Ooma kontor granskning och betyg

Ooma Office börjar på $ 69, 99 för ett internetprotokoll (IP) stationär telefon och $ 19, 95 per användare per månad för att få åtkomst till tjänsten. Sammantaget är detta ett solidt telefonsystem för företag, även om det är en annan leverantör som syftar till den lilla änden av småföretagets kundspektrum. En typisk Ooma-kund letar efter mer funktionalitet som de kan få med en avancerad telefoni-lösning eller hemorienterad VoIP-tjänst, men inte alla avancerade funktioner som du kan få med de högre spelarna, till exempel med våra redaktörer Valvinnare AT&T Collaborate och RingCentral Office.

Men även om ett litet företag inte behöver alla de senaste kommunikations- och samarbetsfunktionerna kan det fortfarande hitta mycket värde i Ooma Office: s mer förenklade strategi. Arbetare kanske inte kräver saker som samtalinspelning, intelligent samtalsvisning och videokonferenser, allt erbjuds av avancerade tjänster, som våra Editors 'Choice-vinnare. Om så är fallet, kommer organisationen förmodligen att dra nytta av Oomas solida thogh mer grundläggande inträde i IP-telefoni kapacitet, även om dess främsta attraktion sannolikt kommer att vara den enkla installationen och inköpsprocessen utan kontrakt. Medan företaget säger att Ooma Office kan skala till hundratals rader, indikerar våra tester att det passar bäst för kontor med ett relativt litet antal anställda som behöver sina egna anknytningar.

Sedan vår tidigare granskning har Ooma gjort betydande ändringar i sitt användargränssnitt (UI) och till en del av den underliggande programvaran. Ooma Office inkluderar nu förbättringar som en virtuell receptionist, samtalsparkering, ringgrupp-ID och tilläggsövervakning för receptionister eller administratörer. Det finns också en intercomfunktion så att du kan irritera flera personer samtidigt.

Hårdvara

Oomas basstation är i huvudsak en svart låda som låter dig ansluta analoga telefonienheter till Ooma-tjänsten. Om du väljer att köpa Ooma med en basstation måste den vara ansluten till ditt nätverk, som i testnätverket var en Gigabit Ethernet-switch på nätverkets fiberkärna. Du kan undvika en basstation genom att helt enkelt välja att använda en IP-telefon utan en basstation, eftersom de kan ansluta direkt till Ooma. Idag kräver de flesta stora PBX-leverantörer inte annan hårdvara än skrivbordstelefoner, och i de flesta fall är till och med de valfria för organisationer som föredrar att deras anställda använder softphones eller till och med sina egna mobila enheter. Det är säkert billigare i vissa fall, även om det kan ge sina egna huvudvärk i mobila företag i större organisationer.

Med tanke på det enkla och lilla fotavtrycket från Ooma-basstationen (4 tum med 4 tum och 1 tum, vilket är mindre än de flesta fyra-port-routrar), och det faktum att tjänsten annars fungerar mycket som andra moln PBX-erbjudanden, basstationsalternativet bör fortfarande vara attraktivt för många. Detta är särskilt fallet om du byter ut ett gammalt proprietärt telefonsystem med ett som har ett mycket större hårdvaruavtryck. En varning är att varje Ooma-basstation kan stödja högst fem dedikerade användare, även om Ooma Office stöder upp till fyra basstationer per kund för totalt 20 analoga användare. Du kan dock fortsätta lägga till IP-telefoner utöver det numret.

Ooma basstation

Eftersom Ooma-tjänsten för närvarande bara känner igen fyra basstationer per kund måste du utvärdera ekonomin och din aptit för att hantera flera enheter. I min utvärdering använde jag bara en Ooma-basstation. Kom ihåg att detta endast avser antalet anställda som du använder telefonihårdvara som kräver en basstation för att se molntjänsten. Om du använder IP-telefoner ansluter den typen av hårdvara direkt till tjänsten, så enligt Ooma finns det ingen gräns för ditt användarantal om du skulle välja att gå detta sätt.

En anmärkningsvärd egenskap hos Ooma Office är den trådlösa DECT 6.0-radion inbyggd i Ooma-basstationen. Företaget erbjuder ett paket med två Ooma Linx-enheter som har analoga RJ-11-portar eller så kan du köpa basstationen utan Linx om du inte har några planer om att använda dem. Genom att ansluta Ooma Linx-kringutrustning till valfri eluttag kan kunder ansluta en analog telefon eller till och med trådlösa telefonsystem som stöder flera telefoner som ansluter till den linjen. Medan vi inte testade Linx för den här uppdateringen, tillhandahöll Ooma en Ooma DP1 trådlös telefon som fungerar med basstationen. Det här är en vanlig kontortelefon med en trådbunden telefonlåda som ansluts trådlöst till basstationen.

Ooma Linx

På varje Ooma-basstation kan du koppla upp till fyra Ooma Linx-enheter. Om du vill lägga till mer kan du köpa basstationer. Det är här du måste göra matte för att se om ekonomin fungerar för dig. Att installera Linx är en triviell åtgärd, så det handlar verkligen om din budget och antalet telefonförlängningar du behöver för att ansluta.

Ooma Office-basstationen säljer för $ 99, 99 från Ooma, även om den finns för mindre från tredje parts återförsäljare, inklusive Amazon. Linx-enheterna säljer för 49, 99 dollar (eller mindre från Amazon). Dessa återförsäljare kan erbjuda en mängd olika paket inklusive Linx-enheter eller DP1-telefonen.

Uppstart

Beroende på var du köper din hårdvara måste du skapa ditt konto på företagets webbplats. Det första du kommer att märka är valet att logga in på Administratörsportalen eller Användarportalen. Välj den orange färgade knappen "Aktivera ditt konto" (se figur 1).

Bild 1. För att ställa in din tjänst, välj den orange "Aktivera ditt konto" -knappen längst ner i administratörens inloggning.

Om du köper din Ooma-utrustning direkt från företaget, bör ditt konto skapas som en del av försäljningsprocessen, vilket innebär att hårdvaran ska vara förkonfigurerad så att allt är plug-in-play. Detta var alternativet som valts när vi fick vår utrustning från Ooma, och det var gröna klistermärken överallt som tillkännagav detta faktum. Tyvärr fungerade den processen inte ordentligt under våra tester, vilket krävde viss intervention från Oomas kundtjänst för att få saker att fungera. Ooma-stöd var dock utmärkt, så processen var inte så smärtsam som den kunde ha varit.

Om allt fungerar korrekt fyller du helt enkelt in fälten på aktiveringsskärmen med de grundläggande frågorna inklusive basstations-ID, som du kan hitta längst ner på enheten (se figur 2). Sedan ansluter du till basstationen och väljer "Gå till Ooma Office Manager", som leder dig till Express Setup Assistant. När ljuset längst ner på basstationen blir blått är du ansluten. Det tar vanligtvis under 5 minuter, men om en firmwareuppgradering krävs kan det ta upp till 30 minuter enligt företaget.

Bild 2. Aktivera din basstation med koden på enhetens botten.

Ooma-basstationen har en Ethernet-kabel för anslutning till din router. När ljuset längst ner på basstationen blir blått, vet du att det är anslutet till nätverket. Expressinställningen i administratörsportalen låter dig enkelt tilldela användare till tillägg. Under användarinställningsprocessen kan du ange en analog telefon ansluten till basstationen, Ooma Linx-enheten, en mobilapplikation (Android eller iOS) och en av de IP-telefoner som Ooma erbjuder. Du kan också ställa in behörigheter att vidarebefordra inkommande samtal till ett externt nummer. Hanteringskonsolen visar också varje användares förmåga att få åtkomst till Conference Server-bron och virtuella faxsändningar och -mottagningar som tillhandahålls med tjänsten (se figur 3).

Bild 3. Administratörsinställning av varje användarutvidgning, den virtuella mottagaren, ringgrupper och andra funktioner.

I installationsprocessen kan administratörer skapa ringgrupper som försäljning eller ekonomi. Du kan ställa in den för att ha alla tillägg i en gruppring samtidigt eller i följd (se figur 4). Avancerade alternativ låter dig bestämma om du ska skicka en samtal till röstbrevlådan eller överföra samtalet till ett annat tillägg efter ett administraturdefinierat antal ringsignaler. Att definiera vilka tillägg som ska inkluderas i en ringgrupp är intuitivt.

Figur 4. Ringgruppsinställningen är intuitiv.

Medan Ooma Office stöder Direct Inward Dialing (DID) för att låta anställda ringa varandras egna interna telefonnummer, kan de som ringer ditt företags huvudlinje ha sina samtal dirigerade av den virtuella receptionisten (figur 5). Du kan ställa in din meny med val, till exempel för att få åtkomst till en ringgrupp (till exempel försäljning eller finans), välja en anknytning eller komma åt en företagskatalog. När du har kartlagt dessa alternativ kan du skriva ett skript som automatiskt hälsar uppringare med dina menyalternativ.

Den virtuella mottagaren på Ooma Office är syntetiskt klingande men tillräckligt och erbjuder dig valet av en manlig eller kvinnlig röst. Kom ihåg att inkludera kommatecken för pauser i ditt skript för en mer naturlig hälsning. Om du föredrar att dina anropare hälsas med en mänsklig röst, kan du förinsätta och ladda upp den. I båda fallen är den virtuella mottagningshälsningen lätt att konfigurera och ändra när som helst.

Bild 5. Inställning av virtuell mottagare.

Konfigurationsalternativ

Varje användartillägg innehåller ett dedicerat telefonnummer, ett separat virtuellt faxnummer och åtkomst till Virtual Conference Server. Administratörer kan avgöra om de ska ge anställda tillgång till Virtual Conference Server. $ 19, 95 per månad per användare kostar också ringgrupperna, Virtual Receptionist och gratis nummerporting, som du kan initiera under installationsprocessen (figur 6).

Figur 6. Porting av befintliga nummer ingår och utförs enkelt genom installationsprocessen.

Användare kan välja flera unika lokala telefonnummer med olika områdeskoder till en kostnad av $ 9, 95 varje per månad. Din initiala tjänst levereras med ett gratis 800-nummer med 500 inkommande samtal minuter per månad och 3, 4 cent per minut utöver det. Ytterligare avgiftsfria nummer finns tillgängliga från $ 9, 95, även med 500 gratis minuter och 3, 4 cent för ytterligare minuter. Varje användare kan ringa eller ta emot samtal från antingen Cisco- eller Yealink-IP-telefonerna som erbjuds av Ooma, analoga telefoner (kabeldragna eller trådlösa) anslutna till Linx eller till Ooma Base Station och en mobiltelefonklient. Även om administratörer kan ge användare tillgång till alla dessa samtidigt, begränsas varje användare till att använda en av varje enhetstyp i taget. Det betyder att även om användare kan installera Ooma Office-appen på mer än en enhet (inklusive deras mobiltelefoner och surfplattor), kan de inte ha alla anslutna samtidigt.

Tjänsten erbjuder emellertid vidarekoppling till land- eller mobilnummer. Det skulle också vara trevligt om det fanns en app för Mac- och Windows-datorer så att människor kan använda sina stationära datorer eller bärbara datorer som sin telefon. Webklienten låter användare initiera telefonsamtal genom att mata in eller klistra in numret och välja den enhet som ska användas för samtalet (figur 7).

Bild 7. Ooma Office har inte en Mac- eller PC-klient, men du kan initiera samtal från ditt skrivbord, bärbar dator eller vilken som helst webbtillgänglig enhet.

Användarupplevelse

Om du vill att dina användare ska ha IP-telefoner på skrivbordet, kan du välja mellan ingångsnivån, tvålinjer T21P E2 från Yealink ($ 69.99) eller den mer funktionella T23G från Yealink ($ 99.99), som Ooma tillhandahöll för denna recension. T21P E2 har två-linjeknappar för upp till fyra samtalssamtal och fyra funktionstangenter, medan T23G kan stödja tre rader och upp till sex samtidiga samtal.

Ooma erbjuder också två Cisco-telefoner: SPA 303 ($ 109, 99) med tre rader och stöd för sex samtidssamtal och fyra-linjers SPA 504G, som kan hantera upp till åtta samtalssamtal. Ooma erbjuder även CP920 IP-konferenstelefon från Yealink för 399, 99 dollar.

Kvaliteten på Yealink T23G-testenheten var tillräcklig. Ooma DP1 var en högre telefon, men den måste användas tillsammans med Ooma-basstationen. Den andra telefonen som vi använde för att testa var en billig Vtech CD-1103 analog telefon (7, 98 dollar på Walmart) som du skulle använda för att berätta för en anställd att de borde börja arbeta med sitt CV. Konstigt nog var det Vtech som hade bäst ljudkvalitet.

En begränsning av telefonvalen är att du måste hämta dina telefoner från Ooma från en återförsäljare som har konfigurerat telefonerna specifikt för Ooma. Du kan inte bara lägga till SIP-telefoner som du redan har tillgängliga eller som du får någon annanstans till Ooma-nätverket.

Liksom många moln-PBX-tjänster idag, kan användare som inte behöver en skrivbordstelefon använda alla funktioner i Ooma Office på sina mobiltelefoner med Ooma-mobilappen och många av funktionerna på sina analoga telefoner.

Nyckelfunktioner

Förutom de funktioner som redan nämnts, erbjuder Ooma Office musik på nätet, samtalsöverföring, uppringning för förlängning, samtalsrapporter och möjligheten att skapa samtalsrutningsregler baserade på definierade öppettider. Trots att de saknar de extra funktioner som dess rivaler erbjuder - ofta till ett högre pris - verkar de begränsade alternativen vara att översätta till färre potentiella problem för raslande kunder. Det är kanske därför Ooma Office toppade nyligen PCMags Business Choice Awards.

Ooma är oapologetiskt att dess moln-PBX är designad för de minsta småföretagen. Emellertid förvärvade företaget Voxter 2018, som erbjuder en Unified Communications-as-a-Service (UCaaS) som är mer fokuserad på företagets användare. Som ett resultat har Ooma bytt namn på sin Ooma Office-grupp "Ooma Business", som kommer att bestå av de två erbjudandena (företaget har också bostadskommunikations- och hemsäkerhetsföretag).

Sammantaget, vad dess avancerade Ooma Office-tjänst saknar i pizzazz, kompenserar företaget med en praktisk telefontjänst riktad direkt mot mindre företag. Om du primärt letar efter en enkel lösning är Ooma ett fast alternativ, särskilt eftersom det inte kräver ett kontrakt. Om du bara kommer in i moln PBX är Ooma ett ganska säkert första steg.