Undersökning och bedömning av onit kontraktshantering

Onit Contract Management börjar på 3 000 USD per månad och är mindre av en fristående lösning än en bit av ett mycket större Onit-applikationsekosystem som täcker inte bara kontrakthantering, utan också affärsprocesshantering (BPM), försäljning, personalresurser (HR), efterlevnad, IT och mer. Kunder arbetar inom detta ramverk via Onit App Builder, som i princip låter kunder bygga anpassningsbara arbetsflöden över alla affärsprocesser de vill ha. Detta är ett mycket kraftfullt koncept om kunder omfattar hela plattformen. För bara kontrakthantering är det emellertid något mer komplex än de flesta av tävlingen och definitivt dyrare, vilket är vad som håller det bakom våra Editors 'Choice-vinnare i denna kategori, Agiloft och Updraft. Men om du letar efter en flexibel plattform med omfattande rapportering som kan hantera kontrakt och har mer än tillräckligt med utrymme att expandera i hela din organisation, är Onit uppgiften.

Prissättning och integration

Onits prissättning för kontrakthanteringslösningar börjar på 3 000 USD per månad, men företaget sa att prissättningen helt beror på konfigurationen. Onits prissättning kan variera baserat på arbetsflödeskomplexiteten och andra faktorer. Men lösningen prissätts genom att använda en prenumerationsmodell utan användargränser eller licenser. Prenumerationsavgifterna inkluderar programvaruunderhåll, support och uppgraderingar.

Onits integrationer erbjuds också på anpassad basis, men plattformen stöder en standardmetodik för att utveckla och leverera integrationspunkter beroende på kundens specifikationer. Onits standardgränssnitt består av SFTP / FTP och HTTPS samt SOAP och REST applikationsprogrammeringsgränssnitt (API) –nivåintegrationer. Onit integreras med DocuSign, Adobe Sign och Hello Sign för eSignature-funktionalitet.

Beroende på klientkrav uppgav Onit att företaget har byggt SOAP-integrationer för plattformar inklusive IBM Emptoris och OpenText, REST-integrationer med Google API: er och filbaserade integrationer med protokoll och tjänster som sträcker sig från Active Directory (AD) och SharePoint till SAP, Workday och en SQL-integration med Tableau, bland andra tjänster. Onit stöder också säkerhetsprotokoll inklusive SAML 2.0 single-sign on (SSO) och OAuth 2.0-autentisering.

Manging av kontraktets livscykel

Onit använder en kundbaserad app-strategi och använder Onit App Builder för att anpassa en organisations upplevelse kring företagens och avdelningsbehov. Standardinstrumentet för kontraktadministration och kontraktgranskning och godkännande har inte förändrats mycket sedan vår första granskning, vilket har lagt en tidslinjebaserad linjär kalender för kontraktsaktivitet upp för att spåra tillståndet för kontrakt i systemet.

Standardlayouten för Onit-gränssnittet är grått och Microsoft Excel-liknande, men huvudpanelen visas med färg längs den kronologiska tidslinjevyn. De interaktiva rapportwidgetsna nedan visar snabba snabbräknare-widgets med kontraktens utgångs- och godkännandenummer och fördelningar av kontraktstyper, värde och antalet kontrakt i varje fas i livscykeln i cirkel-, stapel- och linjediagram. Istället för att lägga rapporterings- och analysdata i en separat flik, som med Agiloft och Concord, centraliserar Onit rapporteringsdata som det första du ser när du loggar in. Detta förhindrar dig från att behöva tråkigt kamma igenom databaser eller e-postkedjor för data du behöver. Även om det inte finns lika många rapporteringsanpassningsalternativ som Agiloft eller avdelningsspecifika ROI-statistik som finns i Coupa Contract Lifecycle Management, är de interaktiva rapporterna väl utformade och drag-and-drop-instrumentpanelerna och fälten är helt anpassningsbara.

Den vänstra navigeringsmenyn innehåller också en mer djupgående rapportsida. Det är här du kan skapa ad hoc-rapporter filtrerade efter grupper, fas, kontraktstyp osv. Dessa kan sparas som det Onit refererar till som sparade "Visningar", tillgängliga från menyn och skickas ut som veckorapporter eller på en anpassad tidsram eller exporteras som Microsoft Excel-filer. Visningar kan också ställas in på en avdelningsnivå och en personlig nivå, så att en allmän advokats instrumentpanelvärden och synpunkter skulle skilja sig från till exempel en verkställande direktör.

För att starta den faktiska kontraktintagsprocessen trycker du helt enkelt på den stora plus (+) -knappen längst upp till höger på gränssnittet bredvid sökfältet. Härifrån ser du en anpassningsbar lista med alternativ baserade på de typer av kontrakt och förfrågningar som hanteras av din avdelning. Jag hade möjlighet att lämna in en ny begäran om juridiska tjänster, en ny granskning av kontraktet, ett formulär för avtalsadministration, ett standardavtal om icke-avslöjande (NDA) eller ett konfidentiellt informationsavtal (CDA).

Formen du ser är helt anpassningsbar, men kan standardiseras som en grundmall för olika typer av kontrakt. För att ange ett nytt avtal för granskning och godkännande av kontrakt, skrev jag in ett kontraktens namn och datum, den avdelning som det var kopplat till, tillsammans med kontraktstyp, belopp, utgång och anteckningar. Sedan fick jag möjligheten att ange information för andra parter som är kopplade till dokumentet och ladda upp den faktiska kontraktsfilen. Onit gör inte kontraktsförfattare inom plattformen; det är laserfokuserat på kontraktets livscykelrörledning, börjar med en kontraktförfrågan och flyttar kronologiskt genom affärsgodkännande, juridisk och finansiell granskning, signering och genomförande.

Den mest dynamiska delen av denna process är samarbete och förhandlingar, möjliggjort av all den inbyggda funktionaliteten som finns i varje kontraktsfil. Nya kontrakt och förfrågningar läggs till i huvudkontraktsförvaret, som är tillgängligt från menyn till vänster. Både rapportmenyn och kontraktsförvaret kan konfigureras med obegränsade anpassade vyer. Till exempel kan du borra ner till kontrakt från en viss leverantör eller tredje part, efter kontraktstyp eller avdelning, eller till och med via en mer komplex vy, till exempel "Alla NDA: er i laglig."

När du klickar in på ett kontrakt ser du godkännande pipeline uppåt, med ikoner som visar i vilket stadium av processen varje kontrakt för närvarande ligger. Till vänster kan du granska grundläggande kontraktsdetaljer tillsammans med livscykelmetriker, inklusive hur länge ett kontrakt har väntat på företagsgodkännande, juridisk granskning eller finansiell granskning, huruvida ett kontrakt är ute för undertecknande, etc. bredvid det är en inbyggd samarbetsmodul med förmågan att publicera kommentarer, länkar och bilagor som ett avtal förhandlas fram. En annan fin funktion är en unik e-postadress som genereras automatiskt för varje kontrakt, som kan användas för all korrespondens och förhandling som händer om kontraktet som ligger utanför Onit-systemet.

Det viktigaste är att det finns en tillvalspanel på höger sida av varje kontraktsida som låter dig uppdatera ett avtals nuvarande livscykelstatus (automatiskt återspeglas i den översta tidslinjevyn), och alternativ för att inleda kontraktsförhandlingar med specifika användare nativt inom kontraktet fil. Onit ger dig också den dynamiska förmågan att tilldela uppgifter inom denna miljö och koppla kontrakt och uppgifter till större projekt. Panelen ger dig också alternativ för att lägga till nya deltagare, lägga till anteckningar när ett avtal förhandlas fram och se hela revisionsspårshistoriken för användaråtgärder, kontraktsredigeringar och förhandlingar, fasändringar, e-postmeddelanden och mer.

Endast Concord tillhandahöll denna nivå av inbyggt samarbete, granskningsbarhet och uppgiftshantering för de plattformar som vi testade under denna omgång, och inte med nivån på inbyggd fasändring och förhandlingsfunktioner som finns i Onit. Det här gränssnittet skapar en neutral portal för representanter för att diskutera avtal, dela redlineändringar och uppdatera faser tills ett körbart avtal är klart för undertecknande. ContractWorks ger dig en liknande topp-down-vy över att spåra ett kontraktsdokumentets livscykel, men utan den extra samarbets- och förhandlingskomponent som Onit tillhandahåller för att lösa hela arbetsflödet inom en delad portal.

Slutligen, när ett kontrakt är klart för signering och fasen uppdateras till "Klar för signatur", låter Onit dig dra och släpp signaturfält till dokumentet - synkroniserat med DocuSign, Adobe Sign eller Hello Sign - och skicka kontraktet till eSignature-leverantörerna. Du kan skapa ett automatiskt arbetsflöde för godkännande av kontrakt som leder ett kontrakt från en part till en annan för att underteckna. Och när kontraktet har undertecknats via tredjepartsleverantörer av eSignature, flyttar Onit automatiskt kontraktet till fasen "Exekverad", tilldelar ett datum för genomförandet och släpper den signerade PDF-filen i fältet Exekuterat kontrakt. Härifrån kunde jag klicka in i PDF-filen och bläddra igenom för att se de signerade fälten på olika punkter under hela kontraktet.

En dynamisk kontraktsplattform

Onit är inte billig jämfört med de flesta andra produkter som testats i denna roundup. Men det har de bästa naturliga samarbets-, förhandlings- och hanteringsfunktionerna för naturliga kontrakt, med granulär kontroll i arbetsflödet från slutet till slut. Editors 'Choice Agiloft har den slagit om anpassning och rapportering, medan Concord ger dig en enklare användarupplevelse med kraftfulla kontraktförfattande funktioner. Men för företag som söker en företagsklar plattform som kan hantera flerpartsförhandlingar och ta ett kontrakt från begäran och godkännande hela vägen till undertecknande och genomförande - och allt inom en central erfarenhet - är Onit en kontrakt för livscykelföretagens dröm.