Bli organiserad: filsynkroniseringstjänster till undsättning

Innehåll

• Bli organiserad: Filsynkroniseringstjänster till undsättning
• Tips för synkronisering av filer

Smutsiga och oorganiserade människor lämnar alltid viktiga saker bakom sig. Den presentationen du behövde för konferensen? Det är på kontoret på din stationära dator. De bilderna från Mickeys första födelsedagsfest som du planerade att visa mormor när du besökte? De finns fortfarande på din bärbara dator, som sitter 300 mil hemma på soffan.

Teknologer har, snarare briljant, löst detta problem för discombobulerade människor. Svaret är filsynkronisering, och det finns många företag som erbjuder denna tjänst gratis.

Medan filsynkroniseringstjänster inte förändrar din personlighet och förvandlar dig till en snygg och medveten individ, kan de fungera som ett säkerhetsnät, vilket hjälper dig att undvika katastrofala konsekvenser för din desorganisation.

Vad är filsynkronisering?

Syftet med en filsynkroniseringstjänst är att ge dig tillgång till alla dina viktigaste, aktuella filer från vilken dator eller internetansluten enhet som din smartphone eller surfplatta, när som helst och var som helst. "Aktuellt" i det här fallet betyder filer som du rimligen kan behöva komma åt inom en snar framtid, snarare än dokument som är i en viss slutförande som du verkligen borde arkivera (jag skriver mer om hur du arkiverar i en framtida artikel). Och filer kan vara allt från dokument till foton till musik.

Så här fungerar det: Du registrerar dig för ett konto med en filsynkroniseringstjänst (antingen gratis eller med en prenumerationsavgift; jag namnger specifika erbjudanden lite senare), installerar filsynkroniseringsprogramvaran på din dator och bestämmer vilka filer eller mappar du vill synkronisera. När filerna är markerade för synkronisering gör tjänsten en kopia av dem och lagrar dem online, och - det är den viktiga delen - från och med nu uppdaterar den kopian när du ändrar filen lokalt. När du loggar in på tjänsten, antingen från en smartphone eller någon annans dator via filsynkningstjänstens webbplats, har du tillgång till dina dokument.

Detaljer om hur tjänsterna fungerar kan variera lite, men den grundläggande förutsättningen är att varje gång du ändrar en fil kommer den förändrade kopian att sparas online och varje gång du är inloggad på tjänsten - vare sig det är via en webbplats eller bara genom att hålla dig inloggad via den installerade programvaran på din dator eller mobilenhet - tjänsten kommer att se till att du ser den senaste kopian. Tjänsten "synkroniserar" den senaste kopian av varje fil till alla enheter du använder för att komma åt dem. Vissa tjänster sparar också versioner som bevarar historiken för dina ändringar, upp till ett visst antal. På det här sättet behöver du inte oroa dig för att spara "version 1" och "version 2" kopior av dokument. Filsynkroniseringstjänsten gör det automatiskt.

Anledningen till att en filsynkroniseringstjänst hjälper dig att känna dig mer organiserad är att det gör det mycket svårt att lämna en fil bakom sig. Du behöver inte ständigt skicka dig själv det dokumentet du arbetar med. Så länge du har en internetanslutning kan du hämta ditt arbete. De flesta tjänster har också en viss nivå av delning, så att du enkelt kan skicka filer till andra att se, och vissa har samarbetsfunktioner så att flera personer kan ladda upp filer till en delad plats.

Använd fall för filsynkronisering

Ibland är det svårt att föreställa sig varför du skulle behöva en viss tjänst tills du hör till hur andra använder. Här är några exempel:

Upptagen professionell professionell. Alla som till och med gör lite av sitt professionella arbete hemifrån - eller kanske en dag behöver - kan föreställa sig användbarheten med filsynkroniseringstjänsten. Föreställ dig dåligt väder förhindrar dig från att komma i arbete, men du måste avsluta ett projekt för att uppfylla en tidsfrist. Och den senaste kopian av projektet lever lokalt på din kontordator. Med en filsynkroniseringstjänst på plats kan du ta projektet på några sekunder.

Resande. Ofta resenärer som inte vill ha en klumpig bärbar dator med sig kan se till att alla filer finns tillgängliga för dem oavsett var de loggar in. Resenärer kan också synkronisera foton de tar och få dem att visas på hemdatorn nästan direkt.

Sökande. Jag använde en filsynkroniseringstjänst nyligen medan jag genomgick en lång ansökningsprocess som involverade flera parter. När jag fick ett dokument skannade jag det och sparade det i en synkroniseringstjänst. Sedan, när en av parterna kontaktade mig för att be om en kopia av något, behövde jag nästan aldrig faxa eller kopiera och maila någonting. Istället kunde jag trycka på en knapp och skicka dokument till vem som behövde dem, oavsett om jag var hemma, på jobbet eller någon annanstans.

Studerande. Studenter som arbetar på en avhandling, uppsatser eller verkligen något slags projekt kan spara sina tillgångar i filsynkroniseringsmolnet och kunna få dem när som helst en idé slår till. De som håller en dator hemma, kanske delar den med en rumskamrat och använder offentliga datorer på ett bibliotek eller datorlabb skulle definitivt tjäna bra för att synkronisera sitt arbete.

Emailaren. Om du vanar att skicka e-post till filer till dig själv så att de kommer att sparas online för enkel åtkomst, låt mig försäkra dig att du är en främsta kandidat för en filsynkroniseringstjänst. De är mycket mer idiotsäkra än ad-hoc-e-postmetoden. Och e-postbilagor kan täppa till lagringsbegränsade inkorgar.