Asana granskning och betyg

Produktivitetsentusiaster älskar Asana - och med goda skäl. Detta online team-samarbetsverktyg är specialiserat på arbetsflödeshantering, men det hanterar också den snygga av uppgiftshantering med aplomb. Som sagt, Asana bör inte förväxlas med fullständig projekthanteringsprogramvara trots sin nya tidslinjefunktion. Den inkluderar varken tidsspårning eller andra avancerade verktyg som vi förväntar oss att se för fullskalig projektledning. Men för att hantera uppgifter och arbetsflöden är det ett flexibelt och elegant verktyg som du kan böja till din vilja. Asana är en av de bästa samarbets- och produktivitetsapparna för team och ett redaktörsval.

Prissättning och planer

Om du vill se vad Asana handlar om erbjuder tjänsten ett gratis kontonivå för lag på 15 medlemmar och färre. De enda andra stora begränsningarna är att du inte kan använda Asanas tidslinjevy, avancerade instrumentpaneler eller avancerade sökverktyg. Vi diskuterar alla dessa funktioner i detalj senare. Gratis kontoanvändare får alla andra funktioner för uppgiftshantering, inklusive möjligheten att skapa uppgifter, tilldela personer till dem, lägga till förfallodatum, skriva kommentarer och bifoga filer. Det finns inte heller några begränsningar för antalet uppgifter eller projekt du kan skapa. Vi rekommenderar att du använder det kostnadsfria kontot i minst några veckor i en liten testgrupp innan du uppgraderar till en betald tjänstnivå.

Asana Premium kostar $ 119, 88 per person per år eller $ 11, 99 per person om du betalar varje månad. Premium-kontot innehåller allt i det gratis kontot och tar bort gränserna för teamstorlekar, instrumentpaneler och sökverktyg. Premiumkonton har några extra förmåner, inklusive Asanas tidslinjefunktion, privata team och projekt, anpassade fält, uppgiftsberoende, administrativa kontroller och prioritetsstöd. Privata projekt är endast tillgängliga för inbjudna medlemmar, medan projekt som inte är privata är tillgängliga för alla i teamet.

Mycket små team på 15 personer eller färre som vill ha Premium-funktioner betalar en lägre skattesats: $ 75 per person per år, eller $ 7, 50 per person per månad. Studentgrupper kan också kontakta företaget för en gratis sexmånadersperiod av Asana Premium. Priset har ökat de senaste åren, men personer som har befintliga och aktiva Asana-avtal kan fortsätta till lägre priser.

Som jämförelse kostar Todoist Premium $ 29 per år för personligt bruk eller $ 29 per person per år för lag. I high end börjar Podio på $ 9 per person per månad eller ungefär $ 86 per år om den betalas årligen. Så Asana är mycket dyrare än Todoist, men ligger nära priset till Podios Basic och Plus-planer.

Asana har också kanban-brädfunktioner, så andra populära kanban-appar, som Trello, Wrike och Volerro, är också rättvist att jämföra. Trello debiterar $ 119, 88 per person per år, samma som Asana. Volerro debiterar bara $ 7, 99 per person per månad. Wrike debiterar nästan samma belopp som Asana Premium för sin professionella servicenivå ($ 117, 60 per person per år) och en mycket högre skattesats för sin Business grade-tjänst ($ 297, 60 per person per år)

Vad är Asana?

Asana är ett arbetsflödeshanteringsverktyg som du främst använder för att hantera uppgifter. Det skiljer sig från traditionella projekthanteringsappar, nämligen på grund av dess brist på struktur. Asana är som ett kortlek, medan projekthanteringsprogramvara är som ett brädspel. Brädspel är utformade för att spelas med en serie förinställda regler. Det är ovanligt att spelare ströjer för långt ifrån dessa inställda instruktioner, även om alla kan komma att acceptera vissa ändringar då och då.

Med ett kortlek har du fler alternativ. Till exempel kan du spela ett välkänt spel med etablerade regler, som dragning av fem kort, eller uppfinna ditt eget spel. Låt oss säga att du bestämmer dig för att spela rummy. Alla vid bordet måste först komma överens om vilken version av rummy som ska spelas (rak rummy, 500 rummy, gin rummy och så vidare). Det finns en mall för spelet, men de exakta reglerna måste fastställas av alla spelare i förväg.

När det gäller Asana finns det lika många fördefinierade sätt du kan använda det som det finns anpassade sätt. En ytterligare skillnad är att Asana är bättre lämpad för pågående arbete, medan projekthanteringsappar vanligtvis är bättre för projekt med tydliga start- och slutdatum samt levereras. Att bygga och starta en nyhetswebbplats är ett projekt. Att skriva dagligt innehåll för en nyhetswebbplats är pågående arbete.

I mer specifika termer håller Asana reda på vem som är ansvarig för vilken uppgift, den information som är relaterad till varje uppgift och all annan information relaterad till den uppgiftens framsteg. Om detta fortfarande låter förvirrande, vet att det är det svåraste att ställa in Asana för dina behov. Efter den första perioden är Asanas öppna natur också en av dess bästa aspekter. Kolla in Asanas guide om hur du kommer igång med och så småningom behärska alla dess funktioner.

Asanas struktur

Innan Asana öppnas för alla i organisationen måste en grupp administratörer fatta ett slutligt beslut om hur Asana ska implementeras och användas. Medan vissa samarbetsverktyg visar enkelhet är det verkligen inte fallet med Asana. Asana är intuitiv, men när du väl har kommit igång kan dess fullständiga brist på struktur göra det svårt att dyka in utan en god mängd tankar. Asana erbjuder viss hjälp med struktur med projektmallar, som vi diskuterar senare, men utsikterna för att översätta en organisationsstruktur på ett sätt som är vettigt kan vara skrämmande.

När det gäller den grundläggande arbetsflödeshierarkin ansvarar varje team för en serie projekt med enskilda arbetslistor. Varje uppgift kan ha underverken, samt en anställd, förfallodatum, bilagor, kommentarer, taggar och följare. Du använder dessa uppgifter och deluppgifter för att spåra arbete. Kommentarerna och andra data hjälper dig att förstå vad som händer med uppgiften så att du inte behöver diskutera frågor via e-post eller på något annat sätt. När uppgifterna och deluppgifterna är slutförda, slutar allt deras historia och allt som inträffade i själva uppgiften. Således har varje arbetsåtgärd meningsfullt sammanhang.

Förutom sin förmåga att hålla reda på minutia, är Asana också användbar för att få ett bredare perspektiv på varje teammedlems ansvar. Anpassade sökningar, som vi diskuterar mer detaljerat senare, eller till och med bara tittar på någon annans uppgiftslista är ett effektivt sätt att ta reda på om någon är överbokad eller underpresterar. Du kan använda dessa insikter för att göra effektiva förändringar.

Sekretess och säkerhet

Asana säkrar anslutningar till sin webbplats med åtminstone TLS 1.1-protokollet och är värd för sina data i "säkra SSAE 16-granskade datacenter via Amazon i USA." Asana erbjuder också ett bounty-program för att avslöja sårbarheter med tjänsten. Asana fick nyligen SOC 2 typ 1-certifiering. Soc 2-revisioner drivs av American Institute of CPAs och berör enligt den organisationen "kontrollerna vid en serviceorganisation som är relevant för säkerhet, tillgänglighet och bearbetningsintegritet för de system som tjänstorganisationen använder för att bearbeta användarens data och konfidentialitet och sekretess för den information som behandlas av dessa system. " Som med Slack kan du också kontrollera Asanas status via en online instrumentpanel.

På användningsnivå omfattar Asana samarbete mellan alla teammedlemmar. Du kan säkert hålla projekt och uppgifter privata i Asana, men verktygets natur är att ge alla teammedlemmar lika tillgång att se, redigera och interagera med information i appen. Som sagt, Asana tillåter dig att markera projekt som endast kommentarer eller tilldela denna behörighetsnivå till enskilda medlemmar.

För lag som använder Asana som en öppen plattform är det mycket viktigt att upprätthålla dialog om reglerna för engagemang för att säkerställa att alla håller med om att använda appen på samma sätt, inte skriva över varandras arbete och så vidare. Nyligen har Asana lagt till nya företagssäkerhetsalternativ, inklusive möjligheten att kontrollera vilka appar som är användbara över hela integrationen och begränsa vem som kan lägga till gäster.

Titta och känna

Asana är tillgängligt på webben och via App Store och Google Play Store, men det erbjuder inte en stationär app. Vissa samarbetsappar, som Slack, erbjuder skrivbordsvarianter, men det är inte ett avtal.

Asanas webbgränssnitt är effektivt och lyhört, med tillräckligt med färg och designutseende för att hålla det intressant och användbart utan att se för rörigt ut. Det har några överraskningar också, som festliga animationer som visas på skärmen då och då, även om du kan inaktivera dessa extra effekter om de inte tilltalar dig. Asana innehåller också en serie kortkommandon som kallas Hacks i inställningsavsnittet, som lägger till olika typer av funktionalitet och personlighet. Slå till exempel TAB + B för lite kattyckel efter att ha aktiverat det relaterade hacket.

Webbpanelen är indelad i tre huvudområden: en vänster skena; ett huvudfönster som ändras baserat på vad du väljer från vänster; och en höger informationsruta som borrar ner i vad du tittar i huvudfönstret. Huvudfönstret innehåller också en knapp för att snabbt lägga till objekt som uppgifter eller projekt, en sökfält och en profilikon. I dina profilinställningar kan du lägga till grundläggande kontoinformation, ställa in meddelandepreferenser, justera visningsinställningar och de ovannämnda visuella effekterna och konfigurera integrationer med andra appar som Harvest och Zapier. Asana har en fullständig lista över stödda appar och integrationer.

Per den senaste designuppdateringen navigerar du i gränssnittet via den vänstra järnvägsmenyn, som också kan vara dold helt om du vill fokusera på startsidan. Från topp till botten är dina huvudalternativ Hem, Mina uppgifter, Inkorg och Dashboard. Dessa alternativ kan variera beroende på organisationens globala inställningar. Hem är ett nytt avsnitt som visar dina favoritprojekt och senaste projekt, medan Mina uppgifter visar allt som tilldelats dig eller som du följer. Om du ser ett nytt banner över något projekt på fliken Hem kan du musa över det för att se den senaste aktiviteten. Inbox är bara ett flöde av Asana-aktiviteter. Du kan lägga till specifika projekt i Dashboards-avsnittet för att hålla reda på uppdateringar och få en överblick över avslutad uppgift. En gul prick visas bredvid inkorgen när du har olästa aviseringar.

Tankeväckande design gör att huvudfönstret i Asana böjer sig efter dina behov. När du till exempel klickar på ett projekt till vänster dyker huvudfönstret upp en kontextuell meny under projektnamnet med tidslinje, kalender, konversationer, framsteg och filer. Du kan också sortera objekt efter tillståndsgivare eller förfallodatum under vilken uppgiftsvy som helst, eller välja att bara visa antingen avslutade eller ofullständiga uppgifter. Uppgifter glider över skärmen när du klickar och drar dem för att ändra ordning, vilket gör omprioritering verkligen enkel. Om du vill kan du också organisera uppgifter i avsnitt, men observera att dessa avsnitt inte påverkar någon uppgiftsklassificering någon annanstans.

Ytterligare funktioner och i användning

Asana skimpar inte efter funktioner. När du skapar en uppgift kan du tilldela den till en gruppmedlem, schemalägga ett förfallodatum eller lägga till ett återkommande datum, ladda upp eller länka till tillhörande dokument, skriva kommentarer, lägga till taggar och till och med prenumerera eller avsluta prenumerationen själv och andra för att få meddelanden när som helst förändringar sker i uppgiften. Kommentaravsnittet är särskilt användbart eftersom det bland annat stöder formatering av rik text, redigering av kommentarer och direkta omnämnanden via @ -symbolen.

Taggar hjälper till att göra uppgifterna mer sökbara och den avancerade sökfunktionen, som vi dyker in senare, är ganska bra. Interaktiva kryssrutor låter dig kryssa av för uppgifter när du fullbordar dem - och lika lätt avmarkera dem om du eller en annan Asana-medlem slår något fel. Asana ger dig också möjligheten att skapa ett anpassat fält. Du kan lägga till ett fält som anger en uppgifts prioritering (låg, medium, hög) eller så kan du använda anpassade fält för att ange tillståndet för en uppgift (i väntande pågående, i väntan på slutgodkännande).

Asana integrerar också en kalender som du kan använda för att hålla reda på förfallodatum. På ett positivt sätt verkar Asana ta användarens feedback på allvar. Efter att ha fått överväldigande negativ feedback om förändringar i kalendern, återställde Asana uppdateringen och arbetar med att se till att gamla funktioner behålls utöver prestandaförbättringarna.

Asana erbjuder inte chattfunktioner, vilket är en besvikelse, men integreras med Slack och Microsoft Teams. Asana tillhandahåller ett utrymme som kallas konversationer, en anslagstavla där teammedlemmarna kan diskutera problem med varandra som inte är direkt relaterade till någon specifik uppgift. Till exempel kan medlemmarna diskutera omfattningen av framtida projekt, kreativa idéer eller förfaranden. Ändå är detta inte effektivt för direktmeddelanden eller tillfälliga konversationer.

Asana är inte heller det mest skickliga verktyget för grafikintensiva projekt, men det har förbättrats under åren. Kanbanvisningen, som vi diskuterar senare, är en sådan förbättring. Du kan ladda upp bilder till uppgifter, men du kan inte markera dem i själva appen. Du kan förhandsgranska bifogade bilder, men bilda appen.

Mallar och vyer

Om du inte är säker på hur du ställer in ett projekt ger Asana en serie mallar du kan använda. Klicka på Plus-knappen> Projekt för att komma igång. Mallar är mittfliken. Exempel på förutbestämda mallar inkluderar mötesagenda, produktkartplan och anställda ombord. Naturligtvis kan du skapa din egen mall och inte heller fastna i dessa strukturer. Tänk på dem som en utgångspunkt.

En annan användbar funktion är Asanas förmåga att skapa beroenden mellan uppgifterna. Låt oss säga att vi har uppgift A, uppgift B och uppgift C inloggad i Asana. Om uppgift C inte kan utföras förrän uppgifter A och B sedan är klara, kan vi lägga till beroenden mellan dessa tre.

Naturligtvis kan du då förvänta dig att Asana ska ha någon form av Gantt-diagramfunktionalitet. Ange den relativt senaste tidslinjevyn. Här kan användarna se var och en av sina uppgifter i ett Gantt-format. Beroenden representeras av rader mellan uppgifterna och du kan göra ändringar när du vill. Gantt-diagram är särskilt användbara för att se hur en försening i en uppgift eller en lång frånvaro av en gruppmedlem kan påverka måldatum längs linjen. Asana rullade också ut förmågan att organisera uppgifter i vyn i sektioner. Teamwork Projects erbjuder en Gantt-diagramvy, men den är inte så lika väl utformad.

Kanban-styrelser i Asana

Asana har nu en styrelsevyn, utformad för att ge lagen ett sätt att hantera arbete med kanban. Kanban-appar är specialiserade på att hjälpa dig att visualisera allt arbete som behöver göras och allt pågående arbete, med tonvikt på att se till att team inte blir överbelastade med så många uppgifter att de tappar fokus och blir mindre produktiva. Kanban gör detta genom att begränsa antalet uppgifter som kan tilldelas en person eller avdelning vid en viss tidpunkt.

Trello är en annan produktivitetsapp som använder kanban-stilen. En metod är att ställa in flera kolumner som korrelerar till ett fullbordat tillstånd. Det kan vara meningsfullt att ha kolumner för DEV, QA och Production till exempel. För att flytta en uppgift från ett steg till ett annat, dra det bara till nästa.

Observera att att du använder denna kartvy kräver att du skapar projekt specifikt i den här stilen. Med andra ord kan du inte bara byta från standarduppgavevyn till den här stilen vid denna granskning. För att ändra din vy, under projektets skapande, bara titta under layoutavsnittet och välj alternativet Board.

Som tidigare nämnts kan styrelsevyer vara mer användbara för team som arbetar med visuellt material, eftersom du kan ställa in omslagsbilder för varje uppgift i en kolumn. Precis som med Asanas andra vyer, kan du skapa anpassade fält i styrvyn och flagga kommentarer direkt till personer med @ -symbolen, en användbar men mindre vanlig funktion bland dedikerade kanban-appar. Asana har dock inte alla önskvärda kanban-funktioner. Det saknas simbassänger och gränsar för arbete som pågår. KanbanFlow har alla dessa funktioner.

Avancerad sökning och rapporter

Asana har utmärkt avancerad sökfunktion. På den översta nivån, när du frågar efter en termin, kan du ange om du letar efter en uppgift eller konversation. Andra standardfält inkluderar: Tilldelad till, i projekt; och följt av. Vidare kan du ange om en uppgift har en bilaga, om den är klar och dess förfallodatum. Du kan lägga till filter för anpassade fält, Människor, Taggar, Beroenden och till och med Subtasks för att borra ytterligare. Om du inte hittar det du letar efter med dessa verktyg fanns det troligtvis inte i första hand.

Asana gör det enkelt att spara någon av dessa komplexa sökningar som interaktiva rapporter, som lever i den vänstra menyn för snabb åtkomst. Dessa rapporter uppdateras när nya objekt matchar villkoren och du kan redigera sökningens villkor när som helst. Vi uppskattar denna funktion eftersom den kan vara ovärderlig för chefer som vill ta reda på vem som är produktiva. Även för individer är det ett bra sätt att spåra individuella framsteg över tid.

Asanas mobilappar

Asana erbjuder gratis mobilappar för Android och iOS. För testning installerade vi Asana på en Google Pixel som kör Android 9.0. Vi hade inga problem att ladda ner appen och sjunga till ett konto.

Appen är konfigurerad något annorlunda än på webben, men gränssnittet behåller sitt rena utseende. Till exempel finns de flesta navigeringslänkar och strukturer till höger på skärmen istället för till vänster. När du loggar in tar Asana dig direkt till din uppgiftslista, vilket sannolikt kommer att tillbringa större delen av din tid. Även om all kärnfunktion, inklusive möjligheten att skapa, spåra och slutföra uppgifter, finns i appen, tenderar Asana att fungera bäst på en stor skärm där du kan se mycket information på en gång, så den lilla skärmstorleken är inte ' t idealisk.

Som sagt är det definitivt möjligt att vara produktiv från din telefon och vi uppskattar att du kan komma åt Asana var du än har en internetanslutning. Speciellt har apparna också en hel del offlinefunktioner. När du arbetar offline i mobilapparna ser du grå moln som indikerar att innehållet inte har synkroniserats än, så ingen av dina medarbetare kommer att kunna se det förrän din enhet ansluter igen och synkroniseras.

En kortlek

Asanas tankeväckande design, flytande interaktiva element och generösa medlemstilldelning i sin gratisversion gör den till en kraftfull uppgiftshanteringsapp för personliga projekt och lagarbete. Dess flexibilitet, omfattande funktionsuppsättning och olika arbetsflödesvyer är också prisvärda. Av alla dessa skäl tjänar Asana ett Editors Choice för samarbetsappar. Även om det inte är billigt och bristen på struktur initialt kan orsaka viss ångest, lovar vi att det är ett verktyg som är värt att använda.