Video: Hur man viker ett dra-på-lakan (September 2024)
Det finns många filosofier och metoder för att använda e-post mer effektivt. De är grundläggande för att begränsa distraktion och vara mer produktiva. Men du måste också veta vilka verktyg som står till ditt förfogande för att komma till den mer produktiva platsen.
E-posttjänstleverantörer och app-utvecklare från tredje part har uppfunnit några exceptionella verktyg som gör e-post mycket effektivare. Det är fem som jag tror har den största effekten och är mest tillämpliga. Tillsammans hjälper de dig
- skriva bättre e-postmeddelanden,
- förvandla e-postmeddelanden till uppgifter,
- ångra att skicka e-post,
- schema överföring av e-postmeddelanden och
- snooze e-postmeddelanden.
Att skriva onödigt långa eller oklara e-postmeddelanden är slöseri med tid. Mottagaren kanske inte har tid att läsa dem i första hand, eller kanske slösa tid att läsa om dem för att försöka få mening om dem, eller kanske måste svara avsändaren för att få klarhet. Dessutom finns det all den slösade tid som du använt för att skriva dem i första hand.
Det finns två appar som arbetar hårt för att hjälpa dig skriva bättre e-postmeddelanden eftersom de fokuserar på själva skrivandet: Grammarly och Crystal.
Grammarly är ett plug-in som fungerar som en stavningskontroll för att analysera grammatik och faktiskt göra intelligenta förslag om hur du kan skärpa ditt språk, skriva tydligt och fixa vanliga misstag. Det har en anmärkningsvärd förmåga att särskilt upptäcka ESL-fel.
Crystal är också ett plug-in, och det stöter på dig att skräddarsy språket i din e-post för att vädja till mottagaren. Det fungerar så här: Crystal hittar först dina mottagare online - deras Twitter-konton, Facebook-sidor och så vidare - och tittar på hur de använder och svarar på språk. Är de kortfattade och direkta? Eller tenderar de att fastna i långa diskussioner? Baserat på resultaten guidar Crystal ditt skrivande.
Om du inte är en stark författare kan Crystal mycket tydliga anvisningar verkligen hjälpa dig att hitta ord för att skriva vad du vill säga. Det är ett värdefullt förslag, men det är något med det att det gnider mig på fel sätt. Det finns en osäker premiss att du skräddarsyr ditt språk för att få ut något från den andra personen, och jag tycker att det är manipulativt. Det kanske dock inte stör dig, eller det kan till och med vara exakt vad du letar efter. Det förnekar inget att det är bra på vad det gör, i alla fall.
Vänd e-postmeddelanden till uppgifter
Din inkorg är inte din to-do-lista, men du får antagligen uppgifter tilldelade dig via e-post. Fixet är att skapa en ansluten app för att effektivt flytta dessa uppgifter till en mer lämplig plats.
Istället för att manuellt skriva in en ny uppgift för dig själv i vad du ska göra eller påminnelse-appen du använder, anslut appen direkt till ditt e-postkonto eller konfigurera e-post vidarebefordran och flytta det med ett eller två klick till rätt plats.
Några appar som stöder förmågan att flytta e-post till en annan app, antingen genom direktanslutning eller e-post framåt, är Wunderlist, Evernote Plus och Premium, Todoist Premium, Boxer och Newton Mail.
Ångra skicka
Vi har alla träffat Skicka för tidigt, oavsett om det är för att vi förbisett en skrivfel, lämnade lite information eller inte slutade att ompröva ett e-postmeddelande skrivet i ögonblicket. Du behöver dock inte leva med ånger eller ineffektiviteten att behöva skriva ett andra e-postmeddelande. Du behöver bara kunna ångra skicka.
Ångra sändning skiljer sig från att hämta ett meddelande. Med ångra sändning skickas meddelandet aldrig. I grund och botten har din e-postmeddelandet meddelandet under något till 10 till 30 sekunder, under vilken tid du kan ändra dig.
Gmail har en Ångra skicka-knapp (se videon nedan för hur du ställer in den) som varje Gmail-användare bör aktivera. Newton Mail (som är full av rika funktioner för e-post på mobila enheter) har också ett som fungerar på alla e-postkonton som det stöder, och som inkluderar Microsoft Exchange och iMap-konton. Andra e-postleverantörer erbjuder det också.
Schema Skicka
"Just nu" är inte alltid rätt tid att skicka ett e-postmeddelande. Det är då schemalagd skick är praktiskt. Med den här e-postfunktionen kan du välja en tid i framtiden när ditt meddelande kommer att levereras. Outlook, Boomerang för Gmail och Newton Mail har alla det.
När du skickar schema, så länge meddelandet inte har gått ut ännu, kan du fortfarande redigera det också. Så det täcker några av samma mark som funktionen Ångra skicka.
Snooze
Jag är inte ett fan av Inbox Zero-filosofin om att försöka hålla ditt olästa meddelanden inte räknat. Det tar för mycket tid att hantera och hanterar inte människors verkliga e-postbehov, psykologiskt eller tekniskt. Jag är dock en fan av snoozing, som får samma idé om att hålla antalet meddelanden i din inkorg minimerat vid en viss tidpunkt.
Snoozing gör inget annat än att dölja ett meddelande från din inkorg under en tid. Hur länge? Du bestämmer. Effekten är att du kan fokusera på viktiga meddelanden utan att bli distraherad av mindre viktiga. De mindre viktiga meddelandena kommer att dyka upp i en tid då det är bättre för dig att hantera dem. Outlook (där det kallas "schema"), Airmail, Sparkmail och Newton Mail har alla en snooze-knapp.
Om du är intresserad av att vara mer produktiv (och vem inte?) Bör du ta en titt på min sammanfattning av de bästa produktivitetsapparna. Oavsett vilka problem du har med arbetseffektiviteten bör det finnas flera appar eller tjänster där som hjälper dig att utnyttja din tid bättre.
