Zoho-projektgranskning och betyg

Zoho Projektinställning och gränssnitt

Zoho Projects-webbplatsen har ett rent och aktuellt utseende. Webbplatsen är tillräckligt intuitiv för att om du kan använda de flesta grundläggande onlineappar, till exempel webbmail, kommer du att kunna ta reda på Zoho Projects på några minuter. Denna användarvänlighet och enkelhet är nödvändig för små företag som inte har en dedikerad projektledare på personalen.

Företagare och teamledare kommer att uppskatta att Zoho Projects uppmanar människor att aktivera tvåfaktorautentisering för att hålla konton säkrare och säkrare. Tvåfaktorsautentisering hjälper dig att säkerställa all företagsinformation som du lägger in i ditt Zoho-konto.

Zoho Projects layout ger relevanta alternativ till hands vid rätt tidpunkt. Det tar några minuter att ställa in ett konto, skapa ditt första projekt, lägga till milstolpar och uppgifter och bjuda in fler personer till dig. När nya personer går med ger webbplatsen dem interaktiva tips om hur man kommer igång och vad man ska göra nästa.

En anpassningsbar instrumentbräda låter dig se vilka diagram och uppdateringar som är mest relevanta för dig så att när du loggar in på ditt Zoho Projects-konto får du en översikt över projekten eller status som är viktig. Till exempel kan du lägga till en uppgiftsstatuswidget som visar både ett cirkeldiagram och ett rått antal för hur många uppgifter som är öppna kontra stängda. Oavsett om du är bekymrad över tidblad eller enskilda arbetsbelastningar kan du ändra din instrumentpanel i enlighet därmed.

Kommunikation och samarbete

Några av våra favoritfunktioner i Zoho Projects har att göra med kommunikation och samarbete. Appen ger dig gott om verktyg, av vilka du kan välja att inkludera eller utesluta under den första installationen. En anledning till att du kan utesluta några av dessa verktyg är om ditt team använder några andra appar för mer transparent teammeddelanden eller samarbete, och du inte vill att kommunikation ska ske någon annanstans.

Ett av de verktyg vi gillar är en chatbox som är inbyggd i arbetsytan. Att ha en chattlåda innebär att du kan ställa kollegor frågor om de projekt eller uppgifter du arbetar med utan att behöva vända till en annan app.

Zoho Projects har också forum där du kan chatta med kollegor asynkront, en statusuppdateringsruta för att berätta för dina kollegor vad du gör och ett aktivitetsflöde där du kan se all aktivitet i ett projekt i omvänd kronologisk ordning.

Ett annat kommunikationsverktyg vi gillar är nästan sömlös integration med Zoho Meeting. På vissa sidor ser du en knapp som säger Meet Now överst. Tryck på den och låter dig skapa ett online-video- eller ljudmöte i en ny flik. Innan mötet börjar visas en inbjudningsmeddelande så att du kan lägga till personer till ditt möte. Dina kollegor får ett meddelande med inbjudan och länk till mötet i realtid. De kan gå med utan att behöva öppna andra extra appar eller skriva in ett mötes-ID.

Generellt sett är Zoho Projects meddelanden väl implementerade eftersom vissa av dem är interaktiva. Du kan till exempel svara på eller kommentera viktiga frågor från meddelanderutan, snarare än att länka till sidan där originalinformationen visas. Det är bra för produktiviteten.

Viktiga projekthanteringsfunktioner

Avsnitt för uppgifter och milstolpar låter dig ange och uppdatera de fina detaljerna i ditt projekt. Varje uppgift kan ha ett start- och slutdatum, snarare än bara en tidsfrist. Du kan uppskatta hur nära gjort du är med en uppgift genom att ange en procentandel.

När du dyker in i uppgifternas detaljer finns det en inbyggd timer för att spåra tid som spenderas på uppgiften, även om den är begränsad till personer på Express-kontot och högre planer (dvs. det är inte i gratis- eller standardplanerna). Om ditt företag fakturerar per timme, gillar du alternativet att antingen spela in tid på uppgiften som fakturerbar eller icke-fakturerbar.

Ett annat alternativ låter dig ställa in ett projekt som en "strikt" tidslinje, vilket innebär att du inte kan tilldela förfallodatum för milstolpar som ligger utanför projektets tidsintervall.

Zoho Projects är beroende, även om det inte är lika intuitivt att räkna ut hur man ställer in dem som att använda resten av appen. I vissa andra projekthanteringsappar, till exempel LiquidPlanner, kan du skapa beroenden mellan uppgifterna genom att rita en linje från en till den andra i Gantt-kartvyn. I Zoho-projekt måste du öppna en uppgift och sedan välja att lägga till ett beroende. Ett litet fönster öppnas där du skriver namnet på den uppgift du vill koppla till den nuvarande, och den nya uppgiften måste finnas i samma uppgiftslista som den andra.

Programvaran har lagt till en kanbanvy som låter dig se uppgifter som kort i kolumner. Det är inte lika användbart som en riktig kanban-brädeapp eftersom du inte kan anpassa kolumnerna i Zoho Projects. Snarare kan du välja mellan vissa förinställda alternativ, till exempel Öppna och stängda (inte den mest användbara vyn), Prioritet eller Procent komplett. Det finns några projekthanterings- och uppgiftshanteringsappar som inkluderar kanbanvyer, Asana är den som kommer att tänka på, men du måste välja att använda kanban innan du skapar projektet. När du väl har bestämt dig för att använda den metoden kommer det inte att vända tillbaka. Kanban är egentligen inte en "vy" så mycket som en metod som du måste hålla fast vid när du har valt att använda den.

En annan viktig projekthanteringsfunktion i Zoho Projects är en resurshanteringsrapport. Det hjälper dig att se vilka av dina teammedlemmar som har till uppgift att ha för mycket arbete, inte tillräckligt med arbete eller bara rätt belopp under olika tidsperioder. Det presenteras visuellt i ett stort diagram, med lite balans (som en teeter-total) som indikerar hur mycket eller lite arbete varje person har tilldelat dem på en vecka. För små team fungerar förmodligen en sådan ovanlig presentation av data helt bra. För stora team med 50 eller fler anställda i en viss avdelning, skulle det vara en mardröm att bläddra igenom och leta efter avvägning. Stora team med behov av solida resurshanteringsverktyg bör ta en titt på LiquidPlanner. Det är en av appens styrkor.

Vi har nämnt Gantt-diagram kort, men det hjälper dig att veta var du hittar dem: under knappen Rapporter längst till vänster om appen (om den är dold klickar du på de tre punkterna för att avslöja den). Det är samma område där du hittar resursanvändning, planerade kontra faktiska rapporter och uppgiftsrapporter. I Gantt-diagrammen kan du dra och släppa kanten på en aktivitetsnyckelfält för att ändra dess längd, och det finns en växling som visar din kritiska sökväg. Om du frågar dig själv: "Vad är en kritisk väg?" denna definition från 2020ProjectManagement.com kan hjälpa: "den längsta sekvensen av aktiviteter i en projektplan som måste vara klar i tid för att projektet ska kunna slutföras på förfallodagen."

Tidspårningsfunktionalitet

Zoho Projects erbjuder grundläggande tidsspårning som en del av ett omfattande projektledningsfokuserat paket som Mavenlink. När du dyker in i en uppgiftsinformation finns det en inbyggd timer i det övre högra hörnet för att spåra tid som används på uppgiften, och det kommer att fortsätta kryssa om du lämnar sidan. Timern är begränsad till användare på Express-kontot och högre planer (det vill säga den är inte tillgänglig i gratis- eller standardplanerna). Om ditt företag fakturerar per timme, kommer du att gilla alternativet att antingen spela in tid på uppgiften som fakturerbar eller icke-fakturerbar.

Vi lade till en uppgift som heter "Regeringskontormålning" i projekt så att vi kan spåra tid. För att logga in tid kan du klicka på tiden i det övre högra hörnet eller ange tid i tidbladet retroaktivt. Vi tyckte att alternativet Weekly Log Time var ett enkelt sätt att spåra tid. Du hittar veckotagstyp genom att gå till Tidblad och sedan ändra rullgardinsmenyn från lägg till loggtid till veckotid i övre högra hörnet. Du kan gå igenom fälten och ange antalet timmar för varje projekt. Att klicka på en uppgift i kalendern är också ett bra sätt att se projektets historia. Du kan associera en deluppgift, logga timmar, bifoga dokument och hålla reda på problem.

En annan funktion som vi gillade i Zoho Projects är förmågan att märka ett jobb som en kritisk uppgift. Detta fungerar som en bra påminnelse om att logga in och få jobbet gjort. Ett plus med Zoho Projects är förmågan att slå på flera uppgifter samtidigt. Du hittar inte den här funktionen i andra tidsspårningsapplikationer, till exempel Hubstaff eller VeriClock, eller till och med TSheets, våra andra redaktörers val. Zoho Projects erbjuder mer robust projekthantering och tidspårningsfunktioner, men vi tyckte att produkter som TSheets var enklare att använda. Du kommer inte heller kunna spåra framtida tid som i andra program, till exempel Wrike.

Zoho Projects har starka admin-tidspårningsfunktioner. Du kan spåra godkännanden genom att leta efter den lilla ikonen bredvid Timesheet-modulen. Om du klickar på ikonen ser du alla uppgifter och godkännandebegäranden. Zoho Projects låter dig också markera allt arbete som fakturerbart eller inte fakturerbart, vilket hjälper till med bokföring.

Till skillnad från TSheets låter Zoho Projects inte dig separera konton för att spåra tid för en administratör eller en anställd. Du ställer bara behörigheterna för vem som kan se vad. Zoho Projects erbjuder imponerande konfigurationsalternativ som VeriClock gör. I Zoho Projects kan du blockera anställda från att lägga till ett tidblad eller så kan du ställa in behörigheter så att de bara kan se sina egna.

Vi loggade in på Zoho Projects mobilapp och fann foder- och hemsidorna välorganiserade. På flödesidan kan du se en lista över åtgärder som vidtagits, till exempel tilldelning av uppgifter. Om du vill ändra tid i mobilappen väljer du Timesheet och väljer en uppgift att redigera. Klicka på Redigera och sedan kan du klockan. Klicka sedan på bocken i det övre högra hörnet. Vi skulle vilja se ett stoppur som är lättillgängligt i mobilappen. Men Zoho Projects säger att användare ute i fältet kan logga in sin tid efter att deras skift är över eftersom kunder kan rynka på arbetare som tittar på sin telefon medan de är på jobb som ombyggnad av hem. Vi vill fortfarande se den här funktionen.

Sammantaget tyckte vi att tidsspårningsfunktionaliteten i Zoho Projects var något svårare att navigera än Hubstaff och TSheets, som båda fokuserar på tidspårning. Det är därför Zoho Projects får ett femstjärnigt Editors 'Choice-betyg i vår projektledningssammanställning, men faller något bakom TSheets för Editors' Choice i vår program för tidsspårning av programvara. Med tanke på den fulla funktionaliteten som Zoho Projects erbjuder, bör tidsspårningsverktyget ha mer framträdande. Zoho Projects erbjuder dock fortfarande en djup och imponerande funktionsuppsättning.

Buggspårning, problemspårning

Om du är ett programutvecklingsteam som behöver noggrann bugspårning som en del av din projekthanteringsapp har du några alternativ. För det första kan du importera buggar till Zoho Projects från CSV-, XLS- och XLSX-filer samt från JIRA. Ett andra alternativ är att använda den medföljande IssueTracker som levereras med Zoho Projects. Det här verktyget hjälper dig att skicka, spåra, organisera och fixa de problem som dyker upp i ett program för utveckling av programvara. Inte alla i ditt konto får tillgång till informationen som finns i IssueTracker. Endast administratörer och chefer får konfigurera status och arbetsflöde för problem.

Zoho säljer också IssueTracker som en fristående app som heter Zoho BugTracker. Det finns en gratisversion för mycket små lag, men annars kan du förvänta dig att betala $ 480 per år för upp till 15 personer, plus ytterligare $ 36 per år för varje extra person.

Integrationer och appar för Zoho-projekt

Zoho skapar en hel serie affärsappar. Av detta följer att många av sina egna program är tätt integrerade med Zoho Projects eller åtminstone kan vara det.

Vi har redan nämnt hur dess videokonferensverktyg, Zoho Meeting, öppnas när du behöver för att träffa kollegor. Du kan också integrera Zoho-projekt med Zoho Books och Zoho-faktura för att hantera ditt bokföring.

Zoho Projects fungerar också med Google Apps. När de två är integrerade kan du ladda upp filer direkt från Google Drive till Zoho Projects och exportera kalenderhändelser från det ena till det andra. Du kan till och med använda Gmail för att skapa uppgifter och logga arbetade timmar.

Andra stödda integrationsalternativ inkluderar Dropbox, Box, Evernote, GitHub, Microsoft OneDrive, Bitbucket och Zapier. Det är inte en särskilt lång lista, men det täcker många av grunderna.

Zoho har mobilappar för många av sina verktyg, inklusive Zoho Projects och Bug Tracker. Apparna finns på både Android och iOS. Mobila projekthanteringsappar ersätter inte hela webbappen, men åtminstone tillåter de människor att hålla jämna steg med viktiga diskussioner och se vilka framsteg alla gör med projektet oavsett var de befinner sig.

En välbalanserad projekthanteringsapp

Zoho Projects är en välbalanserad projekthanteringsapp. Den erbjuder alla verktyg som är nödvändiga för att hantera ett komplext projekt, till exempel Gantt-diagram och en tidsspårningswidget, med ett rimligt pris och intuitivt gränssnitt. Det är särskilt attraktivt för små företag som hanterar några projekt och människor, men inte hundratals. Det tar lite tid att lära sig de finare poängen med Zoho Projects, men inte mycket. Sammantaget är Zoho Projects ett utmärkt projekthanteringsverktyg och fortsätter att vara PCMag Editors 'Choice.