Innehållsförteckning:
Video: Контракты в IT (September 2024)
Den snabba navigeringen mellan flikarna och färgskillnaderna mellan flikarna är en välkomstfunktion för större företag eller för dem med en mängd kontrakt. För dem som bara kommer att hantera ett begränsat antal kontrakt kan antalet flikar tyckas för högt. I det här fallet kan man välja en enklare design som de som erbjuds av Contractually eller Blueridge Software Contract Assistant.
GCD har många alternativ för anpassning inom varje flik. Användare kan filtrera och gruppera kontrakt, dokument, mappar och spelare via rullgardinsmenyer. Användare kan också omarrangera kolumner som visas. Men denna anpassning kommer till priset av enkelhet. Alla rullgardinsmenyer, flikar och knappar över hela skärmen kan känna sig upptagen i jämförelse med renheten för program som SecureDocs ContractWorks - som erbjuder färre omedelbara anpassningar men ger ett mindre komplicerat gränssnitt.
Komma igång
När användare först navigerar genom GCD dyker introduktionsfönster upp när de öppnar en ny flik. Informationen är särskilt användbar eftersom den inte bara förklarar de praktiska saker som kan göras inom det specifika området utan också teorin bakom fliken. När användare till exempel klickar på fliken Mappar informerar GCD användaren att en "mapp i GCD motsvarar en fysisk mapp eller ett bindemedel" och visar användaren hur man skapar en ny mapp.
Dessa användbara pop-up-fönster kommer på bekostnad av en mer omfattande användarhandbok, till exempel steg-för-steg-instruktioner som var tillgängliga från Contract Assistant - eller videokurserna som var tillgängliga från ContractWorks och Contract Insight. Det finns emellertid en "Ask GCD" -funktion för alla frågor som användare kan ha som inte besvarades av miniguiderna.
Att lägga till nya kontrakt, dokument, spelare, mappar och andra GCD-objekt är en bris. Lägg till-knapparna är tillgängliga från valfri sida på en tunn grå stapel som korsar toppen av arbetsytan. Dessa knappar gjorde min första installation snabbt och smärtfri, så att jag kunde lägga till en mängd mappar och fylla dem med kontrakt inom några minuter. Runt snabbknapparna finns sökfunktioner och e-postmeddelanden för enkel åtkomst.
En unik aspekt för GCD är att den skiljer mellan vad den kallar Kontrakt och Dokument. GCD definierar initialt Kontrakt som de slutliga juridiska avtalen, som kan motsvara ett dokument, många dokument eller inga alls. Användare kan lägga till dokument i ett eller flera steg under förhandlingsprocessen inklusive nya versioner när de blir tillgängliga. När (och om) dokumentet blir ett avtal kan det ändras med ett klick på en kryssruta.
Åtgärder och varningar, de mekanismer som användarna skyddar mot att sakna viktiga avtalshändelser är också enkla att skapa. Varningar bifogas kontrakt eller dokument och kan lätt anpassas. Varningarna kan konfigureras för att sitta på användarens instrumentpaneler, skicka e-postmeddelanden, bifoga dokument och inkludera specialtext. Varningar kan skapas baserat på utgångsdatum, stängningsdatum eller vilket datum användaren önskar. Det tog mig cirka 30 sekunder att ställa in min första Alert, nästan ingen instruktion. Åtgärder är uppgifter eller uppgifter för en viss användare eller grupp av användare, som också enkelt skapas.
När det gäller anpassning kan alla fält för datainmatning anpassas. Ingen IT-utbildning eller kunskap krävs. Jag kunde snabbt lägga till och ordna fält efter min smak. Textrutor, rullgardinsmenyer och kryssrutor tog bara några stunder att skapa. Kalendern ger ett bra visuellt för dig som föredrar en traditionell kalenderstil. Det kan anpassas för att endast inkludera information som är relevant för ett kontrakt, och dess händelser kan länka till kontrakt, dokument och åtgärder för snabb navigering.
Sökning och rapportering
GCD genererar rapporter baserade på den information som för närvarande visas av användaren. Eftersom användaren kan filtrera ner och ordna all visbar information kan användaren skapa rapporten med fullständig kontroll. En begränsning är dock att rapporter endast kan exporteras till Excel, även om processen kan göras med ett klick på en knapp.
GCD har en mycket robust sökfunktion där alla användarinmatade datafält och dokumenttext kan sökas. En begränsning i GCD är att resultaten av sökningen inte kan exporteras, som i Agiloft. Bortsett från det finns det ett antal funktioner som skiljer GCD från andra kontraktshanteringssystem. En användbar förmåga är GCD-integrationen med Microsoft Word och Outlook. Tillägget till Word låter användare öppna dokument direkt i Word, redigera eller modigy och sedan spara från Word direkt i GCD. Det finns en liknande Outlook-plugin som gör att användare kan integrera GCD i befintlig e-post snarare än att försöka få diskussion via e-post och i kontraktshanteringssystemet, som du hittar i Onit-posten.
Några andra intressanta funktioner är en nedladdningsknapp som låter användare ta tag i den senaste versionen av alla listade dokument eller kontrakt, förhandsgranska funktioner i PDF- eller Word-versionerna som laddats upp till GCD (som är fullt sökbara och låter användare se dokumenten utan att ladda ner filen) och möjligheten att skicka e-post direkt från GCD.
Sammantaget är GCD exceptionellt lätt att lära sig och konfigurera. Det integreras i applikationer som dina användare antagligen redan har (som Microsoft Word, Excel och Outlook), och det möjliggör en omfattande anpassning. Att söka och rapportera är enkelt liksom att lägga till nya kontrakt, dokument och utföra arbetsflödesåtgärder. Det finns väldigt lite att hitta fel med i GCD, varför GCD är en av våra två vinnare av PCMag Editors Choice i denna roundup.
