Granskning och betyg av Smartsheet

Varje framgångsrik verksamhet använder redan kalkylblad och förmodligen för mycket mer än bara budgetering. Smartsheet förvandlar de kända raderna och kolumnerna med celler till en projekthanteringsapp. Resultatet är en unik hybrid som kan hantera allt från budgetering och rapportering till resurshantering och uppgiftsspårning. Den här molnbaserade appen gör verkligen kalkylblad smartare och för vissa typer av arbete kan det vara att föredra framför en mer traditionell plattform för projektledning. Om väl beprövad är mer vad du hade i åtanke, se dock till våra mer traditionella Editors 'Choice-vinnare inom projektledning, Zoho Projects och Teamwork Projects.

Prissättning och planer

Smartsheet erbjuder fyra nivåer av service samt en 30-dagars kostnadsfri testperiod. Den har dock inte en kostnadsfri tjänstnivå. Det finns två plantyper som du kan registrera dig direkt från webbplatsen: Standard individ ($ 19 per person per månad eller $ 168 per person när du betalar årligen) och Standard Business ($ 32 per person per månad eller $ 300 per person per år). Det fanns tidigare ett alternativ som heter Smartsheet Team, men det har upphört.

Dessutom har Smartsheet en Enterprise-plan och Enterprise Premier. Båda dessa servicenivåer är utformade för stora organisationer som behöver omfattande administratörs- och säkerhetskontroller. Kontakta företaget för en prisuppgift för något av företagets alternativ.

För att få den kostnadsfria prövningen behöver du en företags e-postadress - vilket betyder att det inte är ett uppenbart gratis e-postkonto. Du behöver dock inte kreditkort. Den kostnadsfria prövningen har också några begränsningar. Till exempel kan du bara ha 50 ark åt gången. Du kan dock dela arken med ett obegränsat antal kollaboratörer och lägga till kollegor för att prova några av affärsplanens funktioner. Varje person får också 5 GB utrymme. Du kan leka med Smartsheet-formulär (det här är webbformulär och andra typer av datainsamlingsformer), men du kan inte publicera dem medan du använder den kostnadsfria testversionen.

Skillnaden mellan kontot Standard Individual och Standard Business beror på begränsningar för vissa funktioner och användaradministrationsfunktioner. Enskilda konton kan ha 10 samarbetspartners per artikel, totalt 10 ark, fem rapporter och en instrumentpanel. Denna nivå levereras med 50 GB lagringsutrymme per licensierad användare. Företagskonton får obegränsade medarbetare, rapporter och instrumentpaneler, och de kan ha 100 ark per licensierad användare. Företagskonton får också 100 GB lagringsutrymme per licensierade användare; kontroller för hantering av användare, grupper och resurser; och åtkomst till aktivitetsloggar.

Prisjämförelser

Hur jämför Smartsheets pris och värde med andra appar? Det beror verkligen på hur du använder tjänsten. Om du till exempel använder den för projekthantering är priset jämförbart med mellanklassappar i den kategorin, som går mellan $ 30 och $ 45 per person per månad. De mest konkurrenskraftiga priserna för projekthantering kostar allt från mindre än $ 5 till $ 12 per person per månad.

Om du använder Smartsheet mer från databasen och kalkylbladets vinklar, kan du jämföra det med Airtable. Luftbord kostar mindre, börjar på $ 12 per person per månad och går upp till $ 24 per person per månad. Den appen har också en gratis servicenivå, så du kan prova den så länge du behöver.

Komma igång med Smartsheet

Det finns mycket att göra med Smartsheet om du är villig att lägga in lite arbete. Nästan allt du kan göra i ett kalkylbladsprogram kan du göra i Smartsheet. Inte allt om appen är emellertid mycket intuitivt, och du bör tänka dig att investera lite tid i att titta på videohandledning och lära dig programmets insatser.

När du börjar med Smartsheet, som körs i molnet (via en webbapp) och på iOS och Android, skapar du antingen ett tomt ark eller väljer en mall. Mallarna är ordnade efter kategori, som inkluderar personalresurser, marknadsföring, IT, projekt, försäljning och andra områden. För att ge dig en uppfattning om utbudet kan du hitta mallar för de mest allmänna användningsområdena, till exempel kundåterkopplingsformulär och årlig kalender per dag, samt mer riktade användningsområden, som underhåll av hyresfastigheter, kostnadsrapport, försäljningsrörledning av rep och evenemangsplan och budget. Sedan finns det mallar för projektledning specifikt inklusive:

• Agile-projekt med Gantt
• Utgivningsspårare med formulär
• Projektstartplan
• Projekt med Gantt och Budgetvarians
• Projekt med Hard Deadline och Gantt
• Sprint Planning Board

Oavsett hur du dyker in i appen visas överlägg på skärmen för att förklara alla framträdande funktioner. Ett verktygstips och länk till dokumentation och träningsvideo är alltid inom räckhåll, vilket du behöver vid någon tidpunkt. Även om du är en Excel-whiz, kan Smartsheet fortfarande hamna ibland. Inte alla formlerna är identiska mellan de två apparna.

Smartsheet håller ett snyggt gränssnitt. Kalkylarket upptar mitten av skärmen. Ett Microsoft-liknande verktygsfält längst upp har formateringsknappar plus alternativ för att ändra vyn. När ett Gantt-diagram ingår i ditt ark kan du välja att visa det; det visas till höger om cellerna. Med skjutreglage kan du ändra bredden på fönstren för att bättre anpassa din vy.

En hopfällbar panel på vänster sida låter dig se alla ark du har skapat eller som människor har delat med dig. Du använder den för att flytta snabbt mellan dina ark.

På höger sida av gränssnittet finns flera ikoner som låter dig se alla konversationer som har ägt rum på detta blad, bilagor och kommentarer relaterade till korrekturförfrågningar. Beroende på din åtkomstnivå och kontotyp kan du också se uppdateringsbegäranden, en aktivitetslogg, en publiceringsknapp som gör arket synligt på en offentlig URL och en sammanfattning av arket.

Funktioner och användning

Smartsheet gör kalkylbladdata mer dynamiska för icke-Excel-guruerna bland oss. Varje rad eller kolumn kan vara antingen en rullgardinsmeny med anpassade värden, en kontaktlista, ett datum, en kryssruta, en symbol och så vidare. För att skapa en uppgiftslista, till exempel, kan du lägga kryssrutorna i en kolumn och namnge den avslutad och sedan lägga en kolumn som heter Uppgiftsnamn bredvid. Du kanske till och med lägger till en tredje kolumn som innehåller din kontaktlista så att du kan lägga till en anställd. Med Smartsheet kan du också tilldela flera personer till en uppgift. I kolumnen Kontaktlista måste du välja att tillåta flera kontakter per cell.

Om du funderar på att använda Smartsheet för bara enkel uppgiftsspårning, kan du också jämföra det med andra arbetshanteringsappar, till exempel Airtable och Trello. Trello, i synnerhet, förtjänar hög beröm för att vara så lätt att använda. Det kan bara göra en bråkdel av vad Smartsheet kan, men om allt du vill från appen är ett sätt att samarbeta hantera och spåra uppdrag, kan Trello passa bättre.

Till skillnad från Trello kan du dock lägga till hierarkier i din aktivitetslista i Smartsheet. Med ett klick kan du lägga in rader under överordnade rader. Du kan enkelt dra celler och rader in och ut från överordnade rader, eller ta tag i överordnade raden för att flytta den och alla dess barnrader.

Vill du visa ditt kalkylblad på ett annat sätt? Lägg till en kolumn för start- och slutdatum och du kan skapa ett Gantt-diagram för arket. Lägg till några kolumner till och justera några inställningar, och uppgifter kan kopplas samman i Gantt-diagrammet för att återspegla när en slutar och en annan börjar. Tyvärr delar Gantt-diagrammet inelegant skärmen med ditt kalkylblad.

Smartsheet är utmärkt när du lägger till den typ av verktyg du vill ha standard kalkylark på ett mer användarvänligt sätt. Till exempel med dess villkorade formateringsverktyg kan du definiera parametrar för fyllning i tomt. Det tar bara några få klick för att skapa ett ark som automatiskt markerar alla rader som har värden du vill betona. Detsamma gäller för sitt rapportgenererande system som släpper ut nya ark baserat på dina angivna kriterier.

Eftersom Smartsheet har alla verktygen i ett kalkylprogram och en projektledare kan du skapa kraftfulla hybriddokument. Till exempel kan du skapa ett budgetblad som använder formler för att beräkna utgifterna för varje projekt i ett företag, och du kan också tilldela vem som är ansvarig för varje projekt, hur långt det projektet har gått och tidpunkten för varje projekts början och slut.

Naturligtvis kan du göra mycket mer med Smartsheet. Till exempel kan du länka celler på ett ark till celler på ett helt annat ark och låta data flyta mellan projekt. Du kan skapa webbformulär för att samla in data som automatiskt läggs till i rätt ark. Med lite finagling kan du lägga till framstegsfält till Gantt-diagram. Med ännu mer finjustering kan du se och hantera hur mycket arbete som tilldelas varje person i ditt företag och balansera belastningen i enlighet därmed. Tjänsten kan också importera dina gamla kalkylark, så att du kan göra ditt befintliga organisationssystem smartare.

Att ta Smartsheet vidare

Smartsheet har ett par snygga funktioner som är värda att lära sig. I synnerhet är arbetsflöden värda att utforska. Workflows är en funktion som låter dig skapa din egen automatisering i appen. Du ställer in vissa parametrar och när villkoren är uppfyllda sker automatiskt en annan åtgärd. Till exempel kan du skapa följande arbetsflöde: Efter 1 januari, när ett objekt är markerat "komplett", meddela Mary Manager med ett meddelande som påminner henne om att granska arbetet med klienten.

Workflows-gränssnittet är enkelt att använda, även om det inte ser mycket imponerande ut, med en ganska rudimentär design.

I en tidigare recension av Smartsheet noterade vi att det inte är ett idealiskt system för tidsspårning, rapportering och några få vanliga affärsuppgifter. Visst kan du kanske hitta och anpassa en mall som fungerar för dina specifika behov, eller så kan du bygga ett system om du är tillräckligt skicklig med kalkylblad. Men det finns för närvarande inget i appen för tidsspårning. När vi frågade en företagsrepresentant om denna fråga nämnde de att Smartshee nyligen hade förvärvat 10000ft, en affärsapp för resursplanering, projektplanering och tidsspårning. Med tiden kan du förvänta dig att se mer synergi mellan de två apparna.

Något annat som noterats i en tidigare granskning som har ändrats är hur Smartsheet sparar data. Tidigare fanns det ingen automatisk sparning alls. Du var tvungen att trycka manuellt på en spara-knapp, vilket är mycket ovanligt för en molnbaserad app. Nu finns det emellertid alternativ för automatisk sparning med intervaller. I dina personliga inställningar, se till att du väljer de två alternativen: Spara automatiskt efter 1 minut av inaktivitet och spara mina ändringar automatiskt när jag lämnar ett ark, en rapport eller en instrumentpanel. Dessa inställningar är bättre men är fortfarande inte idealiska. Vi skulle vilja se att Smartsheet har automatiskt sparande för varje aktivitet.

Integration och mobilappar

Utanför rutan fungerar Smartsheet med ett stort antal andra appar och tjänster, till exempel Box, Dropbox och Google Drive. Det finns också en omfattande app store för att lägga till mer funktionalitet. Om du inte hittar det du behöver kan du använda Zapier för att ansluta Smartsheet till andra appar eller arbeta med Smartsheets API.

På mobilsidan har Smartsheet appar för iOS och Android. Mobilappen är väl optimerad i den meningen att den inte är så överväldigande och yrande som du kanske föreställer dig för ett kalkylbladstyp. Det fungerar bäst för saker som att fånga upp diskussioner eller korrekturfiler.

Båda världens bästa och värsta

Smartsheet är ett kraftfullt projekthanteringsverktyg på både bra och dåliga sätt. För många projektledare har kalkylblad kännedom och flexibilitet. De hanterar rådata, och du kan bygga dem för att göra vad du vill. Att lära sig använda dem kan dock vara noggrant om du inte redan har uppnått fart. Dessutom kan mängden anpassning som de ibland behöver kräva färdigheter som är en genuin blyg för faktisk datorprogrammering.

Det goda: Smartsheet är kraftfullt och flexibelt, med ett enormt avsnitt av hjälpdokumentation och videoklipp. Det dåliga: Du måste slutligen behärska både projekthanteringsprogramvara och kalkylprogram.

Om projekthantering via kalkylark låter upp din gränd, hittar du inget bättre än Smartsheet. Om du är ett litet företag som snabbt behöver spricka med projektledning utan en Excel-master vid din sida, håll dig till något som är mer användarvänligt. Dina bästa val bör vara våra redaktörsval Zoho Projects, som är utmärkt för små företag på en budget, Teamwork Projects, vilket är känt för dess användarvänlighet, och LiquidPlanner, som är bäst för mycket stora organisationer med komplexa behov.