Bli organiserad: digitalisering av personliga dokument

Innehåll

• Bli organiserad: Digitalisera personliga dokument
• Vad man inte ska digitalisera

Datorer är mycket bra på att söka. Datorer är också utmärkta vid hämtning. Oavsett hur snabbt och effektivt du tror att du kan hitta och hämta information i ditt hus från pappersbitar, kan du vara säker på att datorer kan göra det snabbare.

Det är A-nummer-en anledningen till att du bör digitalisera många av dina personliga dokument.

Det finns fler skäl också, som det faktum att du inte ens kan få informationen om det översvämningsförsäkringsdokumentet när det ligger på ett papper i ditt kök medan en avbruten flygning har lämnat dig instängd i St Kitts på grund av en orkan hemma. Skulle det inte vara en praktisk tid att ha ett digitalt dokument, tillgängligt från din bärbara dator, smartphone eller surfplatta?

Här är en annan: Du har bytt läkare, försäkringsprogram och apotek flera gånger under de senaste åren, och farmaceut måste nu veta dig om du någonsin har tagit en viss medicin. Skulle det inte vara användbart att logga in på ett säkert system som har register över alla recept som läkarna skrev för att du knäppte med telefonens kamera innan du fick dem?

Eller kanske är du motiverad att digitalisera fler av dina personliga dokument helt enkelt för att bli av med röran. Skälen till att göra det är oändliga, och ursäkten för att inte komma igång är också. Här några tips och tricks som lämnar dig utan ursäkt för att sätta upp jobbet längre.

Vad du ska digitalisera

Innan du kan minska mängden papper i ditt hem måste du bestämma vilka dokument som har värde för att bli digitala. I många fall vill du behålla originaldokumenten, vilket gör det digitala till en säkerhetskopia. Den här listan kan hjälpa dig att generera idéer:

• skatter

• avdragsgilla kvitton

• lönelement

• handlingar och leasingavtal

• garantier

• pass (många länder har mycket specifika regler för att kopiera pass; kontrollera med din regering)

• familjearkiv, såsom födelsecertifikat, adoptionshandlingar, äktenskapscertifikat, dödsintyg och invandringshandlingar

• försäkringsblanketter

• medicinska och tandläkare och recept

Om din arbetsgivare inte tillhandahåller elektroniska lönestubbar, bör du absolut behålla originalet i minst sex månader, om inte ett helt år. Banker och hyresvärdar kräver ofta dessa dokument, förutom skatteformulär (W2: er i USA), när de slutför finansiella eller bostadspapper.

Var försiktig med reglerna för att kopiera med pass och några andra officiella juridiska dokument. Det är vanligtvis en bra idé att krympa eller förstora bilden med minst 10 procent (så det ser inte ut som att du försöker förfalska den).

Även om du inte tror att du någonsin kommer att behöva lämna kopior av något av dessa dokument kommer det säkert att finnas tillfällen då du behöver referera till ditt passnummer (för en ansökan, säg) eller någon annan information från dem. Det är så mycket mer effektivt att söka efter den informationen från din dator än att börja gräva genom en garderob full av papper.