Bli organiserad: dokumentera ditt arbetsflöde

Nya anställda och nya ansikten i arbetskraften, inklusive nyutbildade, har vanligtvis extra tid på händerna när de börjar ett nytt jobb. Träning kan ta veckor eller månader, och andra medarbetare och chefer vill ge dig lite andningsrum medan du blir anpassad. Ett av de mest värdefulla sätten att använda den nedtiden är att dokumentera arbetsflöde och processer.

Att dokumentera ditt arbetsflöde och processer betyder inget annat än att skriva exakt vad ditt jobb innebär, steg för steg. Det är exakt allt du lär dig när du är ny i en arbetsmiljö. Det innebär också alla justeringar och förändringar du kan göra i dessa processer när tiden går eller när du upptäcker bättre eller effektivare sätt att få ditt jobb gjort.

Företag och statliga organisationer som är mycket stora och väletablerade kanske redan har driftshandböcker och annan dokumentation i överflöd - men enligt min erfarenhet är mindre företag och team vanligtvis inte, eller om de gör det, de är allvarligt föråldrade.

När du står inför stillestånd vid ett nytt jobb, dokumentera ditt arbetsflöde och processer eller uppdatera de manualer du har fått. Fördelarna är enorma och många.

Fördelarna med att dokumentera ditt arbetsflöde

För det första kommer dokumentation av ditt arbetsflöde att stärka den utbildning på arbetsplatsen du har hittills. I själva verket kommer du att lära dig jobbet snabbare.

För det andra är dessa dokument guld till mangers och IT-avdelningen, som kanske inte känner till de steg och personer som är involverade i ditt arbete - som de kommer att behöva veta när de gör ändringar eller introducerar nya verktyg och måste tänka igenom alla möjliga effekter. Låt mig av erfarenhet säga att du inte får höra något annat än beröm om du kan leverera ett detaljerat och ordnat dokument som innehåller allt de behöver. Alternativet är att prata dem genom ditt arbete ad hoc, när du kan glömma ett steg, eller missa högsta tal, eller helt enkelt göra fel.

För det tredje kommer chefer och kollegor att hålla fast vid dina dokument om du någonsin behöver ta en oväntad frånvaro. På samma sätt, när du befordras till en ny position eller går vidare till ett annat företag, kommer de kollegor du lämnar bakom att vara tacksamma för att ha uppdaterade manualer för att vidarebefordra till personen som tar din plats.

Så här dokumenterar du ditt arbetsflöde

Dokumentationen du skriver ska vara enkel, lätt att förstå och tillgänglig. I de flesta fall rekommenderar jag att du skapar ett textdokument (t.ex. ett Word-dokument) med några inbäddade bilder.

Istället för att skapa ett massivt dokument som beskriver allt, skapa dokument som bara fångar en procedur eller som beskriver en serie relaterade procedurer som måste göras i ordning. Personligen är jag överväldigad av dokumentation som är längre än cirka 11 eller 12 sidor. Jag föredrar mycket att se 4 eller 5 sidor med enkla, lättlästa instruktioner. "Dos and Don'ts" längst ner i den här artikeln hjälper dig att göra kortfattade men ändå noggranna manualer.

Mycket enkelt uttryckt, förvara anteckningar när du har utbildning på jobbet och överföra dessa anteckningar till ett dokument. När du börjar göra jobbet på egen hand lägger du till dina anteckningar eller justerar dem så att de mer exakt reflekterar uppgifterna du gör.

Om det finns en "stor bild" i ditt arbete kan du lägga till en översiktsöversikt i början av dokumentet. De punkter som innehåller den stora bilden är vad du bör spela in mer noggrant, antingen i samma dokument eller i några mindre dokument om du behöver bryta upp det. Till exempel i nyhetsbrevmarknadsföring kan översikten se ut så här:

• Copywriter skriver kopia och skickar det till marknadschef.
• Marknadschef granskar och redigerar kopian och får godkännande från senior marknadschef.
• Marknadschef skickar in en begäran om att köra en listauppdatering.
• Marknadschef levererar den slutliga kopian till assistenten.
• Assistant producerar nyhetsbrev och skickar kvalitetssäkringstest.
• QA-team granskar nyhetsbrev och skickar in ändringar. Assistenten implementerar ändringar, verifierar och planerar frisläppandet.

Vilken som helst av dessa artiklar kan ha en tre-sidars manual som beskriver de steg som krävs för att utföra arbetet. Var och hur skickas kopian in? Vilket format behöver kopian vara? Vem kör listuppdateringen, och vad betyder det? Eller flera av dessa artiklar kan kombineras till en manual, till exempel de tre uppgifterna som börjar med "marknadschef…"

Vad du behöver

För att skriva stegen måste du ha tränats på dem minst en gång. När du måste göra jobbet igen använder du ditt första utkast till egna procedurer för att vägleda dig genom stegen för att se om de är korrekta och lätta att förstå.

Skärmdumpar. Ta skärmdumpar av allt som verkar svårt att förklara i text eller som bäst illustreras visuellt. Spara alla dina skärmdumpar i en mapp först och lägg bara till dem i dokumentet om de behövs. Att ha för många skärmdumpar verkar nedslående för alla som läser dina manualer.

(Det finns flera metoder för att ta en skärmdump, men de snabbaste är: i Windows, använd PrtScn-knappen och sedan klistra in funktionen för att släppa din bild till ett bildredigeringsprogram där du kan beskära och redigera den; på en Mac, använd Apple + Shift + 4 och dra målet runt det område du vill skjuta.)

Programvara för skärmbildtagning. Bildredigeraren du använder kan innehålla verktyg för att markera dina skärmdumpar om du vill lägga till en pil som pekar på något relevant eller markera en viss del av bilden. För $ 50 kommer skärmdumpningsprogrammet Snagit och Snagit för Mac att göra nästan allt du behöver.

Diagramverktyg. Vissa arbetsflöden och procedurer uttrycks bäst genom små diagram. Mind-mapping-programvara kan hjälpa dig att snabbt rita flödesscheman och sådant, även om du också kan hitta en hel del av samma schematiska verktyg i Microsoft PowerPoint, och ett mer begränsat urval i Word under fliken Infoga.

Do's and Don'ts

• Skapa enskilda dokument för olika processer och procedurer, snarare än ett massivt dokument som förklarar hela ditt jobb.
• Var noggrann, men också kortfattad.
• Inkludera skärmdumpar.
• Det tar flera veckor att slutföra dokumenten. Ge dig själv tid att reflektera över processerna och gå tillbaka till dokumenten för att kontrollera om du har registrerat dem korrekt.
• Sätt en datumstämpel överst på sidan som visar när filen senast uppdaterades.
• Använd jobbtitlar istället för människors namn när du dokumenterar arbetsflödet.
• Förvara masterkopiorna på en delad plats så att andra enkelt kan hämta dem.
• Förvara en lokal säkerhetskopia av filerna på skrivbordet eller i ett privat molnbaserat system (eller båda).
• Granska och revidera dina dokument en gång om året. Tänk på dem som levande dokument som aldrig är "färdiga". De utvecklas ständigt.
• Berätta för din chef och kollegor att du skapar och upprätthåller dessa nya poster, eftersom de också kan ha värdefulla input.
• Inkludera inte clip art bara för att jazz upp sidorna. Alla hatar det.
• Gå inte galen och formatera texten. Håll det enkelt. Använd fetstil för underrubriker. Använd kulor och numrerade listor efter behov för att hjälpa människor att se relevant information enkelt. Håll styckena mycket korta.
• Använd inte människors namn. Se personer efter deras jobbtitlar. Sa jag det redan? Ja det gjorde jag, men det är verkligen viktigt så jag säger det igen.
• Var inte alltför skyddande av dina dokument. Du har skapat dem för att hjälpa organisationen, inte för din enda fördel.
• Skriv inte ut dina dokument till PDF-filer. Lämna dem i ett format som kan redigeras (se ovan).