Bli organiserad: 5 enkla steg för att komma igång med Gantt-diagram

Innan du startar ett nytt projekt hjälper det att ha en färdplan, någon slags tydlig översikt över alla nödvändiga steg och i vilken ordning de stegen måste ske. Det är i huvudsak vad ett Gantt-diagram är. Det spelar ingen roll om projektet är ett personligt projekt, som att lägga till ett däck på baksidan av ditt hus, eller ett företag, som att bygga en ny webbplats. Du behöver veta

• när och var du börjar,
• alla steg på vägen och hur lång tid de tar,
• vem som är ansvarig för varje steg,
• i vilken ordning stegen måste ske, och
• när projektet kommer att slutföras.

Gantt-diagram, namngivna för ingenjören och konsult Henry Gantt, som utvecklade och använde dem på 1910-talet, är en visualisering av ett projekt från början till slut. De är en extremt vanlig typ av produktivitetsverktyg och de är en viktig del i många projekthanteringstjänster. Faktum är att den utmärkta TeamGantt-tjänsten till och med tar sitt namn från listorna., Jag förklarar vad Gantt-diagram är, vad de gör och hur människor använder dem och ger fem steg för att komma igång med dem.

Vad är ett Gantt-diagram?

"Ett Gantt-diagram är en visualisering av stegen som krävs för att ditt projekt ska slutföras, " förklarade Kayvon Ghaffari, chefsprogramchef på LiquidPlanner, när jag nyligen bad honom att dela lite insikt om hur man kom igång med Gantt-diagram. LiquidPlanner är en Editors Choice-vinnande projektledning och samarbets-app som betonar Gantt-diagram.

Ghaffari påminde mig om att ett projekt skiljer sig från andra typer av arbete. "Ett projekt är en uppsättning arbete som har en början och ett slut, och uppfyllandet av att skapa det projektet är en uppsättning uppgifter, " sade han. Gantt-diagram fungerar specifikt för projekt, inte för pågående arbete. De handlar om att hjälpa dig från början till slut, så det är viktigt att det finns det ett slut.

Gantt-diagram läses från vänster till höger, från topp till botten. (Se bilden ovan från TeamGantt.) X-axeln är tid. Diagrammet börjar när projektet startar och slutar när projektet levereras. Att köra längden på y-axeln är uppgifter, även om de bara finns i en lista. Deras exakta placering på y-axeln är irrelevant, även om de tenderar att falla i kronologisk ordning.

"En uppgift har tre komponenter: vad det är, hur lång tid det kommer att ta och vem kommer att göra det, " sa Ghaffari. På ett Gantt-diagram representeras varje uppgift med en stapel. Längden på fältet visar hur mycket tid uppgiften kommer att ta. Ofta är aktivitetsfält färgkoordinerade, vilket indikerar vilken person eller avdelning som är ansvarig för att få uppgiften klar. När det gäller "vad", visas aktivitetsnamnet generellt i fältet eller blir synligt när du klickar på det.

Förutom att visa alla uppgifter för ett projekt och hur lång tid de tar, visar Gantt-diagram sekvensering och beroende. Med andra ord, de visar i vilken ordning uppgifterna måste hända, och om en sak måste hända före en annan. Varför är det så viktigt?

Vad gör Gantt-diagram?

"Gantt-diagram gör det visuellt tydligt att du inte kan göra allt samtidigt", säger Chris Savoie, Workfronts direkta produktstrategi. Han använde exemplet med att bygga ett trädhus. Du kan köpa naglarna och virket samtidigt, men du måste klippa virket innan du spikar det i trädet.

Gantt-diagram visar beroenden mellan uppgifterna, vanligtvis med något som en linje som ansluter dem.

Innan han kom till Workfront (som liksom LiquidPlanner är ett verktyg för arbetsplatssamarbete och projektledning) arbetade Savoie på några mycket komplexa projekt med United Space Alliance i samarbete med NASA: s Johnson Space Center. Han nämnde att även om sekvensering och beroenden är viktiga för även enkla projekt, som att bygga ett trädhus, är de avgörande för massiva, årslånga projekt, som att bygga den internationella rymdstationen.

En annan sak som Gantt-diagram gör är att hjälpa organisationer eller projektledare att hantera resurser. "Bara för att en uppgift existerar betyder inte att det finns en person som är fri att göra det, " sade Ghaffari.

Med ett Gantt-diagram kan du enkelt se när människor eller avdelningar är planerade att arbeta med uppgifter kontra när de är fria. "Du måste kunna redogöra för människors scheman och hur många timmar det finns på dagen, " tillade han. Gantt-diagram skapar ett effektivt sätt att se tid, uppgifter och resurser.

Komma igång med Gantt-diagram

När du har fått en förståelse på hög nivå av vad Gantt-diagram är och varför de är användbara kan du börja skapa dem för dina egna projekt. Dessa fem steg hjälper dig att börja.

1. Välj en mall eller bygg en från repan

Generellt sett, när du startar ett nytt Gantt-diagram, har du möjligheten att använda en mall eller börja från början. Mallar kan komma från en extern källa, för de som tillhandahålls av projekthanteringsprogramvara, eller de kan komma från ett tidigare eget projekt.

En av fördelarna med att använda ditt eget tidigare arbete för att skapa en mall är att du ofta kan lära dig mycket av vad som hände tidigare. Mallen kommer att ge information om inte bara uppgifterna och sekvenseringen, utan också om några uppgifter tog längre tid än förväntat.

2. Markera dina milstolpar

De flesta programvaror för att skapa Gantt-diagram inkluderar förmågan att lägga till milstolpar. En milstolpe är en markör som indikerar att en fas i ett projekt är klar. När du till exempel bygger en webbplats är att låsa trådramarna en typisk milstolpe.

När du bygger ett Gantt-diagram från början är det ofta bra att plotta alla milstolpar innan du lägger till några uppgifter. Att lista alla milstolpar hjälper till att dela upp projektet i mindre delar, och de mindre bitarna är lättare att föreställa sig än hela projektet på en gång.

3. Lägg till uppgifter, sekvenshändelser och skapa beroenden

Nästa steg är att lägga till uppgifter, sekvenshändelser och skapa beroenden. När du lägger till uppgifter, se till att titta på historiska rapporter eller prata med de personer som kommer att slutföra uppgifterna för att få exakta uppskattningar för hur lång tid de ska ta.

Kom ihåg att det är möjligt för flera uppgifter att utföras på samma gång, men inte av samma person. I en webbplatsbyggnad kan en person arbeta med trådramar medan en annan person samlar in provinnehåll för prototypen. Men wireframe-designern kan inte också skapa humörbrädor samtidigt.

Lägg till beroenden först när du har listat upp alla uppgifter och lagt dem i rätt ordning och var försiktig med dem. "Det som verkligen kan röra dig är om du går halvvägs in i Gantt-diagrammet och ser att, säg, uppgift 12 inte längre är beroende av uppgift 5, " sa Savoie. Han tillade att nybörjare borde vara extremt noga med att inte ta bort beroenden om de inte är säkra på att det är rätt att göra det, för att få dem tillbaka är mycket svårt om de skapar en lång händelsekedja.

4. Titta på dina resurser

"Uppgifterna måste vara i rätt ordning, och sedan måste du kontrollera vem som är tillgänglig för att slutföra dessa uppgifter, " förklarade Ghaffari. Som nämnts ovan betyder det bara att det finns någon som är gratis att göra det.

Ghaffari konstaterade att hans företags Gantt-kartprogram inte tillåter överbokning, vilket betyder att LiquidPlanner inte låter dig tilldela någon till en uppgift om personen redan har tilldelats en annan uppgift samtidigt.

Gantt-diagram hjälper dig att inte bara se om en resurs är överbokad, utan vilka konsekvenser det har för resten av projektschemat när den korrigeras.

5. Samarbeta

"Det är verkligen viktigt att människor förstår att Gantt-diagrammet inte är magi, " sade Ghaffari. "Bara för att du har planerat något, betyder det inte att det har något med verkligheten att göra."

Sättet att se till att Gantt-diagrammet är i linje med verkligheten är genom samarbete. Ofta är Gantt-kartprogram en del av ett större projektledning eller samarbetspaket för arbetsplatser. Alla i ett team bör ha förmågan att åtminstone se diagrammet, om inte uppdatera uppgifter och annan information som matas in i det. På så sätt, om en anställd slutför en uppgift tidigt, och hon har makt att uppdatera sina framsteg för att markera uppgiften fullbordad och korrigera den uppskattade tiden, och genom att göra det kan hon hjälpa andra anställda att få sina uppgifter tidigt också. Eller så kan hon också flagga sig själv som en tillgänglig resurs för att hjälpa till med någon annan uppgift fram till nästa planerade uppdrag.

Ghaffari sammanfattade kraften i samarbete på detta sätt: "Om Gantt-diagrammet är i ett vakuum, vem vet om det är korrekt? Om det är samarbete, är det inbyggda kontroller och det är mer troligt att det återspeglar verkligheten. Det är där värdet av Gantt-diagram lyser."

Lita inte för mycket på Gantt-diagram

Både Ghaffari och Savoie berättade för mig att de använder Gantt-diagram för att planera och checka in på ett projekt, men att de inte vill hantera det dagliga arbetet i det. "Det är en plan, inte ett genomförande schema, vanligtvis, " sa Savoie.

Savoie noterade också att en nybörjare kanske inte inser att människor sällan, om någonsin, tittar på hela Gantt-diagrammet på en gång eftersom de vanligtvis är enorma. "Du skulle behöva en skylt för att skriva ut den, " sade han.

Enligt Ghaffari är "Att bygga Gantt-diagrammet inte slutmålet. Det är en visualisering av arbetsplanen och sekvensering. Gantt-diagrammet hjälper människor att förstå hur planen kommer att fungera."

Om du är intresserad av Gantt-diagram är du förmodligen också intresserad av projektledning i allmänhet. För några utmärkta tilläggstips för att hålla ditt projekt på rätt spår, kolla in mina 4 tips för att komma igång med projektledning och även mina råd om hur man kan förbättra kommunikation för bättre projektledning.