Bli organiserad: 3 sätt att använda asanas nya kanbanbrädor

Vissa produktivitetsverktyg har verkligen inte mycket mening förrän du ser dem i handling. Så om du aldrig har använt kanban-brädor kanske du inte har förstått vad allt surret kring topparbetsflödeshantering och samarbetsservice Asana lägger till Kanban-styrelser. Om du är intresserad av att vara mer produktiv på jobbet är det dock värt att undersöka, vilket jag förklarar.

För den oinitierade, online-appen Asana som har fått mycket dragkraft nyligen. Denna tjänst är i grunden en to-do-lista på steroider. Du kan använda Asana med en grupp människor, och det är ganska populärt på arbetsplatser. Det nya i Asana från och med förra veckan är en funktion som kallas boards, baserad på kanbanboards. Kanban är en generisk term som beskriver både en typ av app och ett system för att använda den appen. En av de mest kända kanban-brädeapparna är Trello.

Kanban är också ganska populär bland IT-team och mjukvaruutvecklingsteam. När de beskriver det, kastar de ut termer som Scrum och just-in-time-leverans och förväntar oss att vanliga folk ska förstå vad de menar. Det är väldigt förvirrande.

Ett mycket lättare och tydligare sätt att förstå kanban är att se exempel på det i handling. Nedan följer några exempel på kanbanbrädor som kan vara mindre vanliga på arbetsplatsen, men som är utformade för att vara vettiga för nästan vem som helst.

1. Spåra personliga uppgifter: Att göra, göra, gjort

Ett sätt att använda en kanban-bräda är att organisera en personlig uppgiftslista och se till att du aldrig tar för många uppgifter på en gång. Låt oss kalla det att göra, göra, gjort ombord.

I den här installationen har du tre kolumner märkta att göra, göra och gjort. Du har också en bunt med klisterlappar, som i kanban kallas kort. Du skriver dina uppgifter på klisterlappar, en uppgift per anteckning och klistrar dem i kolumnen Att göra. Än så länge är allt bra.

Just nu har vi en lista med uppgifter i kolumnen Att göra, och ingenting i kolumnerna Att göra eller gjort. Jag vet att du kan se vart detta går, men hopp inte till nästa steg ännu.

Vad du behöver förstå om kanbanbrädor är att de är visualiseringar av information som du lika lätt kan spåra på något annat sätt. I Asana kan du istället titta på dina uppgifter i listvy genom att använda rubriker i listan för att skilja mellan olika typer av uppgifter, som i bilden nedan.

Men när du visualiserar samma information i styrelsevyn kan det ha en annan psykologisk effekt. Med ”Att göra, göra”, ”gjort” -brädor sätter människor vanligtvis en gräns för hur många uppgifter som kan vara i sin Doing-kolumn när som helst. Syftet är att skapa ett system som hjälper dig att fokusera på bara några få aktiva uppgifter. Med en listvy är det lätt att känna att alla uppgifter är lika viktiga och de måste alla vara klar just nu!

Board to To Do, Doing, Done kanban fungerar riktigt bra för komplicerade uppgifter som har många steg. På bilderna ovan och nedan ser du att många av uppgifterna är stora och inte kan göras på en enda dag. Att begränsa Doing-listan till endast två eller tre uppgifter uppmanar dig att fokusera på dem tills de är klara.

Det är väldigt enkelt att tillämpa samma koncept om att begränsa pågående arbete (Doing) också på ett teaminställningar.

2. Distribuera arbete genom en fack med delade uppgifter

Här är ett annat exempel som är ganska enkelt. Du kan använda ett kanbanbräde för att göra arbetet tillgängligt för individer i ett team att hämta och tilldela sig själva.

För att göra det lätt att förstå, låt oss låtsas att detta är en hushållssysslor. Detta hushåll har tre barn: Andy, Berta och Claudio. Den första kanban-kolumnen är sysslor. De nästa kolumnerna är Andy, Berta och Claudio. Den sista kolumnen är klar.

Hushållens regel är att varje barn måste välja ett sysslor att göra varje lördag. Ytterligare uppgifter kan komma upp då och då. Barnen har självständighet att välja sitt jobb baserat på vad som finns tillgängligt. De gör ett urval, drar det kortet i sin kolumn och tar därför ansvar för det. När de är klar med sina sysslor flyttar de kortet till färdig kolumnen.

Det är lätt att föreställa sig detta arrangemang på arbetsplatsen. Vi kanske har ett team av arbetare med en hög med arbete som de alla tillsammans måste fullborda. I stället för att vänta på att en chef ska tilldela arbete till dem, får de göra anspråk på en uppgift från den tillgängliga arbetsfacket.

3. Hantera kontakter

Ett mer ovanligt sätt att använda ett kanban-kort är att hålla listor över kontakter baserade på region eller stad. Återigen kan det lika enkelt vara i listformat, men för många människor har en annan (positiv) psykologisk effekt att se kolumner och kort.

Den här gången har styrelsen kolumner för olika regioner och städer. Varje kort är en kontakt som är baserad i regionen. När resan tar dig till en viss plats kan du enkelt titta på en lista med kontakter du kan nå ut till när du är där. Dessutom kommer du att märka mycket snabbt om ett växande antal viktiga kontakter råkar vara på samma plats, vilket kan innebära att du måste öka hur ofta du besöker.

För att automatisera denna process lite kan du vidarebefordra e-postmeddelanden från kontakter direkt till ett Asana-projekt. Ändra ämnesraden till kontaktens namn och plats för att göra det lättare för dig att sortera och kortera senare korrekt. När du ser så många som inkluderar deras fullständiga kontaktinformation i slutet av ett e-postmeddelande, har du allt som sparats på korten också.

Gör mer med Kanban-styrelser

Förhoppningsvis gjorde dessa exempel kanbanbrädorna lite mer tillgängliga för de oinvigde. Deras användning kan vara mycket mer komplicerad, från spårning av mjukvaruutveckling som jag antydde tidigare till lagerkontroll. De mer grundläggande exemplen som jag gav är utformade för att hjälpa dig förstå varför du kan använda ett bräde i Asana snarare än en lista. Var kreativ och använd styrelser för att hantera vad som är mest meningsfullt för dig.

Letar du efter mer information om Asana? Du kan läsa Använda Asana i affärer, 7 Asana-tricks för att bli en med affärsflöden och Slack vs Asana.