Paychex redovisning och betyg online

Paychex Accounting Online släpptes först i slutet av 2013, men de två integrerade applikationerna som innehåller det har funnits mycket längre. Den centrala redovisningsapplikationen är kanadensiska tjänsten Kashoo, som nu finns som ett integrerat paket med Paychex Online Payroll. Paychex-varumärket är dock mer än 40 år gammalt och är ganska välbekant för näringslivet. Lösningar, personalresurser och outsourcing-lösningar för fördelar respekteras och används av mer än en halv miljon amerikanska företag. Kashoo, å andra sidan, är jämförelsevis ny; Det är en solid bokföringswebbplats med dubbla poster som är lätt att förstå och använda. Men Paychex Accounting Online (från $ 27 per månad, plus avgifter) saknar många av de funktioner som finns i konkurrenterna, såsom inköpsorder, omfattande kontaktposter, spårning av objekt och transaktionskategorisering.

Hybridmetoden är ett bra exempel på småföretagens bokförings utveckling i takt med att det rör sig in i molnet. Vissa företag, som Intuit och Xero, tillhandahåller en grundläggande redovisningslösning och en lönebehandlingsapplikation som integreras sömlöst. Andra organisationer samarbetar med varandra och integrerar relaterade webbplatser, som är fallet med Paychex Accounting Online. Detta har hänt i flera år redan, det bästa exemplet är förmodligen Intuit App Center, som har hundratals tillägg som utvidgar användbarheten för QuickBooks desktop och QuickBooks Online Plus, inom områden som CRM, fakturering och fakturering och tid / kostnad förvaltning.

Fordringar och fordringar

Paychex Accounting Online skulle bäst tjäna småföretag med blygsamma kundfordringar och betalningsbehov, men som behöver verklig bokföring med dubbla poster utan att behöva förstå bakgrundsdebiteringar och krediter. Det levereras med ett anpassningsbart diagram över konton (bäst anpassat av en redovisningspersonal, som du kan bjuda in för att övervaka din aktivitet) och vanliga finansiella rapporter: balansräkning, vinst och förlust och provbalans. Du kan exportera dessa till PDF-, Excel-, CSV- och HTML-format. Du kan ange transaktionsjusteringar, men att hantera debiteringar och krediter lämnas bäst till din bokföringspersonal.

Webbplatsen använder inte termen "kundfordringar." Snarare klickar du på fliken "Inkomst" för att öppna dina alternativ där. Du kan ange diverse inkomster, en faktura eller en betalning. En postmall för dina kunder innehåller mycket enkel kontaktinformation, med några andra listrutor för variabler som villkor och inkomstkonto. Fakturamallen är ungefär jämförbar med de som erbjuds av konkurrenter eftersom den innehåller de grundläggande fälten för saker som moms, villkor och förfallodag. Och du kan maila dem till kunderna.

Men du kan inte tilldela fakturor till kategorier som säljare, division eller plats, och dina kunder kan inte heller returnera en betalning via kreditkort (det finns inget stöd för säljarkonton). Det finns ingen spårning av lagernivåer (även om en grundläggande artikelpost finns) eller alternativ prissättning (rabatter etc.). Den enda rapporten som erbjuds här är åldrade fordringar, vars enda anpassningsalternativ är slutdatum.

Detaljnivån och anpassningen är likadan för betalningsbara konton eller "Utgifter." Du kan fylla i ett formulär som beskriver en kostnad eller en faktura och registrera betalningar. Leverantörsrekordmallar kommer att tjäna enkla företag bra, men de är inte lika detaljerade som Xeros, till exempel. Åldriga fordringar är den enda rapporten som finns tillgänglig här.

Bank i molnet

De bästa online-redovisnings- och personliga finansieringslösningarna (faktiskt de flesta av dem, period) låter dig ansluta till de finansinstitut där du har konton och ladda ner transaktioner. Paychex Accounting Online är inget undantag. Du väljer helt enkelt namnet på din bank eller kreditkortsföretag och anger dina inloggningsuppgifter för dessa webbplatser. Paychex Accounting Online gör sedan en anslutning och gör den första nedladdningen. Du kan också ladda upp kontoutdrag manuellt.

Du kan naturligtvis också skriva in inkomst och transaktioner manuellt. Och du kan överföra medel mellan konton. Men Paychex Accounting Online erbjuder inte den mer sofistikerade, pågående bankavstämningsfunktionen som Xero och QuickBooks Online Plusdo. Det fungerar på samma sätt som att förena på papper. Du måste sätta en bock framför alla transaktioner på webbplatsen som visas på ditt pappersuttalande, plus markera dina online-transaktioner i ditt kontoutdrag. Detta verkar som duplikatinmatning, som online-bokföring var tänkt att undvika.

Ett logiskt arbetsflöde

Paychex Accounting Online var tydligt utformat med den icke-redovisade proffsen i åtanke. Dess användargränssnitt är rent och rensat och använder språk som lagfolk skulle förstå. Det vänstra fältet innehåller textlänkar till alla delar av webbplatsen. Först är naturligtvis Dashboard, som är lite atypisk för denna typ av webbplats. Mitt på skärmen, som normalt innehåller viktiga affärsnummer, innehåller två fönster med flikar: en för att skriva in inkomst och en annan för utgifter.

Denna layout liknar vad du ser när du klickar på de enskilda inkomst- och kostnadslänkar, även om instrumentpanelen inte visar transaktionshistorik i den nedre delen av skärmen. Dina affärsdata i realtid - främst kontosaldot - visas i den högra vertikala rutan. Och det finns inga diagram eller diagram.

Länkar till andra områden på webbplatsen visas i det vänstra fältet. Till skillnad från online-redovisningslösningar som är mer komplexa är Paychex Accounting Online okomplicerat nog att allt stavas ut i den här rutan, även de enskilda rapporterna (som är få). Klicka på en länk, så visas den huvudsakliga arbetsskärmen för den aktiviteten i stället för att presentera en annan meny med undervänkar.

Paychex-anslutningen

Medan konkurrerande onlinebokföringssajter långsamt har byggt sina egna välintegrerade löneapplikationer gick Paychex åt andra håll. Den byggde en ny lösning genom att underlätta integrationen av Paychex Online Payroll med befintlig redovisningstjänst Kashoo, som nämnts tidigare. Du anger löneinformation i Paychex-applikationen och importerar den sedan manuellt till bokföringssidan. Beräkning av löneskatt och arkivering / betalning stöds. Paychex publicerar inte priser; snarare måste du begära en offert.

Paychex Accounting Online är inte en svår webbplats att lära sig ganska snabbt, men alla som är nya inom bokföring kommer troligtvis att kräva viss förtydligning och hjälp, trots appens vanliga engelska inställning till det UI - det är bara kontotdjurets natur. Webbplatsen stöder användare med olika hjälpresurser, inklusive videor, webbseminarier, artiklar online, chat och telefon. Mobil åtkomst är tillgänglig för båda applikationerna på iOS-enheter, men Android-stödet är begränsat till själva löneapps.

Det är bra att se leverantörer av finansiella lösningar samarbeta för att ge företags applikationspaket som är vettigt. Om du redan använder Paychex-löntjänster och vill gifta dig med dem till mycket grundläggande bokföringsfunktioner med dubbla poster är Paychex Accounting Online verkligen värt att överväga. Om ditt företag behöver mer funktionalitet än Paychex Accounting Online erbjuder, liksom komplett, smidigt integrerad lönebehandling, är QuickBooks Online Plus, PCMag's Editors Choice för online-redovisning, ett bättre val.