Bli organiserad: 7 enkla steg för att rensa upp din Google Drive

Precis som alla andra platser där du håller dina saker, kan Google Drive bli rörigt. Du skapar en fil eller två, importerar ett par dokument från Gmail, accepterar en delad mapp och innan du vet om det är hela platsen en katastrof.

Du kan organisera filer på din Google Drive genom att lägga dem i mappar och använda andra verktyg, både konceptuella och faktiska, så att du alltid kan hitta det du behöver. Dessa tips och råd kommer att visa dig hur du organiserar filer i Google Drive, och de bör också fungera bra om du använder Google Drive for Work.

1. Ställ in din standardvy

Du kan visa filer och mappar på Google Drive på många olika sätt. Du kan till exempel visa allt i en lista eller rutnätvy samt ställa in linjeavståndet så att det är bekvämt, mysigt eller kompakt. Bestäm hur du vill titta på din Google Drive genom att leka med inställningarna tills du är lycklig. Jag gillar listvy med bekvämt avstånd, så det är vad du ser i de flesta skärmdumpar här.

Bortse inte från den vänstra sidoskenan. Många människor fokuserar på mitten av skärmen när de tittar på Google Drive. När det gäller att organisera dina mappar och filer måste du dock se till att vänster skena. Du kan enkelt se dina mappar och undermappar och reservera mitt på skärmen för innehållet i vilken mapp du väljer att visa.

2. Skapa ett mappskelett

Skapa ett skelett med mappar för dig själv genom att använda vilken struktur och namn som fungerar bäst för dig. Hur organiserar du dina filer och mappar i andra appar? Vad kommer jag att tänka på när du tänker på något dokument du behöver? Det bästa sättet att ta reda på hur du konfigurerar dina mappar är att svara på de två frågorna.

För många människor är det som kommer ihåg först innehållet i deras arbete, så de använder tematiska namn som Project X eller School Work för mappar. Personligen håller jag mig vid datum. När jag behöver hitta en fil, vare sig det handlar eller en bild, tänker jag alltid på när jag skapade den. Som ett resultat använder jag datum mycket i min mapp- och filnamnkonventioner. Till exempel har jag mappar för 2019, 2018, 2017 och så vidare. Jag använder också siffror som motsvarar år och månader. Till exempel betyder 1906 året 2019 och den sjätte månaden eller juni. När jag tittar på en mapp som börjar med vissa nummer, vet jag exakt vad de betyder, och det hjälper mig att hitta de filer jag behöver snabbt.

Jag har sett att vissa på nätet rekommenderar att du lägger till en emoji i mappnamnen för att ge dig mer visuella signaler. Gör det inte! Emoji konverterar inte alltid till andra format väl, så när du försöker skapa en delad länk till en mapp eller exportera den kan bilderna bryta den.

3. Skapa undermappar

Undermappar är ett organisatoriskt vindfall. Gör dem och använd dem! De hjälper dig att sortera och klassificera dina filer i mindre och mer specifika grupper.

Om du har skapat mappar men fastnar och försöker ta reda på vilka undermappar du ska göra, kanske du inte behöver dem ännu. Du kan också skapa en mapp som heter DONE eller OLD så att när arbetet är avslutat eller en mapp är ur användning kan du dra och släppa den där.

4. Använd färg

Färger är en fantastisk visuell signal och med Google Drive kan du lägga till anpassade färger i dina mappar. Högerklicka på valfri mapp, antingen från sidofältet eller huvudfönstret, och välj Ändra färg. Välj sedan önskad färg.

Ett trick jag använder är att göra mina aktiva mappar gröna. Ibland har jag mappar eller undermappar som sitter i viloläge ett tag, men en eller två mappar bland dem är fortfarande i bruk. Jag markerar de aktiva mapparna i grönt och lämnar de andra gråa. På det sättet, när jag vill hoppa in i mitt arbete, har jag ett grönt ljus som leder mig mot mappen som håller mina verk som pågår.

5. Lägg till stjärnor i ofta använda filer och mappar

Med Google Drive kan du lägga till en stjärna i filer och mappar. Du gör det på samma sätt som du lägger till en färg: högerklicka på filen eller mappen och välj Lägg till i stjärnmärkt.

Jag rekommenderar att du lägger till en stjärna i ofta använda filer. På det sättet kan du dra en lista över allt material du får tillgång till regelbundet, oavsett var de befinner sig i Drive, genom att klicka på Starred-rubriken i vänster skena.

6. Flytta viktiga "delade med mig" -filer

Ta en titt på rubriken i vänster skena som heter Shared With Me. Klicka på den, så kan ett rot med filer och mappar visas. Oroa dig inte för mycket för dem. Om det finns något viktigt i det här partiet med saker, finns det tre användbara saker du kan göra med dem:

Lägg till en stjärna. Att lägga till en stjärna i en fil som har delats med dig gör samma sak som att lägga till en stjärna i en av dina egna filer. Det får den att visas i listan med stjärnmärkt innehåll.

Spara på Drive / flytta till en mapp. Ett annat alternativ är att lägga till filen till din Google Drive och lägga den i en mapp. Du kan högerklicka på filen och välja Flytta till. I fönstret som visas navigerar du sedan till mappen där du vill behålla den här filen. Ett annat alternativ som gör samma sak är att välja det objekt du vill spara och sedan klicka på Google Drive-ikonen längst upp till höger på skärmen. Du har då en möjlighet att flytta den till den mapp du väljer. Hursomhelst skapar du en genväg till den delade filen från den nya platsen du väljer. Filen delas fortfarande med alla och tillhör fortfarande den ursprungliga ägaren.

Göra en kopia. Om du gör en kopia av en fil som delades med dig blir den nya kopian din. Och det är bara det, en kopia. Den är inte längre ansluten till den delade filen och samma personer har inte nödvändigtvis tillåtelse att få åtkomst till den längre.

• Google Drive Google Drive
• 35 Google Drive-tips du inte har råd att missa 35 Google Drive-tips du inte kan ha råd att missa
• Bli organiserad: Hur du aktiverar läsmottagningar i Gmail Bli organiserad: Hur du aktiverar läsmottagningar i Gmail

7. Dumpa papperskorgen

När du tar bort en fil eller mapp från Google Drive går den i papperskorgen och förblir där tills du tar bort papperskorgen. Ju längre du låter papperskorgen byggas upp, desto mindre troligt är det att du har full tro på att allt i det ska förstöras fullständigt, och sedan kommer du att hänga på din skräp ännu längre. Gör dig själv en tjänst och töm avfallet då och då. Det hjälper till att hålla ditt lagringsutrymme på Google Drive på en exakt nivå, och det hjälper din förnuft när du försöker hålla ett organiserat konto.