Granskning och betyg av upptäckten

Utarbetande och genomförande av kontrakt

UI-avtalet för utkast till kontrakt kan nås som en widget eller portal inbäddad på ett företags webbplats av oregistrerade användare. Men för dem som får tillgång till Updraft administator-instrumentpanelen är det enklaste sättet att skapa ett nytt kontrakt genom att använda fliken Dokument. Som nämnts anpassar Origin Systems varje typ av kontraktsfrågeformulär så att plattformen är redo att användas med en anpassad intervju så snart du loggar in. Du kan antingen ladda upp ett befintligt dokument eller starta intervjuprocessen för att skapa din egen i fråga om minuter. Uppladdningsprocessen påminner om intervjuprocessen, bara utan den faktiska intervju- och frågesvarande delen. Användaren väljer en typ av kontrakt, anger basinformationen och laddar sedan upp dokumentet. Intervju-skapade kontrakt och uppladdade dokument är funktionellt lika förutom att de inte kan ändras eller klonas. Ändrings- och kloningsprocessen innebär båda intervjuinformationen, som inte matas in när dokumentet laddas direkt upp.

I motsats till klausulbibliotekets strategi för att skapa kontrakt som används av verktyg som Agiloft och Coupa Contract Lifecycle Management, eliminerar Updraft risken för fel, inklusive beräkning av fel uppsägningsdatum eller användning av en felaktig term eftersom den hanterade, styrda processen är före godkänd av din juridiska avdelning. Det finns ingen risk för ett ofullständigt eller inte genomförbart avtal som kan leda till potentiella böter eller sanktioner för efterlevnad eftersom användarna faktiskt inte gör lagliga val på vägen. Fördelen med den skräddarsydda intervjuprocessen för beslutsträd är att företagets användare och icke-advokater, särskilt de som inte känner till lagliga kontrakt, inte behöver välja mellan dussintals olika avtal och scenarier och de olika prejudikaten som är associerade med dem.

Själva intervjuprocessen var enkel att generera en mängd olika typer av kontrakt. Processen anpassas precis som nämnts. Men för teständamål försökte vi skapa flera olika typer av förkonfigurerade kontrakt. NDA: er, anställningsavtal, kommersiella leasingavtal, rättstvister, låneavtal, försäljningsavtal med mera är alla stödda kontraktsförebygganden.

När du besvarar frågeformuläret och skapar ditt kontrakt finns det en framstegsfält ovanpå skärmen som ger dig uppskattad återstående tid. Du kan pausa en intervju när som helst genom att ange en anledning och citera ditt pågående arbete och sedan trycka på Play-knappen när som helst för att återuppta intervjun. Även om du oavsiktligt loggar ut kommer Updraft att rädda din plats och ta dig tillbaka till frågeformuläret när du loggar in. Varje intervjufrågeformulär har ett unikt ID som är sökbart.

Systemet extraherar också automatiskt viktiga tidsfrister och ställer in återkommande aviseringar och händelser. Du kan också ställa in dina egna påminnelser med en beskrivning, datum och antal varningsdagar på en given kontraktvarning. Meddelanden var i nivå med verktyg som Concord och ContractSafe när det gäller att ge solida, tidsorienterade varningar med ett användbart urval av e-postutlösare för automatiserade godkännandearbetsflöden.

I slutet av frågeformuläret gav Updraft mig möjligheten varje gång att se mitt slutförda kontrakt som en Microsoft Word- eller PDF-fil. Efter någonstans från 10 till 20 minuter per kontrakt beroende på komplexitet, kunde jag dra upp ett professionellt skriftligt juridiskt kontrakt som härrör från min intervjusvar. När kontraktet har skapats kan du alltid gå tillbaka till intervjun för att ändra det eller så kan du ladda upp en ny eller signerad version av dokumentet. Du kan också helt enkelt uppdatera informationsfälten om du inte vill gå tillbaka till frågeformuläret. Kontraktet kan också dupliceras (detta kallas att "klonas" i Updraft), anteckningar och beskrivningar kan läggas till och underlag kan bifogas.

Updraft har en egen elektronisk signaturplattform och integreras inte med Adobe Sign, DocuSign eller andra tredjepartsleverantörer. Du kan använda injektioner för signaturbilder via PDF-filer, men Updraft fokuserar på att hantera godkännande-arbetsflödet och generera bevis för juridiskt samtycke. Administratörer kan tilldela uppgifter till användare och ställa triggers till det juridiska teamet, till exempel att en ny inbäddad intervju har avslutats och är redo att granskas.

När varje part får ett e-postmeddelande om att kontraktet är klart för signatur öppnar det inbyggda e-sign verktyget en signatur-sida som fångar datum och tid för signaturen som ska registreras för rapportering av data. Updraft har de bästa kapacitet för skapande av kontrakt som vi testat, och signerings- och genomförandeprocessen är smidig och säkert hanterad. Även om det inte erbjuder den inbyggda samarbetet och den ursprungliga kontraktsförhandlingsfunktionen som finns i verktyg som Agiloft och Onit Contract Administration och Contract Review & Approval, står Updrafts intervjubaserade författningsprocess ensam i styrd kontraktsköp och dokumentgenerering. Den här processen är kärnorsaken till att vi utsåg verktyget till redaktörens val.

Gränssnitt, hantering och rapportering

Updraft admin-användargränssnittet är sparsamt och kan vara lite klumpigt att navigera, men det har ett antal användbara hanteringsfunktioner. Efter att du har loggat in är det första du ser Inkorgen, som är en uppgiftslista med en överblickskö av de mest pressande uppgifterna och kontraktstiderna. På fliken Administration låter administratörer begränsa åtkomst och vyer baserade på specifika dokumenttyper och avdelningar, grupperade i "säkerhetsgrupper. Därför beror det du ser i inkorgen beroende på din roll och de kontrakt du hanterar.

Det finns ett färgkodat schema i inkorgen för att representera brådskande. Svart betyder att ett kontrakt har löpt ut, grönt betyder att det är aktivt och en skala med orange och röd indikerar att tidsfristerna närmar sig. Om du klickar på ett kontrakt, kommer det att öppna ett fönster med filens hela transaktionshistorik och relaterad information. Från inkorgen har du ett antal hanteringsalternativ: Det finns ikoner för att uppdatera kontraktet eller lägga till anteckningar, underlag eller händelser. Det finns också ikoner för att ändra dokumentets status eller åtgärder som att klona dokumentet eller överföra ägande till en annan användare.

Ett annat användbart område är fliken Cases, som låter juridiskt team lagra dokument som är relevanta för ett specifikt fall tillsammans med förbefolkade intervjuer för att utarbeta tillhörande kontrakt eller fånga information från parter som skulle resultera i fler dokument och transaktioner i samband med ärendet. Fliken Dokument, som nämnts tidigare, innehåller ett rikt sökfönster med filter för att sortera efter dokumenttyp, ID-nummer, specifika beskrivningar och nyckelord, kontraktsägare eller en specifik dokumentstatus. Updraft handlar om att gå igenom och slutföra uppgifter, så att trycka på Back-knappen medan du är i mitten av en åtgärd kommer ibland att logga ut från UI. Detta gör att navigera fram och tillbaka något mindre intuitivt än i det Gmail-liknande UI som finns i Concord eller enklare upplevelser som ContractSafe och Contract Hound. Men i slutändan var detta en mindre tvist.

Administrationsverktygen och rapporteringen är också solida, även om de inte är så avancerade i granularitet som rapporterna eller datavisualiseringarna av Coupa Contract Lifecycle Management eller Agiloft. Du kan köra rapporter om parametrar inklusive aktiva eller löper ut kontrakt, förnyelsedatum och användaraktivitet. Du kan antingen exportera data (i CSV-, Microsoft Excel- eller XML-filformat) eller köra dem med några av de enkla alternativ för rad och stapeldiagram som Updraft ger dig. Rapporter kan konfigureras ytterligare genom anpassade datumintervall och ytterligare dokument, beskrivning, data eller användarfilter.

När det gäller adminpanelen kan administratörer konfigurera specifika användaråtkomst, säkerhets- och meddelandegrupper och anpassade dokumenttyper med specifika behörigheter bifogade. Så en användare kan vara medlem i flera säkerhetsgrupper plus ha behörigheter att visa eller redigera specifika kontrakt eller dokumenttyper.

Natural Contract Q&A

Updraft är en solid kontraktshanteringsplattform med ett bra urval av adminfunktioner, sökning och kategorisering, rapportering och uppgiftshantering. Men det är inte därför det tjänar ett redaktörsval. Den frågeformulärbaserade processen för kontraktsförfattning överensstämmer inte med något annat verktyg som vi testade. Och i kombination med sömlösa godkännandearbetsflöden och signering, gör det Updraft utan tvekan den enklaste plattformen för alla affärsanvändare att skapa och genomföra kontrakt med. Det kräver betydande leverantörsuppsättning och kostnad på förhand, men för en juridisk avdelning som vill låta hela organisationen säkert utarbeta kontrakt för olika scenarier, gör Updrafts intervjuupplevelse det en så enkel och naturlig process som möjligt.