Bli organiserad: redovisning och ekonomi för frilansare och smbs

När småföretag först går ur marken - och detta gäller särskilt frilansare eller andra egenföretagare - är inte alltid ett bokförings- och faktureringssystem nödvändigt. Du hittar arbete. Du slutför arbetet. Du får betalt. Enkelt nog. Men gradvis, ibland omöjligt, förändras situationen.

Föreställ dig det här scenariot: Låt oss säga att du är frilansare. Du får dina första jobb, spridda över många månader - så spridda faktiskt att de inte ens överlappar varandra. Du arbetar ett projekt i taget. Då får du lite bett på ett nytt projekt innan det nuvarande är klart, men du har inte sett ett kontrakt ännu, så du är fortfarande inte upptagen. Några veckor senare berättar en kund som du har arbetat med tidigare om några nya möjligheter, men hennes budget är inte klar än. Du fortsätter att se löfte om nya jobb, men faktiskt arbete driblerar fortfarande bara in. Några månader senare har du sex jobb pågår, du är på deadline för alla, och tre nya kunder väntar på att höra om du accepterar deras erbjudanden. När hände det?

Även om själva förändringen var gradvis, önskar du nu att du hade köpt ett bokförings- och faktureringssystem för ålder sedan, att om du bara har satt upp en väg tillbaka när du tog ditt första jobb, skulle du vara i mycket bättre form nu… även om den gången hade du inte råd, och var du inte säker på att du ville förbinda dig till hela frilansers livsstil, kommer du ihåg? Som en utlovad check som aldrig dyker upp i din brevlåda är inställningen av ett ekonomiskt ledningssystem försenat.

Gör dig själv eller din mikroverksamhet organiserad genom att välja rätt typ av system och sätta på plats nu - även om du önskar att du hade gjort det för länge sedan.

Finansieringsprogramvara för frilansare och solooperationer

Enskilda frilansare och andra egenföretagare i en enmansbutik behöver förmodligen inte en mycket avancerad ekonomisk applikation för hantering av konton och fakturering. Dessutom ska du inte betala en arm och ett ben för en lång lista med funktioner som du helt enkelt inte kommer att använda.

Håll fast vid ett enkelt program som får jobbet gjort och inte kostar mycket. Leta efter en app som är gratis eller som bara kräver en engångsbetalning snarare än en lösning som debiteras per månad eller per projekt. Det är också vettigt att använda ett program för att spåra projekt och hantera dina fakturor, snarare än två separata system (så länge det täcker baserna för dina behov).

Vårt favoritfria alternativ för allmän bokföringsprogram är FreshBooks (4, 5 stjärnor, Editors 'Choice). Det har klient- och produkt- / serviceposter, enkel skapande och skickning av fakturor och solida funktioner för att köra rapporter. Om du inte har några anställda eller entreprenörer behöver du inte de dokumentdelningsfunktioner som ingår, men du betalar åtminstone inte för dessa oanvända funktioner.

Ett lite mer förenklat alternativ som är bra för alla som debiterar per timme är OfficeTime ($ 47, 4, 5 stjärnor). Den håller reda på hur mycket tid du spenderar på projekt medan du arbetar och kan skapa fakturor baserade på den informationen. Faktureringskomponenten räcker för de flesta solooperationer. Ett annat stort plus: Du kan köpa skrivbordsprogramvaran OfficeTime en gång och aldrig betala för prenumerationsavgifter eller andra tilläggsavgifter.

Andra bra gratisalternativ inkluderar Zoho Invoice (4 stjärnor), som inte har tidspårning eller tidtabeller, och Outright (3, 5 stjärnor), som är specifikt utformad för mycket små företag som inte hanterar lager eller lön.

Välj en och håll dig fast med den

När du har valt en lösning som passar dig börjar du använda den i ditt nästa projekt. En av mina grundfilosofier om att bli organiserade är att det är viktigare att se framåt än att titta tillbaka, så oroa dig inte för mycket om att skriva in eftersläpningen av data i det nya bokföringssystemet som du skapade. Det är viktigare att börja använda systemet nu på aktiva projekt än att katalogisera allt från det förflutna. Gör din prioritet till nuet.

Vid någon tidpunkt vill du dock komma ikapp genom att logga in tidigare fakturor och jobb som ägde rum under innevarande skatteår. Prioritera i omvänd kronologisk ordning, ange först de senaste fakturorna och jobbinformationen. Du kan hantera jobb från tidigare år senare - eller inte. Återigen är det mycket viktigare att hålla sig till det system du implementerade nu för nuvarande jobb och komma ikapp med innevarande skatteår.