Bli organiserad: 7 viktiga tips för slacka användare

Många team flyttar sin interna kommunikation från e-post och till meddelandeappar, till exempel Slack. Slack har blivit ett av de mest populära verktygen som grupper använder för att kommunicera och samarbeta, men det är inte nödvändigtvis mer effektivt än e-post på egen hand.

För att få ut det mesta av Slack måste du se till att du använder några av de viktigaste funktionerna som gör att appen skiljer sig från e-post.

Många produktivitetstips som jag har sett för Slack handlar om att lära mig kortkommandon, ansluta appar från tredje part och ställa in automatiska kommandon med IFTTT. Sådana saker är verkligen användbara, men jag tror att du kan få mer avkastning på investerad tid genom att börja med att koncentrera dig på viktiga funktioner, anpassningar och bästa praxis. Dessa är båda enkla att lära sig och kommer sannolikt att ha en stor effekt på din Slack-effektivitet.

1. Lägg till aviseringar för nyckelord och fraser

För att få en produktiv upplevelse på Slack är dina aviseringar en av de allra första inställningarna. Du bör särskilt fokusera på aviseringar för ord som har speciell betydelse för dig.

Klicka på ditt namn längst upp till vänster och välj Inställningar. Gå till aviseringsinställningar. Rulla ner till dit du ser markerade ord. Alla ord eller fraser du skriver här kommer att utlösa en varning när någon använder dem.

Du behöver inte använda citattecken för termer på mer än ett ord, och ord är inte skiftlägeskänsliga.

2. Anpassa kanalaviseringar

Inte varje kanal som du går med är nödvändigtvis lika viktig som de andra, och du kanske inte vill höra en bing, ring, ding, surr eller boop varje gång någon i en kanal nämner gör att en @eone skriker ut. På samma sätt kan det finnas vissa kanaler som använder nyckelord som är viktiga för dig, men deras användning i en viss kanal är det inte. Du kan utesluta aviseringar för nyckelord och fraser från utvalda kanaler.

Börja med att gå till kanalen du vill justera. Klicka på namnet på kanalen längst upp på sidan och välj sedan Kanalaviseringsinställningar. Gör dina justeringar i rutan som visas.

3. Använd @Everyone och @Channel sparligt

Detta produktivitetstips handlar mer om Slack etikett än någon speciell funktion eller alternativ: Använd @everyone och @ kanal sparsamt.

Att använda någon av dessa meddelanden motsvarar det att skicka ett e-postmeddelande till alla, något du och ditt team kanske försöker undvika genom att använda Slack i första hand.

4. Lägg till Slack Email Aliases i dina kontakter

Jag älskar att team kan skicka meddelanden till Slack genom att vidarebefordra e-post till en speciell adress. Men jag hatar att e-postadresserna är gobbledygook.

Gör dig själv en tjänst genom att lägga till Slack e-postalias i din adressbok och ge dem ett mer minnesvärt namn. Om du till exempel använder vidarebefordran av e-post för att varna ditt team om presstäckning, namnge Slack e-postadress Slack Press Coverage. Om du använder det för att vidarebefordra nyheter, kalla det Slack News. På så sätt, när din hjärna funderar på att skicka ett e-postmeddelande till Slack, kan dina fingrar börja skriva "Slack", vilket bara är meningsfullt.

Hitta dina e-postalias (eller ställa in dem) genom att gå till teamets appar och anpassade integrationer. En ny sida öppnas. Välj Konfigurera längst upp till höger. Leta efter e-post. Välj Redigera konfigurationer för att få en e-postadress som redan är konfigurerad. Du kan kopiera och klistra in aliaset därifrån.

5. Skriv / för kommandon och genvägar

Du kan spendera mycket tid på att lära dig kommandon och kortkommandon, men jag tror att en bättre användning av tiden för icke-strömanvändare av Slack är att helt enkelt komma ihåg att du kan skriva en framsteg i början av alla meddelanden och se en lista med alternativ för kommandon.

Välj det kommando du vill från listan genom att bara skriva nästa bokstav i det kommandot.

6. Lägg till påminnelser

När du öppnar upp världen med snabbkommandon i Slack är det värt att lära sig påminnelser. Skriv "/ påminnelse" och låt Slack uppmana dig att fylla i resten.

Du kan lägga till påminnelser för dig själv, dina lagkamrater eller en hel kanal. Du kan till exempel ställa in en påminnelse för att varna alla i ditt team att tömma ut kylskåpet fredag ​​klockan 16.40

7. Lägg till färg i din sidofält

Om du använder Slack för mer än en grupp eller ett syfte kan det bli förvirrande att hoppa från konto till konto, såvida du inte ställer in olika teman för dina sidfält.

Jag rekommenderar att du väljer teman som skiljer sig mest från varandra för att hjälpa dig att snabbt och enkelt känna igen vilket lag du är i vid en viss tidpunkt.