Trello granskning och betyg

Onlineverktyg för samarbete och kommunikation finns i en mängd olika. Vissa, till exempel Jira, är populära bland mjukvaruutvecklare som kan använda en smidig eller just-in-time arbetsstil. Trello tar ett annat tillvägagångssätt och använder istället en kanban-stil arbetsmetodik, vilket är mycket visuellt. Trello är ett online-samarbetsarbete som används för att hantera arbete av alla slag, oavsett om det är affärsprojekt eller personliga sysslor. Det fungerar ganska enkelt med dra-och-släpp-funktioner och ett intuitivt gränssnitt. Om du funderar på att använda det för verklig projektledning, bör du tänka på att det saknar sådana grundläggande projekthantering som Gantt-diagram, tidsspårningskomponenter och rapporteringsverktyg. Du kan lägga till dessa funktioner genom appintegrationer och plug-ins, men de ingår inte som standard när du registrerar dig för Trello eller betalar för ett premiumkonto. Trello är iögonfallande och rolig, och det är en mycket bra samarbetslösning för vissa typer av arbete och team. Att ta reda på om det är rätt för ditt team kan dock ta några tester och fel.

Pris och planer

Trello erbjuder fyra servicenivåer: ett gratis konto, plus tre versioner av betalkonton som kallas Guld, Business Class och Enterprise.

Det gratis kontot ger dig mycket att prova utan för många begränsningar. Du kan skapa och hantera så många styrelser, listor och kort som du vill och bifoga filer upp till 10 MB i storlek. Det finns inga begränsningar för antalet personer som kan gå med på ditt konto heller. Begränsningarna är att du bara får en Power-Up, eller integration, per kort. Power-Ups inkluderar Salesforce, Join.me (för videokonferenser), Slack, Zendesk, Github och så vidare. Hela listan över Trello Power-Ups är online.

Utöver den ena integrationen kan du ansluta till tre olika molnlagringstjänster: Google Drive, Box och Dropbox. Med ett gratis konto får du bara grundläggande funktioner med dessa lagringstjänster, vilket innebär att du kan lägga till länkar till filer på dina Trello-kort. Om du väljer att göra en av dessa lagringstjänster till din Power-Up, får du lite extra funktionalitet. När det gäller Google Drive kan du förhandsgranska filer direkt från Trello och till och med skapa nya dokument direkt från Trello-appen.

För $ 5 per månad eller $ 45 per år kan du uppgradera ditt gratis Trello-konto till ett Gold-konto. Det finns två allvarliga fördelar med att ha ett guldkonto. Först ökar den maximala filstorleken för bilagor till 250 MB. För det andra får du tre Power-Ups (integrationer) per kort istället för bara en. De andra fördelarna, som anpassade emoji och fler klistermärken, känns mer som köp i appen för videospel än produktivitetsförbättrare.

Business Class- och Enterprise-kontona är en annan historia. Den största skillnaden mellan dem och gratis- och guldkontona är att de översta nivåerna har administratörskontroller.

Trello Business Class kostar $ 119, 88 per användare per år, vilket är $ 9, 99 per person per månad. Det är dubbelt så mycket som det brukade vara. Med denna kontonivå får du obegränsade Power-Ups, en bifogad filstorlek på maximalt 250 MB och många anpassningsalternativ. Administratören av ett Business Class-konto kan ange vilka användare som kan skapa styrelser, med vilka behörighetsnivåer - allt från offentliga styrelser till privata styrelser till styrelser som endast är synliga för dem inom organisationen. Trello Business Class ger dig också möjligheten att bjuda in människor att ha skrivskyddad åtkomst till dina styrelser och låter dig säkert dela relevant information med externa kollaboratörer. Du kan inaktivera konton för personer som har lämnat organisationen utan att utplåna alla deras historiska data också. Företagskonton kan också integreras med Google Apps.

Trello Enterprise, som använder anpassade priser, är avsett för organisationer med mer än 100 personer. Enterprise-kontot levereras med allt i Business Class-kontot, men med telefonsupport, en dedikerad kontakt på Trello och förenklad fakturering. Se Trellos Enterprise-sida för mer information.

Trello brukade vara ganska billigt, särskilt för lag som är mindre än 15 personer eller så, men som jag nämnde har priset fördubblats sedan 2015. Nu är Trellos kostnad mer i linje med andra produktivitetsappar för företag, inklusive dedikerade projekthanteringsappar, som erbjuder lite mer. Naturligtvis är kanban-samarbetsverktyg som Trello och äkta projekthanteringsappar inte samma sak, så det är inte en jämförelse mellan äpplen och äpplen.

Ändå är det bra att veta hur mycket programvara som är i samma allmänna kategori kostar för att få en känsla av vad som är bra och vad som inte är det. PCMags två favoritplattformar för projektledning, Zoho Projects och Teamwork Projects har exceptionellt attraktiva priser. Teamwork Projects debiterar 49 $ per månad (fast avgift) för obegränsade användare, och den planen innehåller stöd för upp till 40 projekt med 20 GB lagringsutrymme. Det inkluderar också interaktiva (dra-och-släpp-kompatibla) Gantt-diagram och verktyg för att spåra milstolpar - allt det du kan förvänta dig av en rigorös projekthanteringsapplikation. Ett liknande paket från Zoho Projects kostar 50 $ per månad för 50 projekt och 100 GB lagringsutrymme.

Många andra projekthanteringsappar debiterar per användare per månad. LiquidPlanner, till exempel, börjar med en mycket högre $ 29 per användare per månad avgift (och har ett tio användare minimum), men det har omfattande rapportering och faktureringsverktyg. Comindware Project, en traditionell projektledningstjänst med något mer blygsamma funktioner, fungerar som samma pris som Trello Business Class: $ 9, 99 per användare per månad.

Komma igång med Trello

Trello och andra kanbanappar använder kort, listor och kort istället för den tidslinjebaserade strukturen som ses i projekthanteringsappar, som tittar på projekt, uppgifter och milstolpar. Projektledningen är utformad för projekt som har ett konkret slutdatum och som kan levereras, medan kanbanbrädor är utformade för att hjälpa team att hantera olika typer av arbete och inte nödvändigtvis begränsade projekt.

Det hjälper till att ha ett exempel, och jag kommer att ge ett mycket grundläggande. Föreställ dig att du har en kanban-tavla för en familj att göra-lista. Du kan föreställa dig det som en affischtavla med klisterlappar. Det finns tre kolumner (Trello kallar dem listor) märkta att göra, göra och gjort. I den första uppgiftskolumnen sätter familjemedlemmar kort med en uppgift som måste göras. Låt oss också säga att familjen har beslutat att varje person är ansvarig för högst tre uppgifter åt gången. (Det är en typisk kanban-stilregel - det hjälper användare att fokusera.) När familjemedlemmar väljer uppgifter som de ska göra eller tilldelas dem skriver de sitt namn på rätt kort och flyttar dem till kolumnen Gör. När en uppgift är klar flyttar den ansvariga den till kolumnen Klar.

Från exemplet kan du samla in två stora fördelar med kanban. Den ena är att designen och reglerna för engagemang begränsar hur mycket arbete människor kan ha på sina plattor åt gången, så att de inte blir överväldigade. Det andra är att alla har synlighet i läget för det arbete som organisationen (i detta fall familjen) behöver göra. Detta möjliggör både ansvarsskyldighet och möjligheten att hjälpa andra teammedlemmar som faller bakom.

Kort i Trello kan ha mycket detaljer om dem. Förutom att innehålla en uppgift och namnet på den som mottagits, kan ett kort ha en lista med underverken, förfallodatum, en detaljerad beskrivning, hyperlänkar, bilagor och mer.

Interaktivitet

Trello är en interaktiv webbapp, med mycket bra drag-and-drop-funktioner. Om du till exempel vill ladda upp bilder eller bifoga PDF-filer till ett kort kan du välja dem från din dator och dra dem rätt till kortet. De laddar upp på bara några sekunder. Du kan också ladda upp från Google Drive, Box, Dropbox eller en URL. Jag gillar att Trello tar alla visuella tillgångar som du laddar upp och lägger till en av dem som en omslagsbild till ditt kort, så att du enkelt kan identifiera uppgiften när du tittar på brädet.

Medan du kan tilldela någon till ett kort och ställa in en förfallodatum, hittar du inte mer avancerade projekthanteringsfunktioner, som att uppskatta bästa och värsta fall för hur lång tid en uppgift kan ta att slutföra. Det är också konstigt för mig att kort inte kan avmarkeras som gjort, även om de kan ha en förfallodatum, men kanske jag försöker att duva dem till att vara uppgifter när de inte är det. Du kan dock arkivera kort när du är klar med dem.

Trello låter dig lägga till färgkodade etiketter på kort, men trots stora förhoppningar tyckte jag att de var en svik. Varje etikett måste vara färgkodad, vilket innebär att du har slut på lätt identifierbara färger efter kanske 10 eller 12. Jag skulle också hellre bara se de nyckelord som jag valde att använda som etiketter eller taggar och ha tillförlitliga verktyg för att söka och filtrera information baserad på dem.

Som jag nämnt har Trello inga egna tidsspårningsverktyg, Gantt-diagram eller framstegsrapporter, men du kan lägga till några av dessa funktioner genom tredjeparts Google Chrome-tillägg. Jag tänkte på en med namnet Plus for Trello som lägger till tidspårning, rapporter och scrumfunktioner (scrum är en arbetsstil som fokuserar på iteration, populär bland programutvecklare). De är inte dåliga, men de är också inte nästan lika kraftfulla som de egna rapporterings- och tidsberäkningsfunktionerna som finns i till exempel LiquidPlanner. LiquidPlanner kan göra saker som att konfigurera en hel tidslinje för uppgifter som är beroende av varandra om ens en person missar en tidsfrist.

Du kan ansluta Trello till andra affärsappar utöver vad som finns i Chrome Extension-butiken. Tidsrapporteringsverktyg Toggl och Harvest erbjuder båda integration med Trello. Det är bra om du är intresserad av att samla ihop en unik serie verktyg som ditt team kan använda. Många team föredrar emellertid ett enda paket som erbjuder alla funktioner som de behöver ut ur lådan, men det finns inget fel med att ta DIY-metoden, om du har resurser att göra det.

En av Trellos styrkor är att det finns mer än ett sätt att använda det. Det är tillräckligt flexibelt för att böja sig mot din vilja, och du kan bli ganska kreativ. Till exempel skapade jag ett bräde i Trello för att hålla reda på reseidéer. Mina listor är för olika resoregioner, och korten är för specifika resor. Inuti korten har jag anteckningar om när festivaler händer i dessa områden, lokala vänner jag bör kontakta innan jag anländer och bilder på platsen. Jag har också en checklista med underverken, som att kontrollera om jag behöver visum, boka flyg, boka boende osv.

Trellos flexibilitet kan verka som en tillgång, men det kan också vara en börda genom att du måste ta reda på hur du bäst använder tjänsten. Jag har länge känt på samma sätt med Asana, ett underbart verktyg för uppgiftshantering som har så få regler för hur man använder det att det kan vara skrämmande för nya användare när de försöker ta reda på hur det kan fungera för dem. Både Trello och Asana kan vara utmärkta verktyg, men det krävs ett starkt, hårt sammansatt team för att sätta upp några tester och fel när man först använder verktyget och beslutar hur man ska använda det.

Appar och tillbehör

Trello klarar sig bra med mobilappar. Tjänsten erbjuder Trello för Android-telefoner och surfplattor, liksom iPhones och iPads. Det finns också en Trello-app för Slack. Mobilapparna är nästan identiska med webbplatsen. Å ena sidan betyder det att det är enkelt att flytta från webbappen till mobilapparna. Å andra sidan har mobilapparna inte samma skärmfastigheter, och jag tycker att det är mycket svårt att använda dem som fristående produkter utan att webb-appen fungerar som det primära gränssnittet. Med andra ord fungerar Trellos mobilappar bäst som följeslagarappar till webbappen, inte som ditt huvudsakliga sätt att interagera med tjänsten.

Förutom de många Chrome-tillägg och kompatibla appar som du kan lägga till i Trello stöds det av Zapier och Ifttt. Zapier och Ifttt är tjänster som gör att du kan ansluta appar och verktyg online som inte är inbyggda i naturen, och nyckeln är att du inte behöver veta hur du kodar för att få dem att prata med varandra. Till exempel kan du ansluta Trello och GitHub så att varje gång ett nytt nummer skapas i ett valt GitHub-arkiv, skapas automatiskt ett Trello-kort på ett angivet kort med utgåvan detaljer.

Flexibel, visuell och lätt

Trello tillhandahåller en flexibel app för att hantera arbetet i samarbete. Eftersom det är flexibelt kan det dock kräva lite experiment för att ta reda på hur du bäst kan använda det för ditt team och den arbetsbelastning du hanterar. Det är ett ganska lätt, flexibelt och fokuserat alternativ till tunga redaktörers Choice-samarbetsverktyg som Asana, som kräver mycket mer tid att ställa in, och som, om inte implementeras korrekt, faktiskt drar ditt fokus bort från arbetet. Om det du verkligen vill ha är traditionell projekthanteringsprogramvara, kan du hitta Trello-ljus på funktioner, eftersom det saknar inbyggda rapporteringsverktyg, tidsspårningsappletar och till och med traditionella uppgifter som du kanske känner till. För enkel projektledning rekommenderar jag Zoho Projects och Teamwork Projects, våra redaktörers val på PCMag.