Kvitto bank granskning och betyg

Kommer du ihåg de gamla dagarna med pappersprocesser? Dagens programvarupaket för spårning av utgifter verkar emulera dessa tekniker. Det var en tid då vi skulle fylla ett kuvert fullt av kvitton och kombinera det med en kalkylrapport som beskriver hur vi spenderade företagets pengar. Efter att avdelningschefen hade gått av, fick bokföringsavdelningen kontrollera att varje kvitto hade en tillfredsställande förklaring, och vice versa. Kvitto Bank (som börjar på $ 14, 99 per månad för en solo-användare) tar en något annorlunda inställning, vilket kan vara en bra passform för vissa små företag. Det fungerar kraftfullt - och framgångsrikt - för att svara på enskilda kvitton snarare än formella "rapporter". Den tillåter alla som har fått "godkännandestatus" att ge ett OK för återbetalning. Och det förlitar sig starkt på integration med tredjepartsapplikationer, särskilt molnbaserade bokföringsapplikationer, för att utföra den tunga back-end-lyftningen. Även om du letar efter mer traditionell topphantering av utgifterna, kolla in våra redaktörers val, certifiera nu, Rydoo och Expensify.

Räkna transaktioner, inte användare

Istället för att debitera per aktiv användare, liksom Expensify, baseras mottagningsbankens betalningssystem på antalet behandlade artiklar per månad. Ensam entreprenörer som vill spåra utgifter kan komma igång för $ 14, 99 per månad för 50 bearbetade artiklar, $ 29, 99 för 100 behandlade artiklar eller $ 44, 99 för 150 artiklar och fortsätta upp till $ 202, 49 för 675 artiklar. Företag med mer än en användare betalar $ 25 per månad för 50 behandlade artiklar, $ 40 för 100 artiklar, $ 55 för 150 artiklar och upp till $ 220 för 675 artiklar.

Dessa räkningar är emellertid på ett rullande tremånadersmedelvärde, så du kan ha ett tungt reseplan i september följt av två månaders ledig tid, utan att behöva uppgradera på grund av till exempel en årlig konferens. Dessa prenumerationer inkluderar alla automatiserad mottagningsskanning (OCR) för mottagning av optiskt tecken, 256-bitars Secure Sockets Layer (SSL) -säkerhet (vilket innebär att användare kanske kan överge användning av ett virtuellt privat nätverk (VPN) om de skickar in kvitton från vägen), integration med online-bokföringsapplikationer (inklusive Intuit QuickBooks) och datadelning med en separat organisation, vanligtvis ett företags småföretagskontor eller bokförare.

Och något som inte erbjuds av någon av de andra tjänsterna: En tjänst för egenföretagare som är gratis om den är begränsad till 10 kvittenskanningar per månad. Annars kostar det $ 24.99 för 50 skanningar i månaden och $ 49.99 per år för över 50 skanningar. Tyvärr finns det inget gratis medlemskap, men det erbjuds en 14-dagars gratis provperiod för enanvändarplanen. Eftersom jag ville testa godkännandeprocessen begärde jag och fick en kostnadsfri testversion av versionen med flera användare.

Ta en bild, fånga upp data

Liksom med de andra kostnadsapplikationerna anger du data i kvitto-banken med en mobilapp, en webbläsaruppladdning, genom att vidarebefordra e-post till ett dedicerat ID för varje anställd, eller via företag eller personlig kreditkortsynkronisering. Det har några fristående sätt att få data till systemet också. Kvitto Bank kan importera kvitton och fakturor från PayPal eller Dropbox. Det senare är särskilt coolt: Personal kan fylla sina kvitton i en dedicerad Dropbox-mapp, från vilken kvitto-banken extraherar filer var 24 timmar. Efter att ha bearbetat dem flyttar det kvitton till en annan dedicerad mapp.

Receipt Banks mobilapp är en tydlig vinnare i avdelningen för användarvänlighet, vilket verkligen minimerar tiden en anställd spenderar med datainmatning. Du tar ett foto av ett kvitto, klickar på "skicka för bearbetning", och ett tag senare visas de analyserade uppgifterna för dig att dubbelkontrollera och skicka till godkännaren. En riktigt trevlig tidsbesparing som vi inte sett någon annanstans: Du kan ställa in kameran så att den fotograferar flera kvitton, en efter en eller en kvitto som har mer än en sida. Kvitto Bank gör sitt bästa för att identifiera transaktionsdatum, valuta, skatt, leverantör och kategori. Om det känner igen kreditkortet som används för transaktionen synkroniserar det posterna med din bokföringsapplikation, så att du inte behöver ange ett objekt två gånger.

Å andra sidan finns det inget sätt att manuellt ange en kostnad utan någon form av kvitto? vilket kan vara ett problem för kostnadsföring, säg tipset du lämnar för ditt hotellrums hushållerska. På förfrågan föreslog en företrädare för företaget att lägga till en handskrivet anteckning.

OCR-processen tar lite längre tid än vi föredrar. I test verkade det ta ungefär en timme, även om vi inte använde en timer. Men kvitto Bank gör det värt att vänta. Det gör ett anmärkningsvärt bra jobb med att förvandla till och med avsiktligt slarvig handskrivning i exakt text. När vi vidarebefordrade ett Uber-kvitto från en Budapest-resa till den personliga e-postadressen, skannade mottagningsbank korrekt den ungerska Forint-avgiften, utförde valutatransaktionen och registrerade US-dollar i kostnadsfältet. Ett annat plus: Du kan, om du behöver, enkelt dela en kombinationsfaktura, säga, en hotellräkning, i enskilda rader.

Massor av mer information kan också fångas och hanteras. Bland dem: Du kan skapa regler för en viss leverantör, alltid tilldela sina transaktioner till en viss kategori eller klient. Du kan dela utgifter. Och du kan exportera dina personliga utgiftsdata till en PDF eller ett kalkylblad, till exempel Microsoft Excel. Webbplatsens instrumentpanel visar en artikel och en sammanfattning av användningen. Inkorgen visar utestående kvitton, valfritt inklusive kategorier, klienter eller projektnamn. På en skärm kan du redigera flera objekt samtidigt innan du lägger till dem i en rapport och skickar in för godkännande.

Verktyg för att göra revisorer lyckliga

Kvitto Bank har tre användarnivåer: administratör, kostnadsgodkännare och grundläggande användare. Administratörer ställer in företagets regler och policyer och har tillgång till hela inkorgen. Godkännare har en något annorlunda roll: De kan inte ändra kontoinställningar, men alla godkännare kan logga av på någon avsändares rapport utan en formell hierarki. Företaget planerar att få in flera godkännare någon gång i höst.

Dessa tre nivåer innebär också att mottagningsbankens metoder för godkännande skiljer sig från någon av de andra vi har arbetat med. Godkännare informeras om hur många saker som väntar på deras uppmärksamhet. Som godkännare kan du klicka på själva objektet för att se mer information, inklusive fotot på kvittot. Godkännandet är helt manuellt. Om du ser något du inte gillar kan du klicka på en liten flaggikon framför objektet; Du kan också lämna en anteckning. Men det finns inget sätt att automatiskt flagga en policyöverträdelse, och det enda sättet att skicka tillbaka en problematisk post till en anställd är att skicka en CSV- eller PDF-kopia av posten tillbaka med hjälp av en något obskur e-postfunktion.

Dessutom kräver inte kvittobanken att användare ska lita på kostnadsrapporter. Användare behöver inte skicka in eller skapa "resa till New York" -samlingar; en kontorsadministratör kan tilldela kvitton till en rapport för deras räkning. Du kan också ge åtkomst till din revisor eller bokförare för att lägga till nya objekt, redigera objekt, extrahera eller trycka data från ditt konto.

Inställningen är enkel: Med inställningsområdet kan du behålla både din personliga inställning och dina användares. Intressant nog, när du lägger till användare tillhandahåller du (inte användaren) ett lösenord (ett föreslås för dig), som sedan e-postas till användaren.

Kvittobank lyser verkligen i sin integration med redovisningsprogram - börjar med antalet dem som den stöder: Xero, Intuit QuickBooks och FreshBooks, FreeAgent, KashFlow, Twinfield, Sage One och Sage 50. Du kan ansluta kvitto Bank med endast en redovisningsprogram åt gången. När jag integrerade systemet med mitt FreshBooks-konto tog det över alla kategorier som använts, liksom projektnamn och klienter. Därefter förlitar den sig på den externa ansökan för allt från kostnadsersättningar till konton som ska betalas till rapporteringstrender. Du kan inte lägga till nya kategorier eller projekt. Istället måste du gå till FreshBooks (eller vilket system du använder), lägga till dem där och sedan synkronisera.

Även om vi gillar det faktum att kvitto Bank tar med sig redovisningskategorierna, har vi en tvist om hur den presenterar dem. Vi är säkra på att bokföringsförmåner uppskattar programvaruförteckningskategorierna efter GL-nummer (0030 - Måltider och underhållning) men från en användares perspektiv föredrar vi en alfabetisk organisation (istället för att bläddra igenom alla siffrorna) eller på andra sätt att hitta alternativen (till exempel "Vilka kategorier kan jag välja mellan på en bilresa?").

Det finns flera andra problem som skiljer kvitto bank från andra. Till exempel, medan programvaran flaggar vissa problem, till exempel ofullständiga inlämningar, flaggas inte automatiskt brott mot policyn. Dessutom finns det ett antagande om att godkännanden (eller avslag) kommer från redovisning snarare än den ursprungliga godkännaren. En av de första saker du blir ombedd att göra när du börjar arbeta är att integrera kvitto bank med ett redovisningsprogram.

Gott görs för att göra livet enklare för bokföringsföretag som stöder småföretag. Du kan importera data via Dropbox och MyFirmsApp (för bokföringsföretag). Det finns också lönebaserad integration med KeyPay och PaySuite, och ännu mer integration med fakturering och faktureringstjänster, inklusive Gusto och Bill.com.

Kvitto Banks hjälpfunktioner är utmärkta. Om du klickar på Hjälp-knappen i det nedre högra hörnet på varje sida kommer det att visa flera relaterade ämnen eller låta dig skriva in din fråga. Det allmänna hjälpcentret har ett brett utbud av svar och instruktioner. Det finns också en mängd videobaserade utbildningar.

Kvitto Bank gör inte allt på förväntat sätt. Företag med starka "Vi gör det på detta sätt!" tankesätt kan komma att avskräckas av vissa saker, såsom dess platta och ibland förvirrande godkännandehierarki. Dessutom kan egendomar som oförmågan att skapa en kostnad utan kvitto eller returnera en problematisk kostnad för korrigering göra saker mer besvärliga än nödvändigt. Annars är det nära de bästa systemen, som våra Editors 'Choice-vinnande verktyg Certify och Rydoo.