Bli organiserad: hitta dina egna bästa personliga produktivitetstrick med exist.io

Produktivitetshackar kan vara kul att läsa om, men de har aldrig mycket vikt för mig. De består vanligtvis eller baseras på vad någon framgångsrik VD gör, som om det som fungerar för någon som redan är framgångsrikt också skulle fungera för resten av oss.

I stället förespråkar jag att jag söker två platser för produktivitetstips: 1) peer-granskad forskning om ett stort antal människor och 2) personliga insikter som kommer från dina egna uppgifter.

Till den andra punkten finns det en app som heter Exist.io (alias Exist) som hittar mönster i dina data åt dig. Appen sammanställer information du samlar in om dig själv från en mängd olika källor, till exempel en fitness tracker och tidspårningsprogramvara RescueTime, och över tiden identifierar den korrelationer, trender och insikter. Det kan till exempel berätta för dig baserat på RescueTime och andra produktivitetsappar att du får mer gjort när du sover åtta timmar kvällen innan.

Exist, som har funnits sedan 2013, har ett anständigt nätverk av tjänster det stöder, så att du kan hitta möjliga länkar mellan din produktivitet och alla andra saker som händer i ditt liv, till exempel vilken typ av musik du lyssnar på medan du arbetar, din vikt och platser du åker.

Vad kan du lära dig om din produktivitet?

Josh Sharp, en av Exists medgrundare, har använt appen mycket längre än jag har gjort, och han var vänlig nog att dela några saker han har lärt sig om sig själv och hans grundare genom deras data.

Sharp är mer produktiv när han lyssnar på musik, som spåras av Last.fm. Mer specifikt tenderar han att göra mer när han lyssnar på Radiohead eller Ryan Adams. Hans grundare, Belle Beth Cooper, avslutar fler uppgifter när hon går till sängs tidigare kvällen innan, och hon avslutar också fler uppgifter när hon vaknar färre gånger under natten.

"Vi började tänka att det är för svårt att göra allt detta själv, " sa Sharp till mig. "Vi bör dra nytta av det faktum att vi kan dra samman all denna information utan någon ansträngning, " sade han och hänvisade till den passiva karaktären hos appar, prylar och tjänster som används för att samla in uppgifterna.

Bygg support för dina data

Vissa av dessa insikter är lätta att handla på. Sharp kan se till att slå på Radiohead när han har ett stort projekt som måste göras, men Cooper kan ha en svårare tid att ta reda på hur man sover gott under natten, för det är en tuffare förändring att göra.

Det här finns också en kyckling-och-ägg-fråga. Har Sharp en tendens att slå på Radiohead när han håller på att spänna ner och få gjort arbete, eller är musiken det som får honom att fokusera på sina uppgifter? Med Exist är det svårt, och i vissa fall omöjligt, att isolera faktorer. Det är något vi ger upp när vi använder konsumentenheter som passivt samlar in data och sömlöst passar in i våra liv. Kontrollerade experiment är mycket bra på att isolera faktorer, men de är ofta dåliga på att replikera en naturlig miljö.

När det gäller musik och produktivitet kan vi vända oss till peer-granskad forskning och konstatera att i kontrollerade inställningar kan lyssna på musik orsaka en ökning av produktiviteten. Så Sharp har fler bevis för att stödja den korrelation han ser i sina egna data.

Vad Exist.io spårar

Befintliga spår mer än bara produktivitet och musik. Den fullständiga listan över vad som hittills stöds är:

• Steg, aktivitet, sömn och vikt från fitness trackers: Fitbit, Misfit, Jawbone UP, Withings, Apple Watch
• Aktivitet från andra appar: Moves, Runkeeper, Strava, Apple Health, Google Fit
• Produktivitet: RescueTime, Github (åtar sig), Todoist (uppgifter slutförda)
• Händelser: Google Kalender, iCal
• Plats: Swarm by Foursquare
• Väder: DarkSky.net
• Musik: Last.fm, plus Spotify, Deezer, Apple Music ansluten via Last.fm
• Interaktioner och aktivitet på sociala medier: Instagram, Twitter

Det finns ytterligare ett stycke data du kan spåra, men det är manuellt snarare än att samlas in automatiskt från en ansluten källa, och det är humör. Sharp sa till mig att han initialt trodde att existerande medlemmar inte skulle vilja betygsätta sitt humör dagligen och skriva några ord om det, men det har visat sig vara en av de mest använda funktionerna.

Om du vill hålla koll på någon typ av information som inte stöds, till exempel daglig smärta för kroniska smärtsjuka, kan du välja det humöret för det (du kan dock inte byta namn på det) eller skriva några anteckningar om din smärta i humörloggen.

Handlingsbar information

Min existerande spårning är fortfarande i sina tidiga stadier, och jag behöver förmodligen några veckors mer information innan jag kan se riktiga mönster. Men redan nu bekräftar Exist vissa saker som jag redan vet om mig själv eller som är sunt förnuft. Till exempel tillbringar jag mer tid i e-post när jag har färre evenemang (för när jag är på ett evenemang är jag borta från mitt skrivbord).

Jag frågade Sharp om han kunde dela några trender som han sett totalt sett i Exist-gruppen. "Måndag är den minst produktiva veckodagen", sade han. "När det gäller saker som gör människor mer produktiva är musik den största."

Han konstaterade också att vädret påverkar produktiviteten: Bra väder, vilket betyder klart himmel och måttliga temperaturer, gör människor mindre produktiva. Denna korrelation har också stöttats av peer-granskad forskning, där det konstaterades att arbetarna blir distraherade och tänker på alla aktiviteter de kunde göra ute när vädret är trevligt.

"Våra användare är också lite mer produktiva efter en bättre natts sömn, " sade Sharp senare till mig, och tilllade, "igen, inte en banbrytande upptäckt."

Även om Exist bara bekräftar saker som vi redan antar vara sanna, kan informationen vara kraftfull att se. Det är svåra bevis, snarare än bara en suck, och den är kvantifierad, så att du kan se om resultaten är måttliga eller allvarliga. Det kan också vägleda människor med tydliga och konkreta åtgärder de kan vidta för att göra sin dag mer produktiv.