Bli organiserad: samarbetsverktygssatsen

Innehåll

• Bli organiserad: Samarbetsverktygssatsen
• Uppgiftshantering, projektledning, skärmdelning

Två av mina vänner berättade för nyligen att jag berättade för mig. På vilket sätt? Lätt. Jag axlade e-posttråden som vi hade om att organisera en stor middagstur (du vet hur de trådarna imploderar och ingen kan hålla jämna steg med vem som sa att de var fria på vilket datum) och använde istället Doodle. Doodle är en gratis webbplats som låter dig skapa en onlineundersökning för saker som vilken dag och tid som människor är fria att träffas. Jag har använt den i flera år för samarbete, mest för att schemalägga möten med människor som bor över hela världen och befinner sig i olika tidszoner.

Så många fantastiska appar finns där för att hjälpa till med samarbete. Kanske blåste jag mina vänner med min effektivitet, men det blåste mitt sinne att inse att de aldrig hade stött på Doodle förut!

För att hjälpa människor med den noggranna plikten att vara samarbetsarrangör ville jag dela några av de bästa verktygen jag har hittat för att få bra sinnen och idéer tillsammans.

schemaläggning

Doodle har blivit min go-to schemaläggningsapp eftersom den är gratis och kräver inte att deltagarna registrerar sig för att använda. Skapa en enkät, skicka ut länken och låt folk svara genom att helt enkelt gå till webbplatsen och kryssa av för rutor. Det är ovärderligt för att schemalägga möten eller sociala evenemang med en stor grupp.

När alla använder samma kalendersystem, till exempel Outlook-kalendern, kan du vanligtvis göra din kalender synlig för andra gruppmedlemmar, vilket kan hjälpa till med schemaläggning, men dessa omständigheter fungerar inte alltid för alla. Ett annat alternativ är Tungle.me som innehåller några av samma element i Doodle samt möjligheten att göra dina fria och upptagna tider offentliga eller synliga för vissa människor.

Dela dokument och mappar

Hur gör du filer tillgängliga för alla människor som du samarbetar med? E-posta dem inte runt! Det är slarvigt och svårt att spåra. Du behöver ett bättre sätt att dela dokument och mappar.

De enklaste lösningarna finns i form av filsynkroniseringstjänster, till exempel Dropbox eller SugarSync. Jag använder faktiskt båda, SugarSync för arbetsfiler och Dropbox för personliga filer. Jag har använt dem för att dela dokument med alla typer av människor, inklusive redaktörer och till och med min advokat.

Jag tycker att Dropbox och SugarSync är mycket enklare att konfigurera och använda - och övertyga andra att använda - än FTP-webbplatser, vilket är det mer gamla skolmetoden att dela filer och mappar.

Redigering av samarbete, asynkront

Ännu en anledning till att använda Dropbox, SugarSync eller en annan filsynkroniseringstjänst för att organisera samarbete är att de tillåter flera personer att redigera ett dokument, även om de vanligtvis är asynkrona. Med andra ord kan du inte se en annan person redigera filen i realtid. Ändringar sker lokalt och blir bara synliga för gruppen när personen som redigerar laddar upp dokumentet till den delade platsen.

Dessa tjänster ger dig inte bra detaljer i vad kollaboratörer kan och inte kan göra (du kan till exempel inte ge Kate möjlighet att redigera filer X och Y men inte Z ), men de ger grundläggande behörigheter. Till exempel kan du dela genom att skicka ut en skrivskyddad länk, eller så kan du bjuda in folk till full tillgång till vad som helst i en viss delad mapp.

Redigera samarbete, synkront

Google Drive (tidigare Google Docs) har en av de mest imponerande samarbetsfunktionerna som jag någonsin har sett: förmågan att redigera samarbete i realtid.

Jag arbetade en gång med en medarbetare som var i ett annat tillstånd, och vi hade telefonmöten varje vecka som var tänkta att vara "arbetsmöten." Det vill säga, vi diskuterade projektets tillstånd samtidigt som vi fick arbete som främjade projektets tillstånd. Vi använde ett enkelt kalkylblad i Google för att logga uppgifterna som behövdes för att göra och markera dem med ett prioriterat betyg. Under veckan kunde vi lägga till anteckningar efter behov. Sedan under vårt möte kunde vi gå igenom listan, slutföra uppgifterna i realtid när vi är på telefonen och kryssa för dem. Ibland skulle han dock se något på listan och säga: "Vad betyder det?" Jag skulle förklara. Och han skulle ändra hur uppgiften skrevs, precis framför mina ögon, så att jag var säker på att hans översättning av uppgiften betydde samma sak som jag tänkte. Det var ett lyckat samarbete.

Googles verktyg fungerar inte bara för kalkylblad, utan också för presentations- och textdokument.