Bli organiserad: hur du kan hämta dina kostnadsrapporter före årets slut

Det närmar sig slutet av året. Du arbetar tyst vid skrivbordet när ett nytt e-postmeddelande kommer från bokföringsavdelningen. Du gisar högt på ämnesraden, och alla dina medarbetare vänder sig för att se vad som är fel. Dina kinder spolar när du erkänner att du fram till just detta ögonblick helt hade glömt att lämna in en utgiftsrapport. E-postmeddelandet säger att tidsfristen är idag. Värmen från dina kinder förändras till en känsla av rädsla som rinner nerför bröstet och in i magen. Ditt företag är skyldigt dig några hundra dollar, och vid denna tid på året kan du verkligen använda det. Få inte panik! Dessa enkla steg kan hjälpa dig att få kontroll över dina utgifter.

Vissa organisationer gör det väldigt enkelt att skicka in utgiftsrapporter, även om de är sena. Att ha företagskreditkort som är bundna till ett kostnadsrapporteringssystem hjälper till exempel enormt, men inte alla har den lyxen. Så ta ett djupt andetag och följ dessa steg för att få dina förfallna utgiftsrapporter skickade in så snart som möjligt.

Observera att mycket av den här artikeln också gäller för egenföretagare som måste trollas för kvitton i slutet av året för att kräva skatteavdrag för företagskostnader.

1. Fråga när den verkliga tidsfristen är och om du kan arkivera sent

Beroende på när din organisation anger sitt räkenskapsår och hur den hanterar periodiseringar kan tidsfristen för att lämna in kostnadsrapporter redan ha gått. Men det betyder inte nödvändigtvis att det är för sent att skicka in dina kvitton. Smarta människor har tidsfrister. Om någon säger att en tidsfrist är slutet av dagen på fredag, finns det en god chans att den verkliga tidsfristen är måndag morgon eller senare.

Fråga någon i bokföringen eller din chef för tydliga detaljer om den verkliga tidsfristen för utgiftsrapporter och om det finns något du kan göra om du har missat det. Ofta finns det. Om du kan anmäla dig sent, var vänlig och nådig mot de människor som hjälper dig att göra det och böja dig bakåt för att leverera exakt vad de ber. Var detaljerad. Kom ihåg att de gör dig en tjänst. Gör ditt bästa för att återlämna det genom att göra deras jobb enklare.

2. Kontrollera reglerna för kvitton

Om du har lagt in kostnadsrapporter tidigare känner du förmodligen de grundläggande reglerna för att skicka in kvitton. Men känner du till de fina detaljerna? När du lämnar in en utgiftsrapport långt efter att utgifterna har uppstått kan du ha tappat några kvitton. Ta reda på om det finns en policy, som att kräva kvitton endast för utgifter som överstiger 10 $. Fråga också om du kan visa betalningsbevis genom att tillhandahålla ett kreditkortuttalande med raden markerad. Dessa detaljer kan göra en värld av skillnad under den tid det tar dig att utarbeta en utgiftsrapport.

3. Gör en översikt över artiklar och datum

När det är dags att faktiskt komma igång med att skapa en förfallen utgiftsrapport, gör du en grov lista över de stora utgifterna du behöver göra anspråk på, till exempel föremål du köpte, resor och kundgästfrihet. Om du bara arkiverar för en artikel eller en resa hoppar du över det här steget.

Om ett objekt på din lista är en händelse, till exempel ett klientbesök eller en konferens, ska du notera datumen. Sedan under händelsen, skapa en post för varje dag, så här:

Konferens X: 1-3 juni

1 juni

2 juni

3 juni

4. Visualisera dina utgifter

När jag delar ut kostnader relaterade till resor eller evenemang, tycker jag att det hjälper till att först lista de största utgifterna (till exempel flyg-, hotell- och närvaroavgifter) och sedan försöka hämta eller omintegrera varje dag för att täcka de mindre utgifterna. Gör detta nedanför varje dagspost.

Jag gillar att göra en grov beskrivning av eventuella utgifter och fyll sedan i den när jag kommer ihåg dem (steg 5-7 innehåller några knep för att fylla i luckor när minnet misslyckas med dig). Konturen bör innehålla så många av dessa punkter som är relevanta för dina datum:

• Startplats. Var sov du? Har du några utgifter på den här platsen, till exempel Wi-Fi-avgifter?
• Lokala resor. Gick du någonstans, och i så fall, hur kom du dit (bil, taxi, bilservice, kollektivtrafik)? Hur kom du tillbaka? Om det krävs en avgift per mil för körning, vad var då avståndet?
• Måltider. Var hade du frukost, lunch och middag? Köpte du drycker, inklusive vatten på flaska och kaffe eller snacks?
• Leveranser. Behövde du köpa något förväntat eller oväntat under din dag?
• Slutplats. Var slutade du din dag? Vad betalade du för där?

Ofta bara genom att ställa dig själv dessa frågor hjälper du att komma ihåg kostnader du annars skulle ha glömt bort.

5. Bläddra igenom dina kvitton

Om du har en bunt med kvitton, bläddra igenom dem nu och matcha dem upp till konturen du skapade. Det finns en anledning till att jag inte gör detta steg först. Ibland formar kvitton vårt minne på ett sätt som lämnar delar av dagen. Låt oss till exempel säga att du tittar på dina kvitton och ser att du ätit en snabb frukost på ett kafé och senare åt lunch på en konferensplats. Du har nu en levande erinring om dessa två händelser, och du är redo att gå vidare till nästa kvitto. Men ditt minne kan ha utelämnat 15 $ Uber-åk mellan de två platserna helt enkelt för att du inte hade ett fysiskt kvitto för att utlösa minnet. Det är lätt att glömma detaljer när vi inte har triggers.

6. Skanna din kalender

En kalender kan innehålla fler påminnelser som hjälper dig att skapa en korrekt kostnadsrapport. När du fyller i din dag öppnar du din kalender och skannar den för att verifiera resdatum och viktiga händelser. Vissa poster kan utlösa ditt minne om utgifter och brist på utgifter. Till exempel, om en affärspartner skickade en kalenderinbjudan till middag en dag du reser och hon betalade, behöver du inte oroa dig för att söka efter ett kvitto för din måltid den kvällen.

7. Peruse Mint

En annan bra plats att leta efter saknade utgifter är Mint. Mint är en personlig finansieringsapp som konsoliderar alla dina finansiella transaktioner till en sökbar webbplats och app. Med Mint kan du filtrera alla dina kreditkort- och betalkortutgifter per datum, vilket kan hjälpa dig att täcka utgifter du har glömt. I det exemplet som jag gav tidigare om ett Uber-kvitto, kan du hitta informationen genom att söka efter datumet i Mint, vilket gör det lättare att hitta det riktiga kvittot i din e-post.

Du kan också lägga till taggar i Mint till radobjekttransaktioner, och om du har gjort det hela året för affärsutgifter kan du enkelt hitta alla utgifter du behöver göra anspråk på.

Jag nämnde tidigare att om du inte hittar ett kvitto kan du fråga om du kan skicka in en kopia av ett kreditkortsöverskrift som markerar raden för en kostnad. Återigen kommer Mint att hjälpa dig här, eftersom det kommer att berätta vilket kreditkort du använde.

8. Glöm inte tips och parkering

Två kategorier av utgifter som är lätta att förbise är tips och parkering. Små tips som betalas kontant, som för hotellstädpersonal och butiker, kommer aldrig med kvitton. Parkeringsbetalningar kan också vara kontant utan kvitto. Men de lägger till och är värda att hävda om du gjorde dem.