trello, ett lätt verktyg i Kanban-stil för att hantera arbetet. Fortfarande får du lite färgkodning så långt som projekt med en standardfärg på blått. Du kan markera projekt som aktiva, skickade in, behöver granskning eller på vent.

När du börjar tilldela uppgifter till människor, schemalägga tidsfrister och milstolpar och ladda upp filer till ditt projekt i Mavenlink kan du titta på ditt projekt i några olika vyer, till exempel en Task Tracker-vy eller en Gantt-kartvy. Varje projekt har också ett aktivitetsflöde, där du kan se alla detaljer om projektet när det inträffar, samt ett aktivitetsflöde över alla projekt som du är kopplad till. Aktivitetsflödet tillåter @ nämner, vilket innebär att du kan rikta kollegor till projekt och uppgifter. Aktivitetsflödet gör det möjligt att tappa filer från Google Drive och godkänningsfunktioner för tids- och kostnadsrelaterade förfrågningar.

I alla uppgifter kan du lägga till en god mängd detaljer, t.ex. uppdragstagare, förfallodatum, taggar, underverken och till och med en checklista. Ett praktiskt aktivitetsfält på höger sida av aktivitetsvyn låter dig se allas uppgifter eller bara uppgifter som tilldelats dig. För att få mer avancerad filtrering, till exempel att bara se uppgifter tilldelade en specifik person som är avslutade, ska du byta till fullständig Task Tracker-vy.

Djupare funktioner

Mavenlink verkar passa bra för större organisationer och företag eftersom användare kan ha olika roller med olika behörigheter. Sådana specifika behörigheter behövs inte ofta i mycket små företag. Tillståndsalternativen för projekt inkluderar Admin, Project Lead, Project Creator och Collaborator (vi kommer inte att bära dig för mycket med alla behörighetsdetaljer).

Som ett exempel kan en projektledare rikta finansiella projekt, skapa projekt och samarbeta om projekt, men kan inte hantera kontomedlemmar, redigera faktureringsinformation, redigera kontouppgifter och planer eller ändra anpassat varumärke. En kollaborator kan bara samarbeta om projekt och kan inte röra någonting annat.

Vi gillar behörighetsnivåerna eftersom de gör ett bra jobb med att hjälpa ett företag att hantera åtkomst utan att gå överbord. Att ställa in behörigheter är en intuitiv process. När du väljer roller som Admin eller Project Lead visas Xs och bockar bredvid funktioner för att visa vad som är aktiverat för en viss användare. För att kunna se analysrapporter måste du ha åtkomst till rapportvisarens nivå och uppåt. Det finns tillräckligt med alternativ, men de är inte överväldigande. Vissa företag kan dock behöva en hög detaljnivå för behörigheter, och för de organisationer som vi rekommenderar Workfront. Beroende på din roll på Workfront kan du till och med se en helt annan UI än vad andra användare ser.

En utmärkt funktion i Mavenlink kallas Smart Snips. Detta låter dig göra markerade kommentarer på uppladdade filer direkt i webbläsaren. Det är ett enkelt sätt att markera alla filer som är kopplade till en uppgift eller projekt genom att rita en ruta runt ett avsnitt som du vill diskutera och lägga till en kommentar. Volerro har liknande markeringsverktyg, men det begränsar dig från att göra något mer än att cirkla ett område i dokumentet och lägga till en kommentar. Om ditt team ofta diskuterar konstverk eller presentationer är Mavenlinks Smart Snips en ovärderlig funktion. Mavenlink Proofing är också ett viktigt verktyg. Det har alla fördelarna med Smart Snips, men låter dig granska tillgångar direkt i konsolen. Du kan kommentera filtyper, visa ett komplett redigeringsarkiv och arbeta tillsammans med kollegor för mer omedelbar övervakning.

Det är värt att ha rapporterna i Premier-kontot eftersom de innehåller finansiell information och tidböcker. På de nedre servicenivåerna får du inga rapporter, förutom möjligheten att exportera projektdata till en CSV- eller Microsoft Excel-fil.

Om rapporteringsverktyg är vad du behöver rekommenderar vi att du tittar på LiquidPlanner, som erbjuder både PM och arbetshanteringsverktyg. LiquidPlanner har omfattande funktioner för att hålla reda på fakturerbara timmar jämfört med icke-fakturerbara timmar och andra kostnadshanteringsfunktioner. Mavenlink erbjuder en tidsrevisionsöversikt, som visar de faktiska arbetade timmarna jämfört med "arbetsveckans kapacitet", eller det belopp de kunde möjligen arbeta på en vecka. Det spårar också status för godkända timtimmar.

Även om Mavenlink håller teammedlemmarna uppkopplade och kommunicerar när de arbetar på ett projekt, har den inte en inbyggd chatt-app, vilket är en sak som vi gillar att se i något arbetshanteringssystem. Människor behöver ibland ställa varandra snabba frågor som inte nödvändigtvis måste arkiveras tillsammans med ett projekt ("Är du vid ditt skrivbord?" "Kan vi hoppa på ett telefonsamtal just nu?" "Svarade du på klientens e-post ? "). Zoho Projects och Volerro lägger en chattapp direkt in i arbetsområdet, liksom arbetsplatstjänsten Podio. Teamwork erbjuder en gratis chatt-app, men den är skild från Teamwork Projects-arbetsytan, vilket är mindre än perfekt. Du kan lika gärna använda Slack eller Google Hangouts eller någon annan chattapp.

Appar och tillbehör

Mavenlink har tyvärr inte dedikerade mobilappar, men den har en mobiloptimerad webbplats som du kan se på de flesta mobila webbläsare. Mobilsidan säkerställer att du kan se aktivitetsflödet för projekt, komma åt din uppgiftslista, spåra din tid och till och med logga utgifter var du än är.

Trello, även om det är mycket lättare på funktioner, erbjuder ett brett utbud av mobilappar för iOS, Android, Windows Phone och till och med Amazon Fire. Zoho Projects och Teamwork Projects, våra redaktörsval i PM, har båda mobilappar för iOS och Android.

När det gäller anslutning till andra appar och tjänster gör Mavenlink mycket bättre. Du kan integrera det med Google Apps, PayPal och QuickBooks. Det finns också API-dokumentation som låter team bygga alla appar och integrationer de behöver.

För dem som inte är kodkyndiga stöds Mavenlink också av Zapier-nätverket. Zapier är något som IFTTT för affärsappar. Det är ett verktyg som vem som helst kan använda (även om du inte har någon programmeringsupplevelse) för att skapa snabba automatiseringar mellan två affärsappar. Till exempel kan du ansluta Mavenlink och GitHub med hjälp av Zapier, så att när en viss typ av post skapas i Mavenlink, loggas automatiskt ett nytt GitHub-problem.

Liksom med fristående tidsspårningsverktyg som VeriClock och TSheets visas timern i Mavenlink framträdande i mobilappen. Start-knappen är väl utformad, liksom den blå Save-knappen. Men det saknar de väl utformade Clock In-, Clock Out- och Take Break-funktionerna i TSheets, våra redaktörers val i kategorin för tidsspårning. Mobilwebbläsaren är ett bekvämt och enkelt sätt att logga in tid för Mavenlink och är lätt att använda som VeriClock.

Tidspårning för stora företag

Även om du aldrig skulle använda Mavenlink som ett fristående tidsspårningsverktyg, erbjuder det ett brett utbud av funktioner för tids- och kostnadshantering. Till skillnad från verktyg som Hubstaff och TSheets, som är rena verktyg för spårning av speltid som är utformade för arbetare och chefer, är Mavenlinks tidspårningsfunktionalitet byggd för att ge chefer bättre övervakning av hur mycket arbete som görs, hur mycket pengar som spenderas och hur bättre att förutse för liknande projekt i framtiden. Som ett resultat är vissa funktioner, till exempel inköp till incheckning, sms-incheckning, foto- eller videoincheckning, skapande av anpassade fält (för saker som körsträcka och kvantitetsbaserad spårning) inte tillgängliga. Innan vi dyker för djupt in i vad Mavenlink inte har, låt oss diskutera användarupplevelsen (UX).

Som arbetare kan du få åtkomst till tidsspårningsfunktionerna i Mavenlink genom att antingen borras in i ett projekt eller genom att klicka på spårtidsknappen, som alltid finns längst upp till höger på konsolen oavsett vilken modul du befinner dig i. Tidspårknappen är det snabbaste sättet för arbetare att hoppa in i Mavenlinks tidspårningskonsol. Det finns en liten stoppklocka bredvid "Track Time-knappen. Detta är en fin funktion som du inte hittar på verktyg som Wrike, där du tvingas hoppa in i en uppgift innan du kan börja köra klockan. poster visas också i appens instrumentbräda. En konstig sak i Mavenlink är att du kan börja spåra tiden innan du anger vilket projekt du spårar. När du har angett projektet i popuprutan Time Entry kan du spara informationen i att lägga till tidposter i timmar och minuter på tidbladet är en liknande process som i TimeSolv Pro.

Du kan spåra tid för dagen såväl som ett stapeldiagram över arbetad tid under veckan. Instrumentpanelen ger också en användbar bild av hur mycket fakturerbar tid som har använts. Mavenlink ger dig tillgång till en stansklocka som låter dig börja arbeta och kolla tillbaka för att se hur länge du har arbetat när din uppgift är klar. Eller så kan du lägga till en längd om du vet att du kommer att arbeta, säger, 8 timmar och 25 minuter. I den här vyn kan du se alla projekt som du arbetar med, välja projektet som du ska spåra tid för och välja den specifika uppgift, roll och tillhörande utgifter för din aktuella tid spårningsperiod.

Med veckoschemat kan du se de timmar och uppgifter du arbetar på. Du kan justera och redigera alla skift inom tidsplanen, vilket är en enorm fördel för anställda som gillar att växla mellan projekt och uppgifter, eller arbetare som inte arbetar enligt ett strikt 9-5 schema. Du kan också lägga till förändringar i ditt tidblad, visa väntande godkännanden samt avvisade poster. Alla som har tillgång till verktyget kan meddela användare som använder @ nämner för att fråga dem varför de inte har skickat in eller varför de inte har klockat in och ut. Omnämningen kommer att visas i användarens aktivitetsflöde och de får ett e-postmeddelande om omnämnandet.

Som administratör kan du se alla timmar som tilldelats ett projekt under en given vecka i veckoplanen. Du kan godkänna eller avvisa skift härifrån. Du kan få en uppdelning av tidsinmatningar efter projekt eller uppgifter. Du kan se vad som inte har skickats in och vad som väntar. Mavenlink har gått utöver att anpassa arbetade timmar med betalningar i samband med en given uppgift, så mycket att en specifik person som är registrerad i Mavenlink automatiskt kan ställas in för att betala en annan takt för en annan uppgift. Wrike låter dig inte automatiskt tilldela priser till någon, och fakturerbara kontra icke-fakturerbara timmar måste läggas till som ett anpassat fält. Med Mavenlinks rapporteringsfunktion kan du se hur många timmar som har loggats in, hur många är fakturerbara kontra icke fakturerbara. Du kan jämföra och kontrastera projekt baserat på hur tid spårades och hur timkostnader betalades.

Med hjälp av Insights-verktyget kan du se hur många saker som har loggats, godkänts och avvisats under en viss tidsram eller projekt. Du kan också titta på vad du har schemalagt jämfört med vad som beräknas planera. Integrationer med Concur och Expensify gör detta till ett utmärkt verktyg för företag som använder programvara för att automatisera tidspårning, fakturering och betalningar. Integrationerna är organiska, så att data flyter fram och tillbaka mellan systemen utan data-persienner. Dessutom låter Mavenlink schemalägga när rapporter går ut och de kan skickas automatiskt via e-post för ett visst projekt. Du kan se rapporter som visar vilka tidblad som har godkänts. Nu kan du också schemalägga när rapporter går ut via e-post baserat på behoven hos ett visst projekt. Du kan välja en tid som 10:30 och få dem skickade automatiskt varje dag vid den tiden. Vi skapade en rapport för resultatanalys och kunde se tidsuppgifter som var fakturerbara eller icke fakturerbara.

Som vi nämnde, vill du inte köpa Mavenlink enbart för sin tid att spåra skicklighet. Andra verktyg som Hubstaff, TSheets och VeriClock är utformade som rena verktyg för spårning av speltid. De har finjusterat spårning på ett sätt som är nära draconian: TSheets och VeriClock låter dig se GPS-platsen för incheckningar på smarttelefon och klocka automatiskt in när du når raden för geofencing. De låter dig också blockera IP-adresser så att de anställda bara arbetar i det område där du vill att de ska arbeta och kan ställas in för att tvinga anställda att knäppa en selfie framför arbetsplatsen för att bevisa närvaro. Mavenlink är inte byggd för den nivån på övervakning. Snarare är det utformat för större organisationer att spåra, hantera och förutspå projektdeltagande för att förbättra verksamheten. Om det är vad du behöver kan Mavenlinks tidsspårning bara hjälpa ditt företag.

Ett fast val

Mavenlink är en solid PM-tjänst. Gränssnittet är inte så attraktivt som de rena speltidspårningsverktygen som TSheets eller andra PM-verktyg som Zoho Projects, men funktionaliteten är robust. Den högsta servicenivån erbjuder en användbar uppsättning funktioner, inklusive rapporteringsverktyg, finansiella integrationer osv. För småföretag rekommenderar PCMag ändå redaktörernas val Zoho-projekt och teamarbete-projekt eftersom de erbjuder mycket produktivitetsvärde för växande team, särskilt eftersom deras pris per månad stöder ett obegränsat antal användare. Större organisationer som överväger Mavenlink kanske också vill undersöka LiquidPlanner, som också är ett redaktörsval.

För mer bakgrund om Mavenlink och VD Ray Grainger, kolla in vår intervju, Mavenlinks äventyrliga VD sätter sin syn på öst.