Zoho böcker granskning och betyg

Zoho är inte ett dedikerat finansföretag som Intuit: Det är en utvecklare av mycket bra integrerade produktivitetsapplikationer online. Sedan 2011 råkar det bara vara Zoho Books, som monterar verktyg som uppfyller brorparten av småföretagens redovisningsbehov. Zoho Books användbarhet, flexibilitet och djup inom standardbokföringsområden - försäljning och inköp, tids- och projektspårning och lagerhantering - är lika och ibland överträffar vad som erbjuds av konkurrerande webbplatser. Det ger också mer hjälpresurser än de flesta konkurrenter, vilket är avgörande för redovisningslösningar. Bland småföretagens bokföringswebbplatser är Zoho Books ett utmärkt värde, även om dess integrerade lönemöjligheter är begränsade.

Prissättning och planer

Efter en 14-dagars gratis provperiod på Zoho Books kan du prenumerera på Basplanen för $ 9 per organisation per månad, vilket begränsar dig till 50 kontakter, en användare plus en revisor och fem automatiserade arbetsflöden (mer om det senare). De funktioner som stöds inkluderar fakturor, kostnadsspårning, projekt och tidtabeller. Standardplanen ($ 19 per organisation per månad) ger dig högre gränser för allt i Basic och lägger till räkningar, leverantörskrediter och rapporteringstaggar. Professional ($ 29 per organisation per månad) erbjuder obegränsade kontakter och användare och 10 automatiserade arbetsflöden per modul, förutom inköpsorder, försäljningsorder och lagerspårning.

Denna prissättning jämförs gynnsamt med våra redaktörers val, Intuit QuickBooks Online, som börjar på $ 20 per månad för sin Simple Start-plan. Nästa steg upp är Essentials, som lägger till fakturering, flera användare och tidsspårningsfunktioner för $ 35 per månad. Plus $ 60 per månad Plus-plan erbjuder fullständig projekt- och inventeringsspårning. Sage Business Cloud Accounting börjar på $ 25 per månad. ZipBooks Starter-plan är gratis och erbjuder obegränsad kontakter och fakturering, en bankmatning och inkomst- och kostnadshantering. Wave är också gratis att använda, även om det tar ut transaktionsavgifter.

Sedan vi senast granskade det har Zoho Books införlivat dussintals små förändringar som förbättrar flexibiliteten och användbarheten, och några stora förändringar, som tillägg av lönelista för Kalifornien och Texas, exportmallar, dokumentskanning, kortkommandon och ett godkännande arbetsflöde för transaktioner.

Det finns ett område där Zoho Books inte uppfyller eller överskrider den standard som uppställts av Intuit QuickBooks Online och Xero, men det är ett avgörande område för vissa företag: Som nämnts ovan är lönearbeten endast tillgänglig för Kalifornien och Texas; New York är nästa. Men inom alla andra områden - kontakt- och objektregister, transaktioner, lager- och projekthantering, anpassningsbarhet, automatisering och användargränssnitt - är det bland de bästa vi har granskat.

Generös installation, importalternativ

I sin installationsprocess erbjuder Zoho Books det bästa från båda världar. Webbplatsen leder dig genom en serie skärmar efter att du har skapat ett konto (ZipBooks saknar det här verktyget), vilket hjälper dig att konfigurera dina personliga inställningar. Det säger till dig på varje sida att du kan gå igenom inställningsalternativen senare om du föredrar det.

Liksom vissa konkurrenter delar Zoho Books dina installationsuppgifter i grupper av relaterade uppgifter. Först på någons lista är företagsprofilen, som innehåller detaljer som kontaktinformation, skattegrundlag och räkenskapsår. Webbplatsens anpassningsbarhet blir tydlig även på den här sidan, som normalt är en klippt och torkad samling fakta: Du kan definiera upp till fem anpassade fält. Därefter anger du öppningsbalanser. Och om mer än en person behöver använda Zoho Books kan du ställa in dem som ytterligare användare genom att tilldela dem till en av flera åtkomstnivåer, som alla kan klonas och som några kan redigeras.

Det finns lite data som du inte kan importera till Zoho Books. Du kan ladda ner exempelfiler för att säkerställa att din mappning är korrekt och sedan importera kontakter, objektposter och försäljnings- / köpstransaktioner i CSV och en handfull andra globala format (den senare funktionen är unik för Zoho Books bland småföretagens bokföringstjänster som vi testas).

Utmärkt användargränssnitt, navigering och hjälp

Zoho Books instrumentpanel ger mer ekonomisk information än Kashoos, men den är inte lika interaktiv som Xeros. Kortfristiga och förfallna fordringar / fordringar och kassaflöde visas överst i både siffror och diagram. Nedan är ett anpassningsbart diagram som jämför inkomst och utgifter och en redovisning av dina bästa utgifter. Projektstatus och kontosaldon, med länkar till transaktionsregister, rundar skärmens data.

Zoho Books användargränssnitt är exceptionellt rent, attraktivt och lätt att förstå. Det vänstra fönstret visar navigeringslänkar till Zoho Books funktionella områden: Kontrollpanelen, Kontakter, Objekt, Bank, Försäljning, Inköp, Revisor, Tidblad och Rapporter (och nu, Lön). Vissa tar dig direkt till en arbetsskärm, medan andra visar en undermeny med alternativ. En effektiv kombination av knappar, rullgardinslistor, utfyllningsfält och kryssrutor gör navigerings- och datainmatningsalternativ ganska tydliga.

Klicka på den lilla växellikonen i det övre högra hörnet så öppnas en meny som visar länkar till installationssidor för många funktioner. Dessa inkluderar valutor, skatter, mallar, påminnelser och automatisering. Det finns också en länk till en sida som visar alla de inbyggda integrationer som Zoho Books har med andra applikationer (förutom sina egna Zoho CRM, Zoho Expenses och andra), som Office 365, Outlook, Avalara, Slack och Square.

Du vill också klicka på länken till tjänstens inställningar innan du startar din finansiella verksamhet. Bland många andra saker kan du stänga av några av de mer avancerade modulerna, ange klientportalinställningar (ovanliga på denna produktnivå), skapa flera anpassade fält för nästan alla typer av poster och transaktioner och etablera inställningar för leveransmeddelanden och paketeringar (två verktyg som inte finns på konkurrenternas webbplatser).

En länk till hjälpresurser visas också längst upp till höger på skärmen. Zoho Books talrika vägledningsverktyg (vanliga frågor, dokumentation, community) är i överensstämmelse med Xero, som har några av de bästa supportalternativen jag har sett. Du kan också kontakta experter via chatt, telefon och e-post. Observera emellertid att Zoho Books inte har nästan det nätverk av experter till sitt förfogande som QuickBooks har byggt upp i mer än ett kvart århundrade sedan det släpptes första gången. Som sagt är dess pool respektabel för en produkt som först kom ut 2011.

Imponerande poster

Zoho har samlat en uppsättning rekordmallar, transaktionsformulär och rapporter som imponerar. Observera dock att QuickBooks fortfarande har kanten när det gäller att rapportera anpassningsbarhet.

Kontakter kan vara kunder eller leverantörer eller båda. Du anger dina primära kontaktuppgifter högst upp i varje post och flyttar sedan ned till ett fönster med flikar nedan som låter dig växla mellan skatte- och betalningsuppgifter, adress, kontaktpersoner, anpassade fält, rapporteringstaggar och kommentarer. Ingen annan webbplats för små företag som vi tittat på låter dig skapa upp till tio anpassade fält för poster, och ingen av dem stöder sådana grundliga profiler för kontakter.

När du har byggt några kontaktposter kan du se var och en i ett fönster som, än en gång, är bättre än Zoho Books rivaler. Nyckelkontaktinformation visas på standardskärmen, såväl som siffror och diagram för fordringar / fordringar och inkomst / utgifter - typ av en mini-instrumentpanel för varje kund. Klicka på fliken Transaktioner så får du en lista över alla transaktioner med den kontakten och statusen för varje. Fliken Senaste aktiviteter öppnar ett slags revisionsspår för den aktuella kontakten.

Lagerstyrningsmöjligheterna överträffar också konkurrensen. Objektposter innehåller standardfält (försäljnings- och köpbeskrivning, priser och konton), men du kan också skapa och använda måttenheter. Om du anger att du vill spåra inventering kan du fylla i fält för öppningslager, öppningsaktie per enhet, ombeställningspunkt och önskad leverantör. Fakturor visar det tillgängliga numret när du anger ett objekt. Du kan också enkelt ställa in prislistor och justera lagernivåer här. Ingen annan webbplats för småföretagskonton erbjuder detta djup av spårning av lager, speciellt med den lätthet som Zoho Books gör.

Transaktionsformulär och mer

Zoho Books erbjuder fler transaktionstyper och mer flexibilitet inom själva blanketten än någon annan produkt. Utöver de vanliga försäljningsformerna som konkurrenterna stöder, inkluderar det behållarfakturor, leveransmeddelanden och paketeringar. Fakturor innehåller fält för fraktkostnader och justeringar förutom rabatter och moms. Köpstransaktioner - utgifter, fakturor, inköpsorder och så vidare - är på samma sätt detaljerade och flexibla. Precis som poster kan transaktionsformulär innehålla upp till 10 anpassade fält, vilket är unikt för Zoho Books.

Ingen annan på denna lösningsnivå erbjuder automatiserade arbetsflöden som Zoho Books gör. Det här verktyget har lite av en inlärningskurva - det är faktiskt ganska komplicerat såvida du inte har arbetat med multisegmentformler tidigare - men det kan vara ganska användbart. Du kan till exempel specificera att du vill att försäljningschefen ska få en e-postvarning när ett uppskattningsbelopp ändras med mer än $ 250. Det är ett enkelt exempel - du kan skapa formler med ännu fler förutsättningar och resultat.

Sedan förra året har Zoho Books lagt till en funktion som vanligtvis inte finns på småföretagens bokföringssajter - alternativet att kräva godkännanden för försäljning och köpstransaktioner. När detta är aktiverat i Inställningar kan endast en administratör (eller någon som utses av administratören) godkänna transaktioner som fakturor och inköpsorder.

Dokumenthantering är också nytt i år. Skanna dokument som räkningar och kostnadskvitton och antingen e-post eller ladda upp dem till Zoho Books. Webbplatsen läser sedan datum, köpmännens namn, belopp och utgiftskategori (efter att Zoho Books känner igen ett mönster för kategorisering eller bara automatiskt "vet") och anger informationen i transaktionsformer; du slutför resten. Fem skanningar per månad ingår i din prenumerationsavgift, men du kan köpa mer. Ingen annan produkt på denna nivå erbjuder en sådan funktion.

Projektledning i Zoho Books är mer kapabel än andra i denna grupp, med undantag av Kashoo. Du kan tilldela projekt till kunder och välja mellan fyra typer av faktureringssatser (fast kostnad, baserat på uppgiftstimmar) och sedan tilldela användare och uppgifter till dem. Du kan också spela in tidsposter individuellt och göra dem fakturerbara eller ange arbetade timmar i ett kalkylarkformat. Mindre redovisning saknar denna funktion, även om QuickBooks Online är ganska kapabel vid tidspårning.

Småföretag måste vanligtvis arbeta med en revisor för att uppgradera från ett litet företagsapplikation till en mellanstora, så exportfunktioner är viktiga. Zoho Books och QuickBooks Online har bland annat dessa.

En bra mobilupplevelse

Zoho Books visar lika mycket utmärkt i sin iPhone-app och Android-app som i den webbläsarbaserade versionen. Kontaktposter, som till exempel är ganska robusta i den webbläsarbaserade versionen, är exceptionellt bra utförda i mobilappen. Öppna en så ser du direkt kontaktinformation och fordringar / fordringar. Ikoner på den här skärmen låter dig ringa, e-post eller meddela kontakten, medan en annan ikon tar dig till länkar för att skapa nya transaktioner, acceptera betalningar och mer.

Andra verktyg är lika djupa, som appens produktposter, fakturor, tidspårning, rapporter och projekt. I själva verket kan du förmodligen driva ditt företag från din telefon vid behov - apparna är så omfattande. iPhone- och Android-versionerna har olika navigationssystem men erbjuder en liknande uppsättning verktyg. IPhone-appen använder ett verktygsfält nederst på skärmen, medan Android fungerar från en vertikal meny; båda är ganska effektiva och attraktiva.

Ett utmärkt värde

Zoho Books tillgodoser en mängd olika affärsbehov. Du kan enkelt använda det du behöver utan att ha mer avancerade funktioner i vägen. Det har inte anpassningen av rapporten eller ett stort nätverk av rådgivare som våra redaktörers val, QuickBooks Online gör och inte heller erbjuder de omfattande lönealternativ som konkurrenterna har. Men tjänsten erbjuder flera unika funktioner som inte finns i konkurrenter, såsom anpassade transaktionsfält, CSV-import och automatiserade arbetsflöden. Fortfarande, vad Zoho Books gör, gör det extremt bra. Om du är ute efter en ny redovisningslösning och redan har en lönetjänst du är nöjd med är Zoho Books väl värt att överväga.