Bli organiserad: 5 tips för tidsfrister

Ett av mina favoritord har alltid varit: "Om du vill ha gjort något, ge det till en upptagen person." Det är ingen stor hemlighet att människor som håller upptagen har strategier för att prioritera och hantera allt det de behöver göra. Dessa strategier, sällan uttryckliga, handlar vanligtvis om ett huvudbegrepp: tidsfrister.

Tidsfrister ger struktur. De skapar ansvar och hjälper till att förebygga negativa konsekvenser. Vissa människor älskar dem, andra människor hatar dem, men de som omfamnar dem är oftast framgångsrika.

För att skriva den här kolumnen tänkte jag på mina egna strategier för att hantera tidsfrister och pratade sedan med mina kollegor och vänner som är produktiva och framgångsrika för att se hur liknande deras strategier var för mina och varandras. Tipsen överlappade enormt.

Här är fem tips om hur organiserade människor hanterar sina tidsfrister och håller sig uppe i sitt spel.

1. Pad alltid din deadline!

Du kanske trodde att regeln om tidsfrister var att ge dig själv rimliga tidsfrister. Det är bra råd, men egentligen, viktigare än: Alltid utföra din tidsfrist!

Det finns alltid två tidsfrister: den vadderade tidsfristen du tilldelar och "drop-deadline." Tidsfristen, även kallad datumet "eller annat", är den absoluta sista dagen och tiden då något kan hända. Det är nästan alltid den tidsfrist som någon annan ger dig. Ett exempel på en frist för frist är skatteregistreringsdatum som din regering anger. En annan är ansökningsdatum för college.

Den stoppade tidsfristen är å andra sidan din självpålagda tidsfrist. Att fylla en tidsfrist innebär att du ställer in tidsfristen något tidigare än tidsgränsen för att lämna ett litet vridrum för att saker och ting ska gå fel. Pad alltid dina egna tidsfrister, och håll alltid de tidsfrister du tilldelar andra. Planera aldrig att få något i precis under tråden (det är egentligen inte en "plan", eller hur?). Planera snarare på händelser, som sjukdagar, fastnar i ett stoppat tåg, en e-poststörning, en poststrejk eller andra parter som helt enkelt byter tankar om vad de vill och när de vill ha det.

2. Gör dina tidsfrister synliga.

Tidsfrister måste vara där du kan se dem. Som med att göra listor och mål, ju mer du ser dina tidsfrister, desto mindre troligt är det att du glömmer dem. Tryckta väggkalendrar fungerar briljant. Om du använder en anteckningsbok för papper, skriv dina tidsfrister i en enkelsidig kalender (du kan skriva ut en från Internet), vik den i hälften och använda den som ditt bokmärke. Om du är en person utan papper utan anteckningar, ställ in dina tidsfrister i en applikation som du använder dagligen, oavsett om det är Outlook, Google Kalender, Excel eller något annat. Du kanske till och med använder en desktopkalenderkalender, beroende på hur många kommande tidsfrister du behöver hantera.

En av fördelarna med att lägga dina tidsfrister i en app är att det gör dem lätta att dela. Med några musklick eller kranar på en skärm kan du påminna dina kollegor eller partners om trubbiga tidsfrister.

3. Känn dina arbetscykler.

Hur du gör dina tidsfrister synliga beror till stor del på dina arbetscykler, vilket innebär om du tenderar att ha dagliga, vecko- eller månatliga tidsfrister. Till exempel brukade jag arbeta på ett kvartalsmagasin, så jag hade alltid fäst tre kalendrar på min korktavla som visar de kommande tre månaderna. När det var september kunde jag se de viktigaste kommande tidsfristerna, även om de inte skulle komma fram till november. Jag hade också en årskalender med viktiga tidsfrister som var ännu längre bort, men jag höll den kalendern digital eftersom jag inte behövde se den varje dag. Mycket produktiva människor balanserar de tidsfrister de behöver för att kunna komma åt de tidsfristerna de behöver se. Att se för många tidsfrister blir överväldigande. Att se nödvändiga tidsfrister för de viktigaste kommande projekten håller dig i uppdrag.

4. Använd dubbla påminnelser.

När en tidsfrist är långt borta men mycket viktig, använd en dubbel påminnelse. Med andra ord, ställ in två larm eller aviseringar för att påminna dig några dagar före tiden att tidsfristen är nära. Detta trick är särskilt viktigt för tidsfrister som faller utanför ditt typiska arbetsområde? Vilka saker du troligt kommer att glömma. Om jag måste presentera ett föredrag (något jag sällan gör) sex veckor från torsdag, kommer jag att sätta en påminnelse i min kalender under sex veckor från måndag så att jag i början av den utsedda veckan minns att händelsen kommer och som jag behöver förbereda.

5. Uppfylla dina tidsfrister konsekvent.

"Möt dina tidsfrister konsekvent" är en av de saker som är lättare att säga än gjort. Men om du förstår att det påverkar ditt värde på arbetsplatsen, så kan det ensam vara ganska motiverande.

Genom att följa tidsfristerna kan du öka din värdefulla som anställd, teammedlem eller partner. Tänk på hur du ser på människor som konsekvent uppfyller tidsfristerna. De är pålitliga, har stark arbetsetik och ses som lagspelare. Att möta tidsfrister handlar sällan om att få arbetet enbart för dig själv. Det handlar nästan alltid om att slutföra en länk i en kedja, och där det finns en kedja finns det andra människor som inte kan uppfylla sina egna tidsfrister förrän du har uppfyllt din. Om du inte är i tid kan de inte heller vara i tid.

Så många människor uppfyller inte tidsfristerna konsekvent att de som vanligtvis sticker ut. Om du uppfyller dina tidsfrister flera månader i rad kommer folk att märka det och det kommer att förändra hur de ser dig och hur mycket förtroende de är villiga att sätta i dig.

Och som ordspråket säger? "Om du vill ha gjort något, ge det till en upptagen person"? Ju mer du uppfyller dina tidsfrister, desto mer sannolikt är det att du fortsätter att uppfylla tidsfristerna. Det är cykliskt beteende.

Gör eller gör inte… Det finns inget "försök" med tidsfrister

Medan alla dessa tips om tidsfrister fungerar för de flesta, gör alltid vad som är mest meningsfullt för dig, ditt arbete och dina vanor. Till exempel följer vissa människor helt enkelt inte vadderade tidsfrister. De behöver datumet skrivet i kalendern för att vara tidsgränsen, och vad som helst vadderning behöver ske sker i deras huvud istället. Och det är bra.

Men när dina vanor hindrar din egen produktivitet och framgång, försök att känna igen den och göra en förändring. Mycket enkel påminnelse eller anmälningssystem i apparna som du redan använder? Från Outlook till Gmail till Basecamp? Kan gå långt till att hjälpa dig skapa bättre vanor. Så utveckla en kalender, använd appfunktioner som redan är till hands och ställ in några tidsfrister (med inbyggt vridrum). Du kommer att vara glad att du gjorde det.