Innehållsförteckning:
Video: Dag 4 i utmaningen ”Bli organiserad på 30 dagar 2015” (November 2024)
Innehåll
- Bli organiserad: 15 produktivitetstips från experter
- Intervjuer 3 & 4
- Produktivitetstips 1-15
En av fallgroparna med att vara en organiserad person är att vi tenderar att hängas fast i våra egna organisatoriska vanor och tekniker, och missar styvhet för rigoritet. För den här veckans Get Organised-kolumn bestämde jag mig för att sträcka mig långt utanför mina egna gränser genom att intervjua fyra personer som utvecklar produktivitetsappar och frågade dem om sina egna tips och trick för att hålla sig organiserade och effektiva.
Dessa verkställande direktörer, grundare och utvecklare lägger ner sin arbetstid och funderar över vad oorganiserade människor behöver göra för att bli mer organiserade. De bygger sin mjukvara baserad på testdata, personliga observationer och feedback från en enorm användare av användare.
I dessa fyra intervjuer hittar du reflektioner över vad det innebär att vara organiserade och produktiva, samt några specifika tips och trick som dessa experter använder själva.
Amir Salihefendic är grundaren av Doist, ett företag som specialiserat sig på produktivitetsprogramvara. Företagets två flaggskeppsprogram, Todoist och Wedoist, hjälper fler människor att hantera sina personliga uppgifter och samarbetsprojekt. Nedan är ett utdrag från en längre intervju som jag gjorde med Salihefendic om organisation och effektivitet.
JD: Din produkt Todoist syftar till att hjälpa människor ta kontroll över de uppgifter de behöver göra. Vad har du lärt dig om vad de flesta behöver när det gäller att utveckla appen vad gäller hjälp och vägledning för att utföra sina uppgifter?
AS: Folk är riktigt dåliga på att skapa sina uppgifter. De flesta skapar uppgifter som verkligen är svåra att utföra. Till exempel, "gå ner i vikt" är inte en uppgift; det är ett längre projekt som innehåller hundratals uppgifter. Ändå kommer de flesta att lägga till "gå ner i vikt" som en uppgift.
Vad som är bättre är att se "gå ner i vikt" som ett projekt som har uppgifter som att äta tio frukter varje dag, gå till gymmet varannan dag, etc. Att förstå komplexiteten i uppgiften och dela upp den i hanterbara och handlingsbara bitar är verkligen viktigt för din organisation och produktivitet. Det är också motiverande eftersom du kan slutföra deluppgifter under vägen och känna att du kommer närmare målet.
JD: Kan du dela med oss två eller tre tips eller tricks för att öka produktiviteten?
AS: Jag tror att e-post verkligen är en produktivitetsdödare. Jag får hundratals e-postmeddelanden per dag och hanterar detta på följande sätt:
- Jag kontrollerar och bearbetar bara e-post tre gånger om dagen (morgon, middag och eftermiddag).
- Jag svarar på ett e-postmeddelande om det tar mindre än en minut.
- Jag arkiverar om ett e-postmeddelande inte är viktigt.
- Jag delegerar e-post [som jag vill svara senare] som en uppgift till Todoist (via vår Chrome-plugin) och ange ett förfallodatum för att inte glömma det.
- På eftermiddagen, när mina energinivåer är låga, svarar jag på längre e-postmeddelanden.
JD: Skulle du dela en bild av din arbetsyta eller en skärmdump av skrivbordet?
Mikael Berner: Det är verkligen viktigt. En annan dimension som jag ser att jag tror stöder ditt förslag är att det att organisera inte betyder att du är disciplinerad eller kan vidta åtgärder. Jag tycker att den underliggande organisationen är viktig.
Jag tror också att fokus kan missuppfattas som att det behöver vara långa [perioder med oavbrutet arbete].
Vi har läst och hittat studier som säger att den genomsnittliga personens kontekst växlar var tredje minut men inte kommer tillbaka till en uppgift på 27 minuter. Produktivitet handlar mycket om kontextbyte och hur du läser och bearbetar information. Du måste kunna svara på viktiga saker som kommer in. Är du organiserad i att du har telefonnummer på rätt platser och rätt tid? Eller måste du studsa runt för att hitta dem?
JD: När du utvecklar programmet EasilyDo, vilken forskning eller data upptäckte du om vad människor behöver vara mer effektiva, mer organiserade och mer produktiva?
MB: Vi har funnit i våra studier att ingen av oss är medvetna om hur mycket tid och energi vi lägger in i en liten uppgift som vi inte ens vet är uppgifter. Vi stoppurar hur lång tid det tar att utföra dessa små uppgifter och jämför dem med hur lång tid det tar en smart agent att göra dem åt dig.
Vi vägs alla ner och vi vet inte ens att vi tyngs ned av distribuerade appar och data.
JD: Kan du dela med oss två eller tre av dina egna tips och trick för att öka produktiviteten?
MB: Jag litar på verktyg som hjälper mig att ta fram den viktigaste informationen. EasilyDo, Unroll.Me, SaneBox - en hel del saker som avlöser e-post - jag rekommenderar något av dessa verktyg.
Den bästa regeln, och jag glider ibland bort från detta, är "Om du ska öppna ett e-postmeddelande, gör antingen något med det, gillar att svara på det, eller ta bort det eller arkivera det." Öppna inte ens ett e-postmeddelande såvida du inte kan behandla det just då. Det är en del av två-minutersregeln.
Jag sitter i vårt konferensrum just nu som har dessa Ikea-bord, men det är glasbord som du kan rita på med torra raderingsmarkörer. Det samlar grupparbetet på bordet snarare än att skicka en gruppmedlem till ett styrelse. Det förstärker teamarbetet.
