Bli organiserad: 6 tips för att komma igång med projektledning

Projektledning är ett tufft jobb. Lag och organisationer försöker arbeta mager, och det betyder ofta att eliminera rollen som en dedikerad projektledare. Även om det fortfarande är möjligt att skaffa sig en avancerad examen i ämnet, är det inte ovanligt att personer med liten eller ingen erfarenhet hittar sig som projektledare, ofta på sitt officiella jobb. Även om detta kan vara en överväldigande upplevelse, finns det så mycket kraftfull programvara för projektledning på marknaden att ett litet projekt eller två kanske inte behöver en projektledare alls.

Om du inte har mycket erfarenhet av att hantera projekt är här några tips för att komma igång. Stort tack till Peter Clarkson, tidigare Maestro Development, och Jason Westland, VD för ProjectManager.com, för deras insikt om en tidigare version av denna artikel.

1. Se till att du har ett projekt

Innan du börjar försöka hantera ett projekt, se till att du har ett projekt! Det här rådet kanske låter alltför enkelt, men jag har hört det gång på gång från expertprojektledare.

Ett projekt är en uppsättning uppgifter som har ett startdatum, slutdatum och levereras. En levererbar är allt som levereras i slutet av arbetet, till exempel en fysisk produkt eller en fungerande webbplats. Att bygga ett hus är ett projekt. Omdesign av en webbplats (som beskrivs på skärmen från ProofHub nedan) är ett projekt. Om du i teorin skulle kunna dela ut alla projektets uppgifter till någon annan och få tillbaka något från den personen, är det ett projekt.

Ibland förvirrar människor pågående arbete med projekt, så låt mig ge några exempel på pågående arbete för att göra det tydligt. Att skriva nytt innehåll för en webbplats varje vecka är pågående arbete, även om du kan se produktionen av ett enda stycke som sitt eget lilla projekt. Tillhandahålla underhållssupport för kod genom att kontinuerligt fixa det är pågående arbete. Att besvara kundemails eller telefonsamtal pågår fortlöpande.

2. Ha en upptäcktsperiod

Innan ett projekt startar rekommenderar vissa människor vad som kallas upptäckt. Upptäckten av projektledningen skiljer sig från upptäckten i juridisk mening. För våra ändamål är det en tid då de som begär projektet utforskar vad de vill göra eller göra och varför. Det kan vara ett möte, en serie möten eller en öppen tid för fritt tänkande och utforskning.

Nedan följer några frågor du kan utforska när du upptäcker.

• Vad blir projektet? Hur specifik kan du definiera det?
• Vad är dess syfte?
• Vilka resultat vill du ha?
• Vilka resurser måste du ta för detta projekt?
• När behöver du den slutliga produkten, och är din tidsfrist rimlig med tanke på dina resurser?

3. Definiera omfattningen

Du kanske hör en erfaren projektledare säga detta: "Om det inte är inom räckvidden, är det inte i projektet."

Varje projekt behöver en tydlig räckvidd. Projektomfånget definierar exakt vad projektet kommer att innebära. Det är en låst lista över alla aspekter, tillgångar, funktioner, leveranser och andra detaljer som är kopplade till projektet. När det är låst kan du inte lägga till det. Om du till exempel bygger ett hus definierar omfattningen hur många berättelser huset kommer att innehålla, dess fyrkantiga bilder, hur många fönster det kommer att finnas, hur många trappor, ljusströmbrytare och så vidare.

Anledningen till att projekt behöver en tydlig omfattning innan du börjar dem är så att ingen försöker lägga till något som ligger utanför räckvidden när projektet har startat. Att lägga till projektets omfattning efter att det har börjat kastar bort sin tidslinje, budget och tillgängliga resurser. Om du fortsätter att lägga till uppgifter till ett projekt kan det till och med upphöra att bli ett projekt - det kan bara bli pågående arbete.

Att definiera omfattningen kan ske i ett upptäcktsmöte, eller det kan helt enkelt komma från samtal mellan klienten eller personen som begär projektet och projektets potentiella ledare eller chef.

4. Håll ett Kickoff-möte

Ett kickoff-möte är där alla som kommer att arbeta med projektet introduceras för det. Detta möte sätter tonen för det framtida arbetet och ser till att alla i projektgruppen har tydlig information om vad det är de kommer att göra och varför.

Lägg märke till hur att hålla ett kickoff-möte inte ens nära det första du gör när du hanterar ett projekt! Eftersom kickoff hjälper till att få alla på samma sida, vill du vara säker på att du har ett tydligt grepp om projektet och omfattningen så att du levererar det till alla andra med förtroende.

Under ett kickoff-möte bör projektledningen definiera åtminstone dessa fyra saker:

• Projektets omfattning,
• Spelare och deras roller,
• Leveranser och
• Milstolpar.

Vi har redan pratat om projektets omfattning. För spelare och deras roller kommer projektledningen att presentera de olika lagen och bidragsgivarna till varandra. Dessutom är kickoffmötet en idealisk tid att diskutera hierarkin, det vill säga vem som rapporterar till vem och vem som loggar av på jobbet.

En diskussion om leveranserna kommer att överlappa varandra med diskussionen om hierarki eftersom du måste svara på frågan "Vem kommer att få varje leverans?"

Milstolpar (som visas i Editors 'Choice project management software Teamwork Projects, ovan) är punkter i ett projekt som visar tydliga framsteg mot det slutliga målet. När du bygger ett hus kan det vara en milstolpe att du har en grund som hälls och ställs in. När du har ramen på plats är det en annan milstolpe. Vid ett kickoff-möte bör du veta vad projektets milstolpar kommer att vara, även om du inte har datum låsta för dem ännu. Ibland behöver du andra teamexperter, till exempel programmeringsledningen eller designledningen, för att hjälpa till med att ta reda på exakt när dessa milstolpar ska falla. Det är bra att gå till ett kickoff-möte med en grov uppfattning om dina milstolpe-tidsfrister, men ge varje lag ledning en chans att väga in och göra justeringar av dem.

5. Kartlägga projektets tidsfrister

Tidigare talade vi om hur varje projekt har ett startdatum och ett slutdatum. Starten kan vara ditt officiella startdatum. Slutdatumet bör markera det absoluta slutet på allt arbete. Inget arbete med projektet händer efter det datumet. Det är ett riktigt praktiskt ögonblick.

Nu när du har haft ett kickoff-möte kan alla viktiga spelare (som projektledare och teamledare) räkna ut exakta milstolpar och leveransdatum och plotta dem på en kalender mellan startdatum och slutdatum.

Om du använder programhanteringsprogram är det här du börjar använda den. Lägg alla dina viktiga datum i appen. Du kan också ladda upp annan dokumentation som du har skapat hittills, till exempel projektets omfattning. Nu är det också rätt tid att börja bjuda in alla spelare att gå med i programvaran också. När människor går med i projekthanteringsappen kan de få uppdrag, uppdatera sina framsteg och samarbeta på andra sätt. Ett exempel på all denna information, mappad i ett gantt-diagram i TeamGantt, kan ses nedan. För mer om Gantt-diagram kan du läsa min artikel om 5 enkla steg för att komma igång med Gantt-diagram.

6. Ställ in förväntningar för kommunikation

Både efter kickoff-mötet och under hela projektet är det viktigt att hålla kommunikationslinjerna öppna. Oavsett om din grupp har en projektledare på heltid eller inte, vem som är huvudkontaktpunkten för projektet måste vara den som uppmuntrar och underlättar kommunikation. Det är inte en dålig idé att hålla ett annat möte med alla händer innan projektet fullständigt ramper upp så att människor kan ställa alla kvarvarande frågor de har.

Ställ in förväntningar på kommunikation tidigt. Kommer teamledarna att lämna in en veckovis uppdatering av sitt lags framsteg? Hur många möten med alla händer kommer du ha under projektet - ibland är de inte nödvändiga alls; vad behöver ditt projekt? Ofta har mindre team inom ett projekt, som designteamet eller programmeringsteamet, återkommande incheckningsmöten där alla återger vad de har gjort nyligen och väcker eventuella problem. Ju fler människor ger röster för potentiella problem tidigt, desto bättre är allas chanser att förhindra dem eller hantera dem.

Går vidare

Beväpnad med dessa tips för att komma igång kan du nu gräva in projektets kött. Projekthanteringsprogramvara hjälper oss att hålla alla involverade i projektet uppdaterade om dess framsteg. Det kräver dock också en god mängd mänsklig interaktion och så mycket tydlighet om projektet och dess detaljer som möjligt.