Video: TILLFREDSTÄLLANDE RENSNINGSVLOGG (VINN DETJAG RENSAR UT) (November 2024)
Jag har aldrig träffat en delad nätverksenhet i ett företag som inte åtminstone var lite slarvigt. Delade servrar är vanligtvis utformade för att möjliggöra samarbete, samt göra filer och information fritt tillgängliga för våra medarbetare. De hjälper också företag att fånga in och säkerhetskopiera data enkelt och effektivt - i teorin.
I själva verket förvandlas de till den plats där foton av företagets semestervest från sex år sedan lagras. I den sista meningen använde jag den passiva rösten med avsikt eftersom ingen verkar någonsin ta ansvar för att sätta något på en delad enhet som inte borde vara där. Saker visas bara. Ingen vet hur eller varför de kom dit. Och därför tar ingen bort dem av rädsla för att kliva på någon annans tår eller ta bort något som någon annan behöver.
Delade utrymmen bör utformas på ett sätt som matchar en avdelning eller företagets arbetsflöde eller organisationsschema. Saker som är parallella till sin natur, som två team som rapporterar till samma ledningsnivå, bör ha parallella i mappstrukturen. När en ny person ansluter sig till en avdelning, borde hon eller han snabbt kunna ta reda på var viktiga filer lever i ett delat nätverk eftersom deras plats (mappnamn och hur den är kapslad i andra mappar) bör spegla hur verksamheten är utformad. En riktig röd flagga är när någon som arbetat på en tid länge inte kan hitta saker eftersom de inte vet var det är, eller värre, inte ens vet var det borde vara.
Här är allt vi gjorde steg för steg för att rensa upp våra slarviga servrar. I slutet hittar du en sammanfattning av resultaten samt anteckningar om vad som gick rätt och vad som gick fel.
Server Cleanup Project
Steg 1: Kommunicera. Först talade vi om problemet med att ha en slarvig server, inklusive varför det är ett problem (ineffektivitet, inkonsekvens, ansträngning av vårt nätverksutrymme), möjliga lösningar och procedurer för att implementera dessa lösningar.
Sedan pratade vi lite mer. Sedan pratade vi om vem vi annars behövde prata med. Jag kan inte köra hem tillräckligt med vikten av kommunikation för att projektet ska lyckas. Vi pratade mycket, både personligen och via e-post.
Under dessa samtal insåg vi hur viktigt det skulle vara att kommunicera med IT-personalen också. Så vi slingade in dem på vår plan och föreslog tidslinje. IT-teamet gav oss ett avgörande råd som i slutändan blev vår verkliga startpunkt för projektet. De sa, försök inte att rensa upp det du har; börja snarare med en tom duk och skapa de mappstrukturer du vill ha och bara kopiera över filer du vill behålla. Allt annat, sa de, skulle de arkivera.
Steg 2: Granska befintliga data. För det andra satt alla intressenter - mestadels teamledare - ner vid ett bord med en bärbar dator och en projektor. Vi anslöt till serverutrymmet i fråga och tillsammans tittade igenom några av de befintliga filerna, bara för att vara säker på att ingen förbisett en del filer vi borde behålla.
Vi tänkte också på befintliga data i termer av hur det gjorde eller inte återspeglade våra nuvarande arbetsflöden. Delade utrymmen används vanligtvis för att samarbeta om arbete. Mapparnas struktur och namn måste exakt återspegla det arbetsflödet för att det ska vara användbart.
Mycket av det vi hittade på servrarna var hemskt föråldrat. Det fanns mappar namngivna för anställda som inte varit med i företaget på flera år. Vi hittade filer från 2003. Det fanns rester av projekt som aldrig kom upp. Ingen behövde något av det här.
Steg 3: Kartlägga den nya strukturen. Medan vi fortfarande satt runt bordet, skissade vi ut mappstrukturen som vi trodde borde vara på plats. Alla chefer hade inköp beträffande designen, vilket behövdes för att återspegla vår teamstruktur och arbetsflöde. Här är vad vi designade, även om jag har gjort namnen generiska så att de kommer att vara vettiga för någon som inte känner till vårt inre arbete:
På den översta nivån har vi mappar för varje team och specialprojekt eller uppgift, samt en för "resurser" som gäller för alla team.
Varje team har en delmängd av mappar: några som visar arbetsflöde, en för varje teammedlem och ytterligare mappar eftersom de är vettiga för teamets behov. Till exempel ser mitt teams undermappar så här:
Vi använde understreck och siffror för att få våra arbetsflödesmappar att sitta högst upp i strukturen och visas i samma ordning som arbetet sker. Mappen som heter "1_EDITING" är där filer som är redo att redigeras går och stannar tills redigeringen är klar. Sedan flyttar de till "2_RTP" vilket betyder "redo att producera" - med andra ord, redigeringen är klar och dessa filer är redo för nästa steg. Efter att en fil har producerats bör den flyttas till "3_PRODUCED", vilket i huvudsak blir vårt levande arkiv. Allt i den mappen kan i teorin arkiveras, så vi kommer alltid att ha en cache av filer som vi vet att vi kan ta bort om vi någonsin behöver få tillbaka lite utrymme.
Steg 4: Skapa regler. Som jag redan har börjat förklara i föregående avsnitt, har varje mapp några regler i samband med vad som kan och inte kan gå in i dem, eller hur de ska användas. Om någon vill dela foton, till exempel, måste de lägga dem i hans eller hennes egen namngivningsmapp. På så sätt är det klart vem som är ansvarig för uppgifterna.
Vi diskuterade också om vi hade filer som måste vara tillgängliga för flera team (vi gjorde det, och vi skapade en resursmapp för dem) och om någon information bör låsas (ja: allt i mappen Management Team).
Steg 5: Se till att du är konsekvent. När vi utformade våra mappar och regler för att använda dem letar vi också efter områden där vi kunde och bör vara konsekvent. När mappstrukturer och arbetsflöden kan (och bör vara) konsekvent, gör det under tider med personalövergångar, till exempel när någon lämnar företaget, går i mammaledighet eller är oväntat sjuk. Konsekvens på ett delat serverutrymme hjälper alla i organisationen att ta reda på tillståndet för nuvarande projekt, liksom vad som är viktigt, vilket arbete som redan har slutförts och så vidare.
Ett uppföljningsprojekt (som vi just genomför nu) är att skapa bättre konsistens över våra filnamnskonventioner. Vi bestämde oss för att fortsätta genomföra denna ändring av filnamn tills alla var vana att använda de nya delade mapparna för att inte överbelasta någon med för mycket ny information på en gång.
Steg 6: Kontrollera en sista gång med alla intressenter. Innan vi genomförde någonting genomförde vi en sista kontroll om planen med alla intressenter, inklusive några få personer som vi ursprungligen inte tänkte inkludera, men vars namn kom upp i vår granskning av befintliga data. "Är det inte Arielles kompetensområde? Vi bör bättre fråga henne vad hon tycker måste göras i det här avsnittet."
Steg 7: Slutför och kommunicera tidslinjen. De sista stegen var att slutföra tidslinjen och sedan starta projektet. Dessa var de sista bitarna i pusslet:
- Bestäm när och hur informationen ska spridas: Skicka e-post till alla anställda i mitten av veckan om den nya serverstrukturen, reglerna och all relaterad information, inklusive datum (se nästa punkt).
- Ställ in datum för: när människor måste kopiera över filerna de vill behålla (slutet av veckan); när de börjar använda den nya strukturen (i vårt fall omedelbart efter mottagandet av e-postmeddelandet); när den gamla servern kommer att stängas av (vi berättade för dem i slutet av veckan, men i verkligheten har vi stoppat denna tidsfrist med några extra dagar).
- Planera några påminnelsemails innan du faktiskt avbryter åtkomsten till den gamla servern.
- Låt IT utföra själva avbrottet.
Serverrensning Resultat
Det e-postmeddelandet i mitten av veckan som innehåller all information om serverrensningsprojektet gick ut kl. 11.00 en onsdag. Några få personer hade brinnande frågor, men svaret på alla tråden tystades klockan 11:57. Det betyder att alla grundläggande frågor hade besvarats inom 30 minuter.
Inom mitt team fortsatte ytterligare förtydliganden angående vårt arbetsflöde - men den sista jag har är daterad 13:05 samma dag. Utan tvekan ställde några personer ytterligare frågor utan att svara på alla, men majoriteten av frågorna besvarades inom två timmar.
Under de kommande dagarna slutförde vi tidslinjen utan problem. IT-teamet körde en snabb rapport som visade att vi minskade de totala uppgifterna med 76 procent. Siffrorna talar för sig själva.
Innan
- Totalt utrymme: 250 GB
- Antal filer: 447, 249
- Antal mappar: 36 773
Efter
- Totalt utrymme: 59, 2 GB
- Antal filer: 58.624
- Antal mappar: 2, 962
Projekt Postmortem och feedback
Några veckor efter att vi avslutat servermigreringen och omstruktureringen frågade jag projektledaren, cheferna och IT-nätverksadministratörerna om de hade några feedback eller postmortemanteckningar. Ingen gjorde det. Det hela gick anmärkningsvärt smidigt. Här är vad den ledande IT-killen hade att säga:
"På tio-plus-åren jag har varit här är det första gången ett avdelningsteam har genomfört ett projekt som detta av eget intresse och genomfört det så bra. Det hjälper både [den andra IT-nätverksadministratören] och Jag bibehåller nätverket bättre, och jag är säker på att det hjälper ditt team med arbetsflöde och organisation. Vi bokstavligen bad flera generationer av ledningen att ge uppdrag vad ditt team har åstadkommit på gräsrotsnivå, och det är mycket uppskattat."
Ur mitt perspektiv är det en sak som jag önskar att vi hade gjort något annorlunda. Jag önskar att vi ursprungligen hade berättat för anställda om projektet personligen i ett snabbt improviserat möte, snarare än via e-post. E-post är bra, och säkert, ingen gillar möten, men jag kände att folk skulle ha känt sig mer inkluderade i processen om de hade fått höra under en öppen diskussion snarare än genom en "VIKTIG!" e-post.
Vi har nu en bättre, mer konsekvent, effektivare och enklare delad server. Reglerna för hur den används är tydliga med inbyggd ansvarighet. Teamchefer ansvarar för teammappar, och individer är ansvariga för vad som finns i deras namnmappar.
Om du funderar på att initiera ditt eget serverrensningsprojekt i din organisation, hoppas jag att du kan få några råd från den här artikeln om vikten av att få råd från din IT-avdelning och att kommunicera noggrant i varje steg är avgörande för framgång.
