Video: Setting up Xero from Scratch P1/10 (September 2024)
Dussintals företag har försökt och misslyckats med att skapa online-redovisningslösningar, men Xero Premium 10 (från $ 70 per månad, för upp till 10 platser) är den verkliga saken. Detta är ett riktigt molnbaserat bokföringssystem med dubbla poster kan förstås och användas av icke-revisorer, och det kommer från ett företag med fast, trovärdigt stöd och stöd. Det kanske mest uttalande tecknet på att det accepteras på den amerikanska marknaden ligger i antalet ledande onlineapplikationer som har valt att integrera med den relativt unga webbplatsen.
Under de senaste åren har Xero varit den enda molnbaserade redovisningslösningen för småföretag som ger marknadsledaren QuickBooks Online Plus ett seriöst resultat för sina pengar. I själva verket är Xero överlägsen QuickBooks Online på vissa sätt. Det stöder flera valutor, som QuickBooks Online ännu inte har gjort tillgängligt för den amerikanska marknaden. Xero har också en inbyggd skydd som QuickBooks Online inte gör: transaktionsgodkännanden. Slutligen erbjuder Xero flera betalningsportar och har exceptionell online-hjälp och support. Och dess utseende och gränssnitt skiljer sig mycket från QuickBooks Online, men lika användarvänliga.
Som sagt, Xero har fortfarande underskott på vissa områden. Lönebehandlingen stöder endast sju stater (fler kommer) och du kan inte använda den för att e-arkivera federala löneskatter. Xeros anpassningsalternativ - en kritisk funktion för redovisningslösningar som vill tilltala en mängd olika affärstyper - följer Intuuts lösning. Blanketter och transaktioner har inga anpassade fält i Xero, och rapporter erbjuder få alternativ för att para ner sina data.
En webbaserad arbetshäst
Xero lyckas leverera de kärnfunktioner som småföretag behöver. Eftersom det är baserat på bokföring med dubbla poster, kommer det med ett standarddiagram över konton som kan ändras. Den uppgiften hanteras bäst av din bokföringspersonal, som du kan bjuda in för att övervaka din bokföring. Du kan tilldela åtkomstnivåer till olika användare som begränsar dem till specifika aktiviteter och skapa - och ändra layouten för - standardfinansiella rapporter som General Ledger, Trial Balance och Income Statement.
Xero hanterar försäljningens mekanik mycket kapabelt genom sina poster och transaktionsformer, som inkluderar en gång och upprepade fakturor, samt kreditnoter och kontoutdrag. Beroende på vilken roll du kan, kan du spara fakturor som utkast, spara och skicka in dem för godkännande och godkänna dem. Xero ansluter till flera betalningsportar, till skillnad från QuickBooks Onlines enda, och Xero stöder flera valutor, vilket Intuit inte (i USA) Liksom sina konkurrenter stöder Xero moms.
Fakturor kan inkludera en länk som tar kunder direkt till en online betalningssida och du kan acceptera betalningar på mobila enheter via Square. Försäljningsrapporter inkluderar kundfakturarapport, kontotransaktioner och åldriga fordringar. Till skillnad från QuickBooks Online finns det få anpassningsalternativ här, men Xero låter dig ställa in spårningskategorier för mer fokuserad rapportering.
Köp (räkningar, inköpsorder, kreditnoter) och utgifter är på samma sätt grundliga och enkla att registrera och hantera. Alla är föremål för godkännande, som försäljningsdokument är. Anställda på distans kan ta bilder av kvitton med sina smartphones, som kommer att finnas tillgängliga i webbläsarbaserade Xero. Rapporter här inkluderar leverantörs fakturarapport, åldriga leverantörsskulder och kostnad per kontaktrapport.
Alla köp- och kostnadsformulär, som till exempel försäljningsdokument och kontaktposter, innehåller ett avsnitt Historik och anteckningar längst ner som visar alla ändringar som har gjorts i en transaktion eller post, såväl som dina egna anteckningar. QuickBooks Online erbjuder en liknande konvention. Vidare kan du bifoga dina egna filer till någon av dem.
Regelbundna avstämningar
Alla bokföringssajter som jag har granskat är utformade för interaktion med dina finansiella onlinekonton, till exempel kontroll, kreditkort och så vidare. Du kan ange dina inloggningsuppgifter för dessa webbplatser i bokföringsapplikationen och Xero importerar dina transaktioner regelbundet. Du kan ange transaktioner manuellt, men automatisk import av transaktionerna i dina finansiella konton är en av de starkaste försäljningsställena för dessa molnbaserade lösningar. Att få alla dina finansiella data automatiskt integrerade på ett ställe är ett kraftargument för molnet.
Xero och QuickBooks Online lägger särskild tonvikt på avstämning av konton och uppmuntrar företag att hålla jämna steg med denna uppgift fortlöpande istället för bara en gång i månaden. När transaktioner kommer in i applikationen från din bank kommer både Xero och QBO att visa dem i en lista och koppla dem ihop med matchande transaktioner som redan finns. Om det inte finns någon matchning kan du ange en manuellt eller överföra den till rätt konto.
Ett seriöst gränssnitt
Xero använder grafik och färg på ett mindre stänkande sätt än QuickBooks Online, men användargränssnittet är attraktivt, lätt att förstå och rent. Det ser värdigt, professionellt och polerat ut.
Öppningsskärmen, instrumentpanelkonventionen som används av alla konkurrenter, visar din ekonomiska status kortfattat - på ett mer kompakt sätt än QBO - men noggrant. Det gör det med hjälp av en serie fönster som innehåller balans- och aktivitetsinformation - i siffror och diagram - för dina konton, "Money Coming In" och "Money Going Out" och kostnadskrav.
Instrumentpanelen är en interaktiv och informativ skärm. Det finns länkar till kontoavstämning och en sammanfattning av artiklar i varje konto. "Hantera konto" -länkar öppnar en meny med relaterade aktiviteter. Länkar i de andra fönstren tar dig till deras komplementära transaktionsskärmar. QuickBooks Online innehåller liknande grundläggande balans- och aktivitetsinformation samt länkar till transaktioner i dess instrumentbräda.
Xeros navigationsverktyg är inte bättre eller sämre än konkurrenterna - det vill säga de är intuitiva och effektiva. Webbplatsen är uppdelad i sex primära sektioner via flikar överst på skärmen: Dashboard, konton, lön, rapporter, kontakter och inställningar. Undermenyer visar inspelnings- och transaktionsformulär som finns i. Xero använder knappar, rullgardinslistor, diagram, datanät och dialogrutor för inmatning och hämtning av data.
Lön och support
Kostnaden för Xeros verktyg för lönebehandling på Premium-nivåer (som kostar $ 70, $ 90 och $ 120 per månad) är inbyggd i den månatliga abonnentavgiften, vilket är en avvikelse från konkurrenternas praxis att behandla lön som ett valfritt tillägg. Premium-tjänsten är vad jag har granskat här. För dig som vill ha lite mindre inkluderar Standardversionen ($ 30) lön för en anställd utan direkt insättning och inget stöd för flera valutor. Elektronisk arkivering för federala löneskatter är ännu inte tillgänglig, och endast sju stater stöds vid detta skrivande.
De negativen åt sidan, Xeros faktiska verktyg för lönebehandling är lika bra som sina konkurrenter. En tydlig, förståelig steg-för-steg-installationsguide gör löneförberedelserna så enkla som denna mycket komplicerade uppgift kan vara.
Faktum är att Xero trumfer alla sina konkurrenter när det gäller användarstöd. Länkar till kontextkänsliga hjälpfönster sprids hela. Du kan få utökad hjälp för specifika fönster eller söka i Xeros omfattande online-dokumentation.
Xero Premium 10 är den mest formidabla konkurrenten som QuickBooks Online Plus, vårt nuvarande Editors Choice för online-redovisning, någonsin har mött. Jag kan rekommendera Xero Premium 10 utan förbehåll för små företag som inte behöver anpassningsbar rapportering eller formulär, tidsspårning, körning av artiklar i poster eller statligt skattestöd. För alla andra behåller QuickBooks Online Plus dock sin ledning - och PCMag's Editors 'Choice för online-redovisning.
