Bli organiserad: hur du katalogiserar dina ägodelar

Innehåll

• Bli organiserad: Hur du katalogiserar dina möjligheter
• Produkter för att göra personlig inventering

Geeks som jag kommer att fortsätta om hur du ska säkerhetskopiera dina viktigaste data, så att du inte tappar ersättningsbar information, som den enda kopian du har av foton av dina barn, en hel karriärs värde av kontakter, ett helt musikbibliotek och så vidare.

Men sällan nämner någon att göra digitaliserade register över dina fysiska ägodelar. Vi pratar om inventeringar av fysiska värdesaker mindre ofta eftersom det bara verkar vara ansträngt kopplat till teknologiens värld.

Inte sant.

I händelse av en katastrof, som en brand, översvämning, inbrott eller en meteorit som slit ett hål på sex meter i ditt tak, är det sista du vill göra att försöka lista upp allt du äger, bit för bit och uppskatta värdet på skadade eller saknade föremål för en försäkringsanspråk.

Andra skäl som du kanske vill katalogisera dina ägodelar och dokument relaterade till är för enkel åtkomst och sökmöjligheter för saker som garantier eller bevis på köp eller donation för skatteavskrivningar.

Kidla inte dig själv: Det är ett mycket stort jobb

Den dagen jag började katalogisera mina ägodelar, sildrade solskenet genom fönstren och vinkade mig utanför in i sommarluften. Jag önskar att det hade varit en kall vinter lördag morgon, så jag kunde ha börjat med en mugg starkt kaffe i handen, och alla mina dokument spridda ut på golvet runt mig, med ingenstans att gå hela dagen. Faktum är att jag mycket väl kan ha min mysiga vintermorgon med katalogisering, eftersom det här är ett jobb som kommer att ta månader att slutföra. Låt dig inte tro att du kan erövra det på en eftermiddag.

Vad du dock kan göra nu och vad du bör göra först är att förbereda din struktur.

Ställ in din struktur

"Struktur" i denna mening betyder mapphäckning, klassificeringssystem eller någon annan hierarkisk ordning för att organisera dina värdesaker och pappersarbete. Programvaran som du kan använda kan ibland hjälpa dig att utveckla din klassificeringsstrategi, men varje mjukvarulösning gör det mycket annorlunda. Det är att föredra att ta reda på vad du behöver först och sedan hitta rätt programvara, snarare än att välja programvara först och senare inse att det känns besvärligt eftersom det försöker få dig att tänka annorlunda om dina grejer.

Å andra sidan kommer du att lära dig mycket och göra mer lovande inroads med din struktur om du arbetar efter prov och fel åtminstone lite med den mjukvarulösning som åtminstone låter rätt. Jag har sammanfattat några av alternativen nedan. Läs igenom dem för att få en uppfattning om vilken installation som passar dig bäst.

Jag rekommenderar att du sätter åt cirka en och en halv timme för att ställa in din struktur.

När jag testade olika lösningar var NeatCloud den som fungerade bäst för hur jag tänker och min besittning på grund av dess flexibilitet. Här är ett exempel på hur jag startade min struktur:

• Hem (delad) elektronik (tv-apparat, Wi-Fi-router, Roku-låda, DVD-spelare)

• Hushållsapparater (kylskåp, ugn, luftkonditioneringsaggregat)

• Hemmöbler (större möbler)

• Dokument för hemägare

• Co-op och Management Company Information

• Hemförbättringsprojekt

• Inteckningar för hypotekslån och husägare

• Personlig elektronik

• Personliga värderingar: Icke-elektronisk (smycken, sportutrustning)

Denna struktur förändrades när jag hittade fler och fler artiklar till viktiga och katalog, så det var viktigt för mig att hitta en lösning som hade en bra flexibilitet inbyggd. Jag gillar också att Neat låter dig namnge och bo mappar som du vill. Vissa andra alternativ, till exempel Mac-appen Lägenheter, ger mycket mer vägledning genom att segmentera dina ägodelar i rummet där du håller dem. Jag kan lätt föreställa mig hur denna metod för att katalogisera vad du äger skulle vara mycket lättare för många människor.

Huruvida detta kommer att vara den organisation som jag håller med i hela projektet är svårt att säga. Jag har redan identifierat flera saknade områden (skatter och särskilt skatteavdrag, till exempel välgörenhetsavgifter), och jag funderar på om den enkla uppdelningen av elektroniska och icke-elektroniska värdesaker kommer att fungera för mig.

Skanna och ta bilder

När du har räknat ut din struktur, mer eller mindre (du kan ändra den när du går, men försök att få en grov kontur nedåt först), vill du börja skanna dokument, snappa foton och ladda upp alla dessa filer till systemet du väljer. Detta är den svåra och tidskrävande delen, även om vissa av mjukvaruleverantörerna (i synnerhet Neat) har tilläggstjänster via e-post. Du packar en låda full av gamla skattedeklarationer eller kvitton eller garantier och skickar dem till ett centrum där de skannas och skrivs in i systemet. Neat använder en dubbelblind metod för att hålla säkerheten intakt under den här manuella skanningen.

Om du skannar och laddar upp bilder hemma själv, låt din struktur vägleda hur du arbetar. Försök att slutföra "uppsättningar" åt gången. En uppsättning kan vara allt du behöver för att katalogisera som finns i ett rum, eller en garderob eller ett arkivskåp; eller det kan vara allt klassificerat som "smycken" eller "samlarföremål" eller "antikviteter." Tänk på vilken uppsättning du tänker slutföra innan du lägger dig ner på mattan i dina bekväma vinterpyjamas och släpper ut alla dina dokument och hela innehållet i din smyckeskrin för att börja inventera föremålen.

Ett av problemen jag stötte på när jag arbetade med "uppsättningar" var kvitton. Kvitton är oerhört värdefulla för att bevisa värdet av en artikel som du kanske inte känner till "märket och modellen", som nyare möbler och smycken; För äldre smycken och möbler av värde, vill du ha en utvärdering. Jag behåller inte kvitton med varorna som jag köpte (jag kan inte tänka mig att någon skulle göra det). Jag förvarar alla mina kvitton i kuvert och mappar, märkta efter inköpsår… med undantag för de kvitton som jag behövde för skattedeklarationer, som stas med kopiorna av mina skatteregistreringar. Så här blev allt lite rörigt och komplicerat. För att vara ärlig arbetar jag fortfarande på det och väntar på den snöiga dagen för att ta itu med den bevisande delen av projektet.