Bli organiserad: 5 appar du behöver för att bli papperslösa

Att gå papperfritt behöver inte vara svårt, särskilt om du vet vilka verktyg som kan hjälpa dig att göra det. Om du försöker ge upp papper helt, finns det minst fem verktyg du behöver för att det ska fungera.

Var i ditt liv använder du fortfarande papper? Kanske behåller du din uppgiftslista i en anteckningsbok eller kanske har du en bunt med dokument som du behöver för att logga in bläck. Du kan eliminera nästan allt papper i ditt liv när du har dessa fem verktyg:

1. en att göra-lista-app,
2. en skanningsapp,
3. en filsynkroniseringstjänst,
4. e-signaturverktyg och
5. en dokumentleveransservice.

Låt oss titta närmare på vart och ett av dessa verktyg och vad de gör. Jag ger också rekommendationer för specifika appar som du kan använda för att hjälpa dig komma igång.

1. To-Do List App

Jag skulle aldrig vända mitt finger mot någon som använder en pappers-to-do-lista om de tycker att det fungerar för dem. Om du försöker gå papperslös är en av de bästa platserna att börja med att flytta alla dina uppgifter och listor till en app.

De bästa att göra-listapparna är så mycket effektivare än papperslistor. Med papper sitter du fast med korsningar och du kan inte enkelt ordna om uppgifterna när dina prioriteringar förändras. Du kan inte heller tilldela andra uppgifter och få varningar så snart de slutför dem.

Med en uppgiftslista-app får du påminnelser om kommande förfallodatum, meddelanden när någon annan slutför en uppgift, möjligheten att omarrangera din lista när som helst och många andra fördelar. Mina tre största val bland appar-till-do-listor är:

• Todoist Premium
• Asana (visas ovan)
• Any.do

Om du försöker bli papperslös måste du hitta en att göra-lista-app som fungerar för dig och hålla fast vid den i några veckor.

Börja med att skapa tre kategorier av listor: arbete, personliga och hushåll. Du kan alltid ändra dem senare om de inte passar dina behov. I ditt arbetsavsnitt, skriv ner uppgifter på jobbet du måste slutföra den här veckan. Skriv din personliga lista i din personliga lista, till exempel att skicka ett tackkort eller schemalägga ett frisyramöte. Använd din hushållssektion för att starta en inköpslista med livsmedel.

Det är mycket att komma igång. När du använder din to-app kommer du att räkna ut vilka strategier som fungerar bäst för dig när det gäller att organisera listor, ställa in påminnelser och tilldela uppgifter till andra människor. För de första veckorna är det dock bäst att hålla listorna korta och enkla. Att använda en att göra-lista-app för första gången är som att anta en ny vana; om det är för komplicerat kanske du inte håller dig med det. När du verkligen har vanat ner kan du börja förfina dina strategier för att göra-listor.

2. Skanna app

En skanningsapp är ovärderlig för att förvandla viktiga pappersdokument till digitala filer. När du digitaliserar dokument gör du en säkerhetskopia av dem, vilket innebär att du kan strimla eller återvinna originalen eller arkivera dem på ett säkert sätt. Några av de objekt du kanske vill digitalisera är pappersskattanmälan, legitimationshandlingar, officiella intyg (som födelse, dödsfall, äktenskap eller examensbevis), garantier och kvitton, recept och till och med icke-pappersdokument, till exempel detaljer och instruktioner tryckt på undersidan av din hem-wifi-router.

Skanningsappar förvandlar telefonens kamera till en skanner. Medan du kan använda vilken skrivare som helst med en skanner för att digitalisera dokument, är mobilavsökningsappar så mycket bekvämare, för att inte tala om, bärbara. Du kan ta en bild av vad som helst var som helst.

De bästa skanningsapparna upptäcker inte bara kanterna på objektet du skannar utan också vilken typ av objekt det är, vare sig det finns en sida från en bok eller ett visitkort. De allra bästa inkluderar också OCR-teknik (optisk teckenigenkänning) så att du inom en minut från att skanna ett dokument kan kopiera och klistra in texten från den. En bra skanningsapp bör också kunna kompilera flera sidor till en enda fil.

Två skanningsappar som uppfyller alla dessa krav och är tillgängliga för både Android och iOS är:

• FineScanner Pro FineScanner Pro (prenumerationer från $ 9, 99 per år; eller $ 59, 99 för att äga det direkt) och
• Scanbot Pro ($ 6.99).

3. E-signaturverktyg

Om du går papperslös måste du kunna skriva under dokument utan att skriva ut dem. Det finns nästan ingen anledning att någonsin skriva ut och skriva under ett papper som någon skickar dig elektroniskt. Du bör kunna skriva under de flesta dokument digitalt, med mycket få undantag. För att göra det behöver du en app som låter dig skapa en digital signatur och tillämpa den på filer.

Några exempel på programvara som innehåller verktyg för e-signatur är:

• Adobe läsare,
• Adobe Acrobat,
• Docusign och
• Förhandsgranska för macOS (visas ovan).

För att komma igång måste du först skapa en signatur, som ofta är den svåraste delen eftersom signaturer tenderar att se slarviga ut när de görs med en mus, finger och pekskärm eller pekpennan. Den goda nyheten är att du bara behöver göra detta steg en gång. När du har skapat och sparat en signatur kan du använda den om och om igen. För mer information om två av de mest populära metoderna, kan du få mer information om PCMags berättelser om hur man signerar en PDF med Acrobat Reader och hur man signerar en PDF i förhandsvisning av macOS.

Om du befinner dig som kämpar för att skriva under ditt namn med en mus, ett finger eller en pennan, kontrollera om det finns ett alternativ att knäppa en bild av en penna-och-papperssignatur som du sedan kan ladda upp.

4. Filsynkroniseringstjänst

En filsynkroniseringstjänst gör alla dina dokument tillgängliga för dig oavsett vilken enhet du har till hands. Här är ett exempel på hur en filsynkroniseringstjänst är nödvändig: Jag var på flygplatsen för några år sedan och sökte Global Entry. Min intervjuare bad mig om bevis på postadress. Det står inte på mitt körkort, och jag tog inte med mig någon post för att visa honom. Sedan kom jag ihåg att jag hade skannat och sparat ett fastighetsdokument som hade skickats till mig på adressen jag behövde. Jag öppnade mobilappen för min filsynkroniseringstjänst och drog upp dokumentet för att visa intervjuaren. Han var nöjd och jag fick min globala inträde.

Tre av de mest kända filsynkroniseringstjänsterna - och jag tvekar inte att rekommendera någon av dem - är:

• Låda,
• Dropbox och
• Google Drive.

Många filsynkroniseringsprogram låter dig spara offline-kopior av dokument på dina enheter också, vilket är extra praktiskt för allt du kan behöva i en semi-nödfall, som försäkringscertifikat, ett ID eller namn och telefonnummer i ett telefontree.

Några av de allra bästa filsynkroniseringstjänsterna har också dokumentdelningsverktyg, som vi kan komma in på nästa gång.

5. Dokumentdelningsverktyg

Ett vanligt sätt att skicka digitala dokument är att bifoga dem till ett e-postmeddelande. Detta alternativ är emellertid inte alltid idealiskt eftersom du inte alltid kan veta när eller om mottagaren fick dem. (Du kan använda läskvitton, men de fungerar bara om mottagaren inte har blockerat eller avvisat dem.) Ett annat problem med e-post är att vissa filer är för stora, eller om ditt e-postprogram automatiskt nedgraderar kvaliteten på originalet.

Ett alternativt sätt att skicka digitala dokument är att dela dem via någon annan molnbaserad tjänst. Filsynkroniseringstjänster, som de som nämns i föregående avsnitt, låter dig vanligtvis dela en fil genom att generera en länk till den som du sedan kan skicka hur du vill. Molnlagringstjänster (av vilka många inte kan skilja sig från filsynkroniseringstjänster) har vanligtvis också.

Vanligtvis lägger du filerna du vill dela i en mapp i din synkroniserings- eller molnlagringsapp och högerklickar för att få en länk som du kan dela. Från den länken kan mottagaren ladda ner filerna. Beroende på vilken tjänst du har kan du ha möjlighet att se när eller hur ofta personen laddar ner filen. Vissa tjänster, inklusive Dropbox, låter dig till och med skapa ett utgångsdatum för åtkomst.

Se framåt, börja idag

Ett sista råd om att gå papperlöst är att starta idag och se fram emot snarare än bakåt. Vad jag menar med det är att du inte får hängas på att digitalisera det pappersbehov du har. Istället antar du några appar som hjälper dig att vara papperslös från och med nu , och du kan gå vidare med dina nya vanor.