Video: Så blir du av med pappershögen! (September 2024)
Den sista delen av organisationspusslet - och det som folket tenderar att frukta mest - är e-posthantering.
Liksom med mapphantering och filnamnkonventioner kräver e-posthantering en livsstilslösning. Du måste utveckla regler och principer som du kan leva med varje dag. Kom ihåg att förbli organiserat liknar upprätthållandet av en diet och träningsprogram. Att inte göra det och behandla organisationen som att det är ett en-dagars vårstädningsprojekt liknar att gå på en kraschdiet. Alla resultat du ser kommer att vara mycket kortlivade.
Innan du dyker in i ditt e-postorganisationsprojekt, ta dig en stund att inse att du inte behöver vara perfekt. Målet är att ta fram levnadsregler som du rimligt kan hålla dig till och som gör ditt arbete eller ditt personliga liv enklare, mer produktivt och bättre. Om du installerar en trevlig ny Microsoft Outlook-plugin-modul som gör att din inbox-rengöringsmotor kommer att prova, prova Xobni (gratis, $ 29, 99 Plus-version, 4 stjärnor), som indexerar dina filer, eller Evernote för Windows Premium (45 $ per år, 4, 5 stjärnor), så att du kan skicka e-post till din Evernote där du kan dra nytta av programvarans enastående sökfunktioner.
Se botten av lådan
Det ögonblick som jag insåg att jag behövde en systematisk inställning till e-post var första gången jag öppnade min inkorg och hade mer än tre sidor med saker som bara satt där. De flesta filerna hade markerats som "lästa", men eftersom jag inte hade agerat på dem lämnade jag dem i inkorgen. Jag minns att jag kände mig överväldigad och tänkte att om jag inte började kasta bort e-post samma sekund, skulle problemet bli värre inom timmen och skulle säkert vara outhärdligt nästa morgon.
Som ett resultat fastställde jag ett enkelt mål för mig själv: Alltid kunna se båda botten av min inkorg. Med andra ord, jag vill kunna se poster för det senast mottagna meddelandet och det äldsta meddelandet på en enda skärm.
Jag håller mig inte till denna standard varje ögonblick av varje dag. Det skulle vara neurotiskt och kontraproduktivt. Men jag strävar efter att se botten av min inkorg innan jag lämnar jobbet varje dag, och om det misslyckas, åtminstone på fredagar. Jag förblir tillfreds med överbelastning via e-post när jag är sjuk i en dag eller tar ledigt. Efter att jag har återvänt från en semester, ger jag mig minst en vecka för att komma ikapp med e-post och försöka att inte stressa med det den första eller två dagen på kontoret.
Månad till månad
Hur jag hanterar mitt företags e-postkonto är exakt på samma sätt som jag hanterar mina elektroniska filer i mappar. Allt går in i en mapp.
Först skapar jag några grundläggande mappar efter projekt, till exempel projekt A, B och C. Inom varje projektmapp skapar jag undermappar för varje månad, märkta med tvåsiffriga år och månader, understrukna månadsbokstavsförkortning. Till exempel heter mappen för juni 2011 1106_JUN.
När nya e-postmeddelanden kommer in sitter de ofta i min inkorg några timmar, en dag, kanske till och med en vecka eller två. Men de överväldigar mig aldrig eftersom jag har ett system på plats som håller allt på en hanterbar nivå. Här är reglerna för mitt system. Dessa kanske inte är rätt för dig, men de kan ge ett exempel på en lösning. Skräddarsy din egen lösning med regler som passar din livsstil.
Regel 1. Om e-postmeddelandet inte kräver åtgärder (inklusive omläsning) kastar jag bort det omedelbart.
Regel 2. Om ett e-postmeddelande är kritiskt - vilket betyder att det kräver överhängande åtgärder eller djup omläsning och eventuellt ett svar - förblir det i inkorgen tills jag agerar på det. Det kan stanna i inkorgen upp till en månad. Efter en månad måste jag agera på det. Det är tidsfristen. När jag har vidtagit åtgärder, skickas e-postmeddelandet till motsvarande mapp.
Regel 3. Om e-postmeddelandet innehåller information som jag behöver, men inte kräver omedelbar åtgärd, bör det flyttas till motsvarande mapp i slutet av dagen eller i slutet av veckan om jag är upptagen. Om jag är rädd att jag kommer att glömma att agera på det eftersom det inte direkt syns i inkorgen kan jag skapa ett kalenderobjekt som en påminnelse. E-postmeddelandet måste sparas i en mapp. Inga undantag.
Regel 4. Fredag eftermiddag, jag ger mig själv 10 till 20 minuter att sortera igenom vad som finns i inkorgen och kanske agera på de artiklar som inte kräver ett långt svar. När jag lämnar kontoret borde jag kunna se en tum eller två av vitrummet längst ner (utrymme att fylla igen under helgen).
Regel 5. Arkivera den eller chucka den efter ett år. Jag brukar behålla e-postdata i ungefär ett år och arkivera allt annat, vilket är extremt lätt att göra när din information sorteras i mappar efter månad och år.
En annan organisationsmetod som populariserades redan på dagen för fysiska pappersarbete är att skapa 31 mappar, märkta numeriskt, med varje nummer som motsvarar en dag i månaden. Istället för att skapa en daglig uppgiftslista ska du arkivera pappersarbete och påminnelser (och födelsedagskort och fakturor att betala osv.) I mapparna som motsvarar rätt åtgärdsdatum. När datumet anländer öppnar du mappen och har nu i uppgift att ta hand om vad som finns inne.
Ytterligare en metod är avdelning. Om du använder ett projekthanteringsverktyg som Basecamp (gratis, 4 stjärnor och ett Editors 'Choice), behöver du aldrig spara e-postmeddelanden associerade med projekt som hanteras i det systemet. Basecamp gör det åt dig. Många använder avdelningar i sitt personliga e-postliv genom att dedicera ett webbaserat konto till listsservrar och e-postlistor medan de reserverar det andra för att kommunicera med vänner och familj. Varför inte använda samma koncept i affärer?
Bli av med e-ängslan via e-post
Jag förespråkar på ingen sätt att mitt system eller mappsystemet med 31 dagar är rätt för alla. Mitt system fungerar för mig eftersom jag tenderar att komma ihåg saker baserade på när de inträffade. Dessutom ser jag verkligen fram emot de få minuterna i slutet av varje vecka när jag gör min gång i inkorgen. Slutligen ger mig det grundläggande målet att alltid kunna se botten av min inkorg. Att se information blöda bortom en visuell skärm träffar någon slags tipppunkt i mig. Det känns outhärdligt, som om jag inte hittar någonting och jag kommer aldrig att gräva mig ut.
Andra människor kan emellertid känner sig oroliga över att behöva hantera mer än ett dussin mappar eller uppfylla självtillförda tidsfrister. Det kan vara mer produktivt för dig att kunna se din e-post i en enda rullningsruta. Med risken att bli alltför rörig, är det inte en dålig idé att skriva ner vilken typ av saker som får dig att bli överväldigad, om du kan identifiera vad du inte vill ha i din e-post kan du skapa regler och riktlinjer för att förhindra Det.
Oavsett organisationssystem du skapar för dig själv eller ditt företag, fokusera på livsstilsliknande vanor och allmänna regler. Du behöver inte vara perfekt varje dag. Du behöver bara hitta ett system som håller dig på rätt spår.
Ta bort
De viktiga idéerna att ta bort från denna artikel är:
1. Att ha en hanterbar mängd e-post gör ditt arbetsliv lättare och bättre.
2. När du utvecklar principer för hantering av e-post, fokusera på livsstilsvanor snarare än hårda och snabba regler.
3. Bestäm hur du ska hantera e-post dagligen, varje vecka och varje månad, samt hur ofta du ska arkivera e-postdata.
4. Ta reda på vad du inte vill ha från din e-post och skapa sedan vanor som förhindrar att det händer.
