Bli organiserad: 10 tips för att hantera dina digitala anteckningar

Seinfeld- fans kommer att komma ihåg en härlig scen från showen när Jerry och Elaine dyker upp på en biluthyrningsbyrå. Jerry ber att plocka upp en medelstor bil som han reserverade. Agenten vid räknaren svarar att de inte har några medelstora modeller kvar eftersom de slutade. "Se", säger Jerry, "du vet hur du tar bokningen. Du vet bara inte hur du ska hålla bokningen." Jag tänker på samma sätt om digitala anteckningar. Det är väldigt lätt att ta anteckningar, men mycket svårare att använda dem.

För att faktiskt använda anteckningarna du tar måste du organisera och veta hur du hittar dem. Dessa tips om hur du kommer igång med en anteckningsapp och organisera dina anteckningar hjälper.

1. Välj en bra anteckningsapp

Den anteckningsapp som du väljer påverkar starkt huruvida och hur du någonsin kommer att se dina anteckningar igen. Den grundläggande anteckningsappen som kom förinstallerad på din telefon eller surfplatta är förmodligen inte så bra. Visst, du har använt det tidigare och det fungerar bra, men du kanske inte vet vilka funktioner du saknar som skiljer bara tillfredsställande appar från utmärkta appar.

Tre funktioner som gör anteckningsappar verkligen användbara är:

• mappar,
• taggar och
• optiskt teckenigenkänning (OCR).

Jag ska gå in på mer detaljer om varje punkt på ett ögonblick.

De tre apparna som jag rekommenderar mest, baserat på min personliga test av många anteckningsappar under åren, är:

• Microsoft OneNote, om du vill ha en gratis anteckningsapp,
• Evernote, om du inte har något emot att betala för ett Premium-abonnemang, och
• Quip för samarbete anteckning.

2. Skapa en inkorg

När du snabbt noterar en anteckning behöver du en plats att spara den där den inte går vilse. Skapa en Inbox-mapp i din anteckningsapp och ange den som standardlagringsplats.

Gå igenom inkorgen regelbundet för att lägga till mer information om dina anteckningar och sortera dem. Du kommer att se hur du gör det i de följande tips. Du behöver inte rengöra inkorgen i ett fast schema, men försök att göra det när du har din antecknings-app öppen på en fullstor skärm (se # 10 nedan). Det gör det lättare att se vad du gör och se alla alternativ du har.

Du behöver inte skjuta för Inbox Zero i en app för anteckningar. En inkorg är ett bra ställe att lagra anteckningar du besöker ofta. Till exempel håller jag en anteckning med alla mina väners Wi-Fi-nätverksnamn och lösenord så om jag tar med en ny enhet till deras hus eller torkar spara lösenordet kan jag gå med i nätverket igen utan att bry mig om dem för detaljer. Den anteckningen har ett permanent hem i min inkorg.

3. Sortera anteckningar i mappar eller anteckningsböcker

Mappar, som vissa appar också kallar Notebooks, hjälper dig att organisera dina anteckningar manuellt. De blir användbara senare när du vill utforska anteckningar om ett visst ämne, till exempel alla anteckningar som är recept.

Mapparna du skapar och hur du namnger dem beror på vilken typ av anteckningar du tar och hur du använder dem. Om du inte är säker, börja med mappar för inkorg, läsning, hushåll, personlig och arbete. Du kan alltid ändra dem och skapa mer när du får en uppfattning om hur du använder dem.

4. Gör genvägar för dina favoritmappar

Alla väl använda anteckningsappar har mappar som ser mer action än andra. Gör dessa mappar lätta att nå genom att skapa genvägar till dem eller markera dem som favoriter. Det här är mapparna där du ofta tittar på anteckningar du har gjort och lägger till nya.

Du har troligen andra mappar som bara har anteckningar tills en oväntad tid när du behöver dem. De behöver inte vara framför och mitt.

5. Använd taggar

Taggar hjälper dig att hitta befintliga anteckningar. De kan begränsa vad du ser i en viss mapp eller visa dig alla anteckningar taggade med ett gemensamt tema över flera mappar. De hjälper dig också att hitta anteckningar som hänför sig till något tema även om tematiska ordet inte visas i själva anteckningen. Låt mig ge några exempel.

Exempel 1: Säg att du har en mapp som heter Recepter och att du planerar en fest för vissa vegetarianer. Du kan dra upp alla anteckningar från endast den mapp som är taggad vegetarian för idéer om vad du ska göra.

Exempel 2: Kanske är du en författare som skriver för olika publikationer. Du kan göra anteckningar om artiklar och organisera dem i mappar baserat på var de publiceras. Det kan dock finnas tillfällen då du vill utforska alla anteckningar du har om ett visst tema, oavsett vem som publicerade verket. Om du har taggat dina anteckningar med det här temat kan du söka efter taggen och se dem alla oavsett vilken mapp de är i.

Exempel 3: Du vidarebefordrar ett e-postmeddelande relaterat till ett projekt du arbetar med i din anteckningsapp. Meddelandet säger aldrig projektets namn eller vad det handlar om. Det är så människor kommunicerar när de är inne i någonting. I det här fallet kan du lägga till taggar för att definiera anteckningen (projektnamn, klient, beskrivning av arbetet) så att du kan hitta anteckningen när du behöver den.

6. Cull Taggar

Det finns något som att ha för många taggar. Ju mer du lägger till taggar, desto slappare får de. Så då och då, ta bort dina taggar. Så här gör du.

Dra upp en lista med alla taggar som används. Ofta kan du se antalet räkningar bredvid taggen. Först leta efter nästan dubbletter. Om du har taggar för både "app" och "appar", bli av med den som har färre anteckningar. Öppna de berörda anteckningarna och lägg till taggen du ska behålla. Radera den andra taggen.

Om du dessutom har några taggar med två eller färre anteckningar, kan du överväga att bli av med dem. De gör förmodligen inte dig bra.

7. Skapa en genväg på din telefon

Gör en genväg på din telefon för att starta en ny anteckning i din anteckningsapp så att du alltid kan ta idéer och information snabbt. På iOS-enheter kan du skapa en Siri-genväg och på Android leta efter ett alternativ för ny noterings widget i appen.

8. Diktat

När något tänker på dig vill du skriva ner men du är allvarligt rusad eller går din hund och kan knappast klara att hålla både koppel och telefon samtidigt, diktera.

De flesta smartphones har en tal-till-text-funktion. Använd den! Starta en ny anteckning, tryck på mikrofonikonen på tangentbordet och tala vad du vill skriva ner. Alternativt kan du spela in ett röstmemo och transkribera det senare. Om du går in i vanan och ofta dikterar långa passager, kanske du vill använda en transkriptionstjänst för att spara dig lite tid. Det finns många bra gratis och betalda alternativ tillgängliga, även om de betalda alternativen tenderar att vara betydligt mer exakta.

9. Bifoga bilder och PDF-filer, använd OCR

Om din app har OCR kan den söka i texten som finns i bilder, PDF-filer och andra filer som du laddar upp till den. Var inte blyg för att lägga till filer till dina anteckningar när du behöver dem. Det inkluderar fängslande foton av informationsskyltar, handskrivna anteckningar, sidor med böcker osv.

Du kan se hur det är användbart genom ett exempel. Låt oss säga att du bifogar en PDF-fil med ett kvitto för en måltid som du måste kräva på en utgiftsrapport. Du har glömt att märka det "kvitto" och du vet inte var det är. Om du kommer ihåg namnet på restaurangen kan du skriva det i sökfältet och OCR kommer att spåra det.

Var uppmärksam på gränserna för din anteckningsapp eller din kontotyp som du använder för din OCR-användning och lagring. Till exempel kör den kostnadsfria versionen av Evernote OCR på bilder, men inte PDF-filer och Office-dokument. Du behöver ett Premium- eller företagskonto för det. Om din app inte har inbyggd skanning kan du överväga att para den ihop med en mobil skanningsapp.

10. Organisera på en stor skärm

Helst kommer din anteckningsapp att ha en skrivbordsapp och webbapp. Använd en av dem (generellt sett är stationära appar bättre för det här syftet) när du sorterar genom din inkorg och organiserar dina anteckningar. Att ha en stor skärm hjälper dig att se mer av appen, och därför mer av din mappstruktur, taggar och annan information du lägger till i anteckningar för att hålla dem organiserade. Om du kan se alla dina alternativ är det mer troligt att du väljer rätt alternativ.

Ta anteckningen, håll noten, gå igenom anteckningen

När du organiserar din anteckningsupplevelse förbättrar du dina chanser att inte bara ta mer relevanta anteckningar utan också lagra dem på ett sätt som låter dig se igen när det är dags.