X1-granskning och betyg

Vissa människor ser inte behov av ett skrivbordssökverktyg som X1 Search ($ 49, 95, plus $ 19, 95 per år för valfritt premiumstöd). De föredrar att förlita sig på en noggrant underhållen, hierarkisk mappstruktur och följa den religiöst. Dessa människor tappar utan tvekan heller inte bilnycklarna. För resten av oss är verktyg som X1 Search det perfekta sättet att hitta filer, e-postmeddelanden och andra digitala objekt som vi behöver när vi behöver dem och med minimal ansträngning.

När Microsoft lade till Windows-sökning till operativsystemet underskred det något av behovet för skrivbordssökningsprogram. Precis som X1-sökning och konkurrenter som Lookeen Desktop Search skapar det ett index att söka igenom, så att det kan hitta resultat mycket snabbare än att söka genom hela texten i varje fil varje gång. Det hittar även Outlook-e-postmeddelanden, så du behöver inte använda Outlook's wimpy-sökfunktion. Och eftersom det är inbyggt i Windows är det gratis. Oavsett fördelarna med Windows-sökning är det emellertid helt enkelt inte i samma liga som ett fullskaligt desktopsökverktyg. Windows erbjuder inte samma nivå av sofistikering, och det ger inte möjligheten X1 Search har för att indexera och hitta information på e-post- och fillagringsmolnsidor som Gmail, Yahoo Mail och Box.

Going Beyond the Desktop

X1 Search stöder Windows 7 till 8.1 vid detta skrivande och kommer att stödja Windows 10 med en kommande utgåva inom kort, enligt företaget. Det stöder också officiellt både 32- och 64-bitarsversioner av Outlook 2007 till 2013. För mina tester installerade jag version 8 av programmet på ett system som kör Windows 7 64-bitars och Outlook 2003, och det fungerade utan problem. Enligt X1 kommer det att fungera med Microsoft Exchange Server 2007 och senare direkt, till exempel, liksom genom att indexera OST-filer som sitter på din hårddisk. Genom att doppa i molnet kan det indexera meddelanden på IMAP-servrar, med inbyggda installationsrutiner för anslutning till AOL, Gmail, Outlook.com och Yahoo, plus ett generellt IMAP-val för ännu andra e-postlagringssajter. Dessutom kan den indexera och söka efter filer lagrade i ett Box-konto.

Gynnsamt för affärsanvändning kan du också ställa in X1 Search för att fungera som en klient med Microsoft SharePoint, Vault (ett arkiveringsprogram för e-post från företaget från Symantec) och X1 Rapid (X1: s eget indexnivå på företagets nivå som går från - och lagrar indexfiler på - en server).

Uppstart

Grundinställningen för programmet kunde inte vara enklare. Ladda ner installationsfilen från X1s webbplats och kör den. När installationen är klar kommer X1 Search att bygga ett index i bakgrunden, inklusive alla dina filer och Outlook-poster från kontakter till kalenderposter till uppgifter. Hur lång tid indexeringen tar beror på datorns hastighet och hur mycket det finns att indexera, men du kan fortsätta arbeta medan det pågår i bakgrunden.

Utöver grundinställningen kan du bläddra igenom menyalternativ för att anpassa inställningar och lägga till datakällor till eller ta bort dem från indexet. Om du till exempel arkiverar dina Outlook-data regelbundet i slutet av varje år, till exempel, kanske du vill indexera en eller flera av arkiv-PST-filerna. Att lägga till dem är en enkel fråga om att berätta programmet var du hittar dem på din hårddisk. Du kan också välja om du ska starta X1-sök automatiskt när du startar Windows, hur ofta du ska indexera och detaljer om vad du ska indexera. Du kan till exempel ange vilka mappar som ska inkluderas eller hoppa över, eller du kan ändra inställningar för att ignorera, säga, Outlook-kalenderposter eller specifika filtyper.

Sökande

Programmets sökfunktion är imponerande, både för dess användarvänlighet och dess sofistikerade funktioner. X1-sökfönstret innehåller flera textrutor som du kan ange sökfraser i. Ange text i huvudsökrutan (avsaknad av en bättre term), och programmet kommer att porera i hela indexet och hitta alla matchningar om texten är i ett filnamn, i hela texten till ett dokument, e-postadress eller kontaktpost; eller i något fält i något Outlook-objekt.

De andra textrutorna låter dig söka i specifika fält. För e-postmeddelanden inkluderar till exempel fälten Från, Ämne, Datum och Namn. För filer inkluderar de namn (på fil), datumändring och sökväg.

Förutsatt att programmet redan körs i bakgrunden, allt du behöver göra för att starta en sökning träffas Ctrl två gånger - eller dubbelklicka på X1-ikonen i meddelandefältet - för att öppna sökfönstret och skriv sedan in en sökning fras eller fraser i en eller flera av textrutorna. Du kan också välja att begränsa sökningen genom att markera en typ av objekt - e-post, kontakt eller dokument till exempel - i en lista till vänster på skärmen.

Om jag till exempel letade efter varje objekt på min dator relaterad till X1 Search, skulle jag ange X1 Search i huvudsökrutan. Om jag bara ville hitta den här recensionen kunde jag välja Dokumenttyp och ange X1 i rutan Namn. Om det visade sig för många träffar kunde jag begränsa sökningen ytterligare genom att lägga till annan information i lämplig textruta, till exempel det ungefärliga datumet som det skrevs, som efter 2015-06-10, eller en trolig fras i filen, som "Enligt X1" (komplett med citat) . Citaten kring det sista exemplet berättar för programmet att hitta en exakt matchning till frasen. Utan dem skulle resultaten också inkludera alla filer som inkluderar vart och ett av orden var som helst i filen.

avancerad sökning

För mer sofistikerad sökning kan du bygga komplexa sökfraser med och , eller , inte , eller nära (för att hitta två ord åtskilda med inte mer än ett specificerat antal ord mellan dem), och pre (liknar nära, men också specificera vilka ordet kommer först). Du kan också använda parenteser: (hund eller katt) och mat , till exempel skulle du hitta föremål med både orden hund och mat såväl som föremål med orden katt och mat , medan hund eller (katt och mat) skulle hitta alla föremål med ordet hund plus alla föremål med orden katt och mat .

Ungefär som Outlook - eller Lookeen för den delen - X1 Search visar listan med objekt som den hittar tillsammans med en förhandsgranskningsfönster, så att du kan bläddra igenom listan och se en förhandsgranskning av varje objekt när du markerar den. När du har hittat det objekt du vill kan du dubbelklicka på det eller trycka på Enter för att öppna det med programmet det är associerat med, förutsatt att det finns ett installerat på ditt system. Företaget säger att programförhandsgranskningen stöder mer än 500 filtyper, så att du kan se filer i rätt format oavsett om du har ett program installerat som låter dig arbeta med filen eller inte.

Slutsats

Även om du inte är övertygad om att du behöver något mer än Windows Search för att hitta objekt på din hårddisk, rekommenderas du att prova X1-sökningens 14-dagars gratisversion eller Lookens gratisversion för att se vad du saknar. Oddsen är att du snabbt bestämmer dig för att både Lookeen och X1 Search är mycket bättre sökverktyg än Windows Search. Om du bara är orolig för att söka efter filer på din hårddisk är Lookéns gratisversion förmodligen ditt bästa val. Om du också vill hitta Outlook-e-post, gör antingen Lookeen Standard eller X1 Search.

Som sagt, om du kan dra nytta av X1 Search förmåga att utöka räckvidden till SharePoint eller molnbaserad e-post och Box eller utnyttja dess förmåga att bygga mycket mer sofistikerade sökfraser än Lookeen kan hantera, är X1 Search det självklara valet. Dessa ytterligare funktioner - tillsammans med enklare installation än Lookeen för vissa funktioner och ett lika lättanvänt gränssnitt - gör det till vårt redaktörs val för skrivbordssökverktyg.