Bli organiserad: 5 orsaker till att din inkorg inte är din uppgiftslista

Jag älskar att fråga människor om hur de använder kontorsmeddelanden, bara för att bättre förstå skillnaden mellan hur e-post designades för att användas, hur det används mest effektivt och hur människor faktiskt använder det.

På frågan sammanfattar många stolt sina tekniker för e-posthantering på detta sätt: "Min e-postinkorg är min uppgiftslista!"

De tycker vanligtvis att detta är ett genialt system, men det får mig att vända. Jag skrämmer av skräck när jag hör detta välmenande men slutligen förstörande uttalande. (Min fysiska reaktion, har jag lärt mig, är inte perfekt om jag tänker fortsätta samtalet.)

Hela syftet med denna artikel är att övertyga dig om att din e-postinkorg inte ska vara din to-do-lista. Det finns bättre och effektivare sätt att använda e-post - eller bättre, att tänka på e-post.

Förhoppningsvis kommer denna artikel att övertyga dig att ändra dina sätt. I nästa veckas kolumn (kom tillbaka varje måndag för det senaste i den här Get Organised-serien) diskuterar jag den andra sidan av ekvationen: hur man gör en smartare att göra-lista. Se också till att läsa förra veckans kolumn med 11 tips för att hantera e-post.

Vad är e-post för?

"E-post" är inte längre ett exakt beskrivande namn för programvaruapplikationer och tjänster som vi använder för att skicka elektronisk post. De gör så mycket mer än så. Med alla e-postfunktioner och funktioner - möjligheten att skicka bilagor (liv förändras!), Inbyggda adressböcker, schemaläggnings- och påminnelsefunktioner, offentliga och privata kalendrar - är det konstigt att vi fortfarande kallar det "e-post" alls.

För kommunikation mellan organisationer, e-post fungerar briljant. Du har ett pappersspår av konversationer, alla tid- och datumstemplerade, levererade nästan direkt och säkert. E-post låter dig ta itu med arbetet i din egen takt och prioritera svar som du tycker är lämpligt.

Men för kommunikationer inom organisationen (vilket betyder inom din organisation), kan e-postadressen vara föråldrad och inte ens på väg till likhuset (se "Är e-post död?"). Vi har nu ett bredare sortiment av verktyg som hjälper oss att uppfylla samma slutmål, men på mer effektiva och användbara sätt. Instant-messaging-appar, sociala nätverk för företag och portaler för projekthantering (som Basecamp) är några exempel. Vissa glömmer att telefoner och möten ansikte mot ansikte ofta också är det bästa kommunikationsmedlet för vissa uppgifter.

E-post har verkligen sin plats, men många använder det för att utföra uppgifter som skulle dra nytta av en annan lösning. E-post ska användas för kommunikation som kräver pappersspår, särskilt meddelanden mellan organisationer. Appar och funktioner inom e-post, som kalendrar och schemaläggning, bör användas som de var avsedda. Om du vill behålla din uppgiftslista i ditt e-postprogram finns det förmodligen ett verktyg för det (i Outlook, till exempel, det heter uppgifter). Men inkorgen var inte utformad för att berätta vilka uppgifter du behöver göra dag för dag. Här är några skäl:

Anledningar till att din inkorg inte ska vara din uppgiftslista

1. Ingen kontroll över inkommande artiklar.

En uppgiftslista innehåller bara artiklar du lägger på den. Din inkorg är å andra sidan som en pip med ingen tapp. Du har ingen kontroll över inkommande artiklar, förutom att ta hänsyn till dem en i taget och radera dem - ett mycket ineffektivt sätt att odla en uppgiftslista. Meddelanden dyker upp alla dygnet runt. De kan komma från vem som helst utan hänsyn till hierarkin som kan bestämma din faktiska uppgiftslista. Och mer troligt än inte, bara en bråkdel av dem kommer att återspegla vad du behöver göra.

2. Ill-namngivna uppgifter.

Fråga dig själv om det lilla segmentet med inkorgsmaterial som faktiskt återspeglar saker som bör finnas på din to-do-lista: Beskriver ämnesraden exakt vad du behöver göra? I många fall komponerade andra ämnesraden, som kanske inte återspeglar meddelandet i sig, mycket mindre den del av meddelandet som gäller dig. Med en korrekt uppgiftslista använder du ditt eget språk för att få viktig information snabbt. En välskriven att göra-lista är en du kan skanna på en sekund eller två och vet exakt vad som behöver göras. Endast du kan skriva på ett sätt som snabbt kommunicerar information till dig själv.

3. För lång.

Jag vet att jag just har sagt detta, men det upprepas: En välskriven att göra-lista är en som du kan skanna på en sekund eller två och vet exakt vad som behöver göras. Jag skulle satsa 50 $ för att jag inte kunde hitta en enda person på PCMag med en e-postinkorg som kan förmedla information på ett ögonblick.

Bara inte själv. Vi har alla meddelanden i vår inkorg som påminner oss om uppgifter som vi skulle vilja utföra, men inte kommer att göra. Och det är okej. Men dessa artiklar hör inte till en to-do-lista.

4. Brist på verktyg för att prioritera och ställa tidsfrister.

Röda utropstecken, flaggor, stjärnor, färgbubblor - e-postprogram ger dig vanligtvis en handfull verktyg för att markera viktiga meddelanden. I vissa applikationer kan du till och med associera ett "svar efter" -datum, till exempel idag, imorgon eller löst "den här veckan." Använd dessa funktioner för att påminna dig själv om att kommunicera med människor, men inte som prioriterade markörer eller fast förfallodatum för specifika uppgifter. Som nämnts berättar ämnesraderna aldrig konsekvent om vad du behöver göra, och att lägga till flaggor ger inte samma värdefulla information som finns i en to-do-lista. En bra uppgiftslista ordnar uppgifter efter prioritering och använder tidsfrister.

5. Förhindrar att din e-post blir e-post.

Jag hoppas att jag mestadels har övertygat dig om att att försöka finjustera din inkorg för att fungera som en att göra-lista resulterar i en mycket dålig uppgiftslista. Gissa vad? Det skapar också en mycket dålig inkorg, så nu ni två ineffektiviteter! Om du försöker manipulera din inkorg så att den blir dubbla som din att göra-lista, lämnar det dig att växla mellan operationerna. Så här kan det hända: Sortera inkorgen på ett sätt för att hitta högt prioriterade att göra saker; upptäcka ett nytt postflöde in; bli avbruten; tillgripa inkorgen; kolla den nya posten; besluta att det inte är tillämpligt för dig; utväg igen med flaggor eller stjärnor; försök att komma ihåg var du var med att göra-listan…

Kom ihåg att om ditt e-postprogram har en inbyggd app eller funktion för att göra-listor kan du använda det!

E-post är e-post

Förvara din e-postinkorg som en e-postinkorg, och inte en att göra-lista, så kommer du att bli mycket effektivare. Chansen är stor att ditt arbetsliv också blir lite lyckligare. I kolumnen Get Organised i nästa vecka förklarar jag mer detaljerat vad som gör en bra att göra-lista, hur man använder den och några verktyg som gör processen att hantera en to-do-lista mycket automatiserad.