Bli organiserad: 3 metoder för bättre tidsstyrning

För att vara mer produktiv måste du hantera din tid effektivt. Hur blir du bättre på att hantera din tid? Oavsett var du befinner dig med dina tidshanteringsfärdigheter, är det allra första du behöver göra att spåra hur du tillbringar din tid för närvarande. Du kan inte ändra hur du spenderar din tid om du inte vet hur du använder den nu.

Det finns tre huvudsakliga sätt att spåra din tid, och var och en har för- och nackdelar. Det sätt som i allmänhet anses vara det enklaste är det minst exakta. Den som är den mest exakta är mycket tidskrävande. Slutligen finns det ett sätt att spåra din tid med hjälp av teknik, vilket är extremt enkelt, men bara exakt för vissa typer av uppgifter.

Här är vad du behöver veta om dessa tre metoder:

1. Time Estimate (även känd som Work Week Estimate Method)

Vad är en tidsberäkning? En tidsuppskattning är en lista över allt du gjorde under en tid tillsammans med hur många timmar och minuter du uppskattar att du har gjort det.

Hur man gör en tidsuppskattning: Tidsberäkningar görs ofta i slutet av en vecka. Du tänker tillbaka på din vecka, eller vilken återblick du vill, och ange hur många timmar du tror att du jobbade, sov, körde ärenden, kokade, städade eller såg filmer till exempel. Det hjälper dig att konsultera din kalender för vägledning om du har en.

Fördelar: Tidsberäkningar tar väldigt lite tid att skapa. Eftersom du kan spara dem fram till slutet av veckan avbryts din dagliga rutin inte av irriterande tidsregistreringsuppgifter.

Nackdelar: tidsberäkningar är det minst exakta sättet att mäta hur du spenderar din tid. Forskare har funnit att när människor uppskattar hur de spenderar sin tid genom att använda en back-up-strategi, ofta hamnar de med totalt fler timmar än det är i en verklig vecka (168). Människor tenderar att överskatta hur mycket de arbetar och underskatta sin fritid.

2. Tidslogg (även känd som Total Time Diary Approach)

Vad är en tidslogg? En tidslogg är ett register över vad du gjorde hela dagen, uppdelat på tidsblock som står för hela dagen. Tanken är att redogöra för varje tidsperiod under en 24-timmarsperiod.

Hur man skapar en tidslogg: För att skapa en tidslogg behöver du lite mer än ett pappersark eller ett kalkylblad. Skapa en kolumn och skriv in den i följd tidsintervaller i steg om 15, 30 eller 60 minuter. Du kan kombinera flera tidsblock under timmarna när du vanligtvis sover. Antingen regelbundet under dagen eller i slutet av dagen fyller du i utrymmet bredvid varje tidsblock med vad du gjorde under den tiden. Hur specifik du får med din beskrivning beror på vad du vill veta om dig själv eller vilken typ av förvaltning av tidsledning du vill göra.

Fördelar: Tidsloggar är mer exakta än tidsdagböcker. De är mer så när du fyller i dem oftare och mindre, desto längre väntar du på att slutföra dem. Det är väldigt lätt att klassificera din tid i kategorier, lägga till siffrorna och analysera resultaten.

Nackdelar: Att skriva ner ett svar för vad du gjorde mellan, säga, 9 och 10 är kanske inte en realistisk reflektion av hur du verkligen använde den timmen. Låt oss säga att du arbetade. Gick du från skrivbordet och dricker vatten under den tiden? Ringde du ett snabbt telefonsamtal? Läste du nyheter på nätet i några minuter halvvägs genom ditt arbete? Tidsloggar generaliserar om tidsblock utan att gå in i den verkliga detaljerna i vad du gjorde.

3. Tidspårningsappar

Vad är en tidsspårningsapp? En tidsspårningsapp är en mjukvara du använder för att spåra hur mycket tid du spenderar på att göra olika saker, mestadels på din dator och telefon. Det finns passiva tidspårningsappar och aktiva appar. Passiva, som RescueTime, mäter hur mycket tid du spenderar i olika applikationer och på olika webbplatser. Aktiva tidspårningsappar, till exempel Toggl, ger dig en timer på skärmen som kör medan du arbetar, så att du kan använda flera appar och webbplatser medan du arbetar med en uppgift.

Hur man använder en tidsspårningsapp: Med en passiv tidsspårare installerar du den på din dator eller mobilenhet och låter den bara köras. Den fångar automatiskt all din aktivitet för att spela in, kategorisera, stämma och analysera den. Vanligtvis kan du pausa dessa appar när du vill, och du kan ställa in dem att stängas av under tider som du inte vill spåra din aktivitet. Aktiva tidtagare litar på att du trycker på en knapp för att starta och stoppa dem. De låter dig ange information om vad du gjorde medan den kördes, och appen lägger automatiskt till den informationen till en post, som du kan visa och analysera när du vill. Mobilappversioner av aktiva tidspårare kan vara användbara för att låta dig köra en timer när du är på möten, reser för arbete och gör annat icke-datorarbete som du vill mäta.

Det finns några tidsspårande mobilappar som övervakar din plats och förmodligen hjälper dig att klassificera din tid på det sättet, men de är inte så smarta än och kräver alldeles för mycket manuell inmatning för att vara av stort värde för närvarande. Kanske en dag kommer de att förbättras.

Fördelar: Appar för tidsspårning är utmärkta när det gäller att ge dig detaljer om dina digitala aktiviteter. De har verktyg för att kategorisera din tid och dela ut diagram och grafer. De bästa av dem är väldigt enkla att använda och de flesta har ett gratis alternativ.

Nackdelar: appar för tidsspårning ger dig en omfattande analys av vad du gör på din dator, men de är inte gjorda för att spåra all din tid, så att de kommer att sakna dina timmar du har lagt i tvätt, laga mat, läsa, leka med dina barn eller husdjur, eller vad du än gör.

Spåra i två veckor, analysera sedan

Om du är ny på tidspårning rekommenderar jag att du kombinerar tidsloggmetoden med en tidsspårningsapp. På så sätt kan du få en översikt över hur du tillbringar alla timmar på dagen plus en detaljerad analys av din datortid.

Du vill logga in din tid i minst två veckor innan du analyserar den. Under de första eller två dagarna kan du ändra ditt beteende något eftersom du tänker på det faktum att du spårar din tid. Ditt beteende går snabbt tillbaka till det normala.

Om du befinner dig själv säga "Åh, den dagen bör inte räkna eftersom det var mycket ovanligt", sluta. Ju mer du spårar din tid, desto mer inser du att du har mer ovanliga dagar än du antagligen insåg. Tanken är att bättre förstå hur du faktiskt tillbringar din tid, inte vad en genomsnittlig dag är. När du väl vet hur du tillbringar din tid totalt sett kan du börja fatta välgrundade beslut om vad du vill göra mer av, mindre av eller om du vill börja göra något helt nytt.