Xero granskning och betyg

Xero utmärker sig som ett litet företags bokföringssajt. Det byggdes för webben från grunden, och det stöder alla viktiga ekonomiska element du förväntar dig i en bokföringslösning med dubbla poster: försäljning, inköp, lager och lön (för de flesta stater). Du kan skapa poster för kunder, leverantörer, anställda och artiklar; och du kan använda dessa i vanliga anpassningsbara transaktioner, till exempel fakturor, inköpsorder och offert. Xero låter dig hantera anläggningstillgångar - något som konkurrenter inte gör. Xero har också lagt till många nya funktioner under det senaste året, inklusive kostnadshantering, integration med ytterligare betalningsprocessorer och finansinstitut och förbättringar av sin iOS-app.

Företaget erbjuder tre prissättningsnivåer som startar efter en 30-dagars gratis provperiod. Xero Early ($ 9 per månad) har månatliga gränser på fem fakturor och offert, fem räkningar och avstämning för 20 banktransaktioner, men det stöder inte lön. Xero Growing ($ 30 per månad) lägger till obegränsad fakturering och fakturafunktion, offerter och fakturor; det stöder också lönelista för upp till fem personer. Xero Established ($ 60 per månad) är den enda versionen som erbjuder flera valutasupport. Det ger också lönelista för upp till 10 anställda. Xero är en mycket billigare lösning än QuickBooks Online, som börjar på $ 20 per månad.

Tidiga aktiviteter

Om du använder en annan redovisningslösning (eller Microsoft Excel), kanske du redan har skapat en hel del bokföringsdata online. Xero gör det enkelt att importera poster, transaktioner och en del andra data från QuickBooks Online med hjälp av dess direktkonverteringsverktyg. Om du redan har filer som är konfigurerade i CSV- eller TXT-format (kontakter, lagerobjekt, fakturor och så vidare), kan du också importera dem till Xero.

Om du börjar nytt med Xero får du minimal hjälp med installationen, vilket är ganska typiskt i dag för småföretag online-bokföring (Sage 50cloud är ett undantag). Xeros hjälpvideo föreslår att du hoppar rätt in och skapar en faktura, vilket är en strategi. Du känner att du faktiskt åstadkommer något snabbt (vi rekommenderar att du arbetar med webbplatsens Demo Company först innan du börjar ange dina egna livedata). Transaktioner är lättare när du har angett några kontakt- och objektposter och gjort en första inmatning och konfiguration av data, inklusive organisationsinställningar.

Vissa redovisningswebbplatser, som Kashoo, börjar flytta inställningar till relaterade skärmar på webbplatsen snarare än att lägga dem ut på en skärm med flera delar eller uppsättning skärmar. Xero gör också detta, vilket verkar vara en smart praxis. Det kan vara skrämmande att hantera alla dessa alternativ på en gång.

Utseende och navigering

Xero och QuickBooks Online ser väldigt olika ut. Där QuickBooks Online sprids över hela skärmen och använder stora teckensnitt och grafik, är Xero mer kompakt och tar bara upp mitt på skärmen på vissa sidor. Var och en presenterar viktiga finansiella data och länkar till relaterade aktiviteter på olika sätt på sina hemsidor eller instrumentpaneler. Båda är effektiva, men jag föredrar Xeros strategi. Webbplatsen visar kontosaldon och utgifter; nummer och diagram som representerar utestående fakturor och obetalda räkningar; och en kontoövervakningslista. Nästan allt på instrumentpanelen är en länk som kan ta dig till relaterade sidor och åtgärder.

Varje bokföringsprodukt som vi har granskat har sitt eget navigationssystem och vi har ännu inte sett en som inte fungerar. I Xero körs flikar horisontellt över toppen och delar upp webbplatsen i logiska, funktionella grupper: Dashboard, konton, lön, rapporter, rådgivare, kontakter och inställningar. Området Konton är där du tillbringar större delen av din dagliga arbetstid. Den här menyn öppnas för flera subfunktioner, till exempel bankkonton, försäljning, köp och inventering. Verktygen för anläggningstillgångar finns också här.

När du går i försäljning använder Xero standard Windows-konventioner för datainmatning och navigering. Fyra knappar överst öppnar verktyg för att skapa försäljningstransaktioner, skicka uttalanden, importera försäljningsfakturor och söka efter specifika fakturor och offert. Nedan finns information om dina fakturor. Stora knappar visar antalet och summan av fakturor i utkast, de som väntar på godkännande och betalning och dina förfallna försäljningstransaktioner. Citat fungerar på samma sätt: Du kan se med en överblick som är i utkast, skickas, accepteras och löpt ut. Vissa andra webbplatser fungerar på liknande sätt, vilket gör det enkelt att se statusen för dina formulär på ett ögonkast.

Klicka på Utkast under Fakturor, så öppnas ett nytt fönster med en tabell över relaterade transaktioner. Du kan markera en eller flera poster och klicka på knappar för att skicka in för godkännande, godkänna, ta bort, skriva ut eller e-post. Xero gör ett utmärkt jobb med att ge olika syn på dina finansiella data och de navigationsverktyg som behövs för att arbeta med dem.

Vem har det bästa och mest effektiva användargränssnittet då? Det är ett subjektivt samtal. Vissa användare kommer att föredra Xeros no-nonsense, ekonomiska typ av metod. Andra gillar mer det rymliga, estetiskt tilltalande utseendet på QuickBooks Online och Zoho Books.

Att göra register

Det andra området där du kommer att göra mycket arbete - speciellt först - är Kontakter. Här skapar du poster för dina kunder och leverantörer som innehåller både kontaktinformation och grundlig ekonomisk information. De innehåller fält för att definiera många standardvärden för varje kontakt, till exempel skatt, konto (försäljning eller köp), rabatt, valuta och fakturateman. Däremot innehåller QuickBooks Onlines kund- och leverantörsregister fält för en annan uppsättning standardvärden: föredragen betalnings- och leveransmetod, villkor och så vidare. När du har skapat en kontakt visar Xero en fantastisk inspelningsskärm som innehåller historisk aktivitet och e-postmeddelanden, väntande aktivitet och en länk till relaterade transaktionsformulär.

Xero tillhandahåller också detaljerade postmallar för ditt företags artiklar och tjänster som innehåller fält för information (pris, konto, beskrivning och så vidare) om produkter du köper och säljer. Klicka på rutan framför det nya I Track This Item-fältet och Xero ber dig att välja ditt Inventory Asset-konto och börjar sedan spåra lager i bakgrunden. Du kan importera inventeringsbalanser eller ange dem manuellt, dock inte så lätt som i WorkingPoint. Justeringar av lagernivåer är dock ganska enkla i Xero. Sammantaget är webbplatsens lagerstyrningsfunktioner i nivå med QuickBooks Online, men inte så avancerade som de som Zoho Books.

Transaktionsformulär och nya utgifter

Om du har byggt ett bra utbud av kontakt- och objekt- / serviceposter är det enkelt att skapa transaktioner i Xero. Webbplatsen tillhandahåller mallar för nästan alla typer av transaktioner som ett litet företag skulle behöva: fakturor och repeterande fakturor, offert, räkningar (som nu kan e-postas till Xero som PDF-filer), inköpsorder och kreditnoter. Var och en innehåller de fält du kan förvänta dig att behöva i dessa former, och tillåtet detaljnivå (inklusive rabatt, region och moms) är jämförbar med vad konkurrenterna erbjuder.

Vi granskade Xero precis när företaget gjorde övergången till ett helt nytt kostnadsspårningssystem på både webben och mobilen. Den nya Xero Expense ger en bättre användarupplevelse och förbättrad funktionalitet, särskilt i sina mobilappar. Du kan äntligen ta bilder av kvitton och låta Xero ange relevant information i en utgiftsform. Den nya funktionen låter dig fakturera utgifter till kunder eller jobb och erbjuder insiktsfördelning av vem som har använt vad. Du kan också skicka in kvitton som använder utländska valutor.

Xero hanterar försäljningsskatter exceptionellt bra. Till skillnad från många andra leverantörer kan du aktivera skatteuppslag i menyn Inställningar, och applikationen drar in rätt ränta baserat på kundens fysiska plats. Xero får dessa priser från Avalara, en av de största leverantörerna av uppgifter om moms, så noggrannheten är säker. Webbplatsen erbjuder också två försäljningsskatterapporter: Sammanfattning av försäljningsskatt och revisionsrapport.

Xero saknar tidsfaktureringsverktyget för individuell aktivitet hittades i ZipBooks, och det spårar inte kostnader för projekt som Kashoo gör. Men båda funktionerna finns i verken och kan förhandsgranskas. Webbplatsen har lagt till en ny navigationsflik sedan förra året: Projekt, vars meny innehåller både projekthantering och tidsinmatningar. Projekt ingår i den fastställda planen.

Xero Innovations

Vid sommaren 2019 kan du se några mer revolutionerande förbättringar av Xero. Företaget har arbetat med maskininlärning (ML) och artificiell intelligens (AI) för att lägga till mer automatiserade processer på webbplatsen, samt bättre förbindelser med relaterade finansiella webbplatser.

Under tiden utarbetar Xero det som redan var en kapabel, innovativ redovisningswebbplats. Till exempel tillåter webbplatsens försäljningstransaktioner online i realtid kommunikation och datadelning mellan dig och dina kunder. Konkurrenter i denna klass erbjuder inte en jämförbar funktion. Smarta listor stöder sofistikerade sökningar. Spårningskategorier i Xero liknar klassfunktionen i QuickBooks Online eftersom båda låter dig tilldela kategorier till dina bokföringstransaktioner.

Xero hade redan lagt till avancerad anpassningsbarhet till sina rapportmallar före vår recension förra året. I år kommer du att se flera nya rapporter, inklusive information om garnering (i lön), betalningsfakturosammanfattning och fakturerbara utgifter som är utestående. Lönen stöder nu 37 stater (även om inte alla erbjuder elektronisk arkivering av löneskatter), och dess stall av relaterade rapporter är utestående.

Integrerade appar, hjälp, mobil

Xero har byggt något av ett finansiellt ekosystem. Det fungerar nära med några av de bästa app-leverantörerna från tredje part för att integrera med sina egna redovisningsverktyg. Detta kan hjälpa växande företag att expandera med Xeros funktioner inom specifika områden. Webbplatsen och dess rådgivarnätverk fortsätter att växa snabbt. QuickBooks Online har också hundratals tredjeparts-tilläggsappar i många finansiella och andra produktivitetskategorier, men Zoho Books saknar dessa.

Support är kritiskt viktigt för användare av små företag för bokföring. Dessa individer börjar ofta med liten eller ingen erfarenhet av bokföring online. Xero har ett globalt nätverk av rådgivare som är experter på webbplatsen och kan arbeta med små företag. Webbplatsens online-dokumentation är exceptionell och erbjuder steg-för-steg-instruktioner för produktens funktioner. Men om du inte arbetar med en rådgivare, är ditt enda alternativ för att få svar på frågor via e-post. Det kan låta bra - ända tills du har ett brådskande problem. Zoho Books kompletterar sin e-post med telefon-, chat- och onlinehjälpfiler.

Xero erbjuder både en Android-app och en iPhone-app, men de har olika sätt att matcha vad webbplatser som QuickBooks Online och Zoho Books erbjuder. Från och med Dashboard, som bara listar kontosaldot, summan för försäljning och inköp, och ett in- / utkortsdiagram, är varje del av Xeros appar en förkortad version av vad som finns tillgängligt på webbplatsen. Klicka på "Försäljning" -ikonen i verktygsfältet så kan du se befintliga fakturor och offert och skapa nya. Klicka på ikonen "Inköp" ger dig möjlighet att se och betala räkningar och skapa kvitton manuellt. (Du måste ladda ner den separata Xero Expense-appen för att ta bilder av kvitton.) Din lista över kunder och leverantörer finns där men den innehåller bara grundläggande kontaktinformation; det är allt. Webbläsarbaserad Xero är så fullständig att vi är besvikna över att mer av denna funktion inte var tillgänglig på distans.

En snabb utveckling

Xero började sitt liv i Nya Zeeland, men har vuxit snabbt sedan det gick in på den amerikanska marknaden för flera år sedan. Dess användbarhet, funktioner, utvidgbarhet och nätverk av rådgivare gör det till en av de bästa webbplatserna för småföretagskonton som finns idag. QuickBooks Online har emellertid haft mer tid att växa till en mer omfattande, utdragbar och strömlinjeformad redovisningswebbplats, och den behåller sin Editors 'Choice-utmärkelsen.