Video: MINIMALISM 6 enkla tips hur du rensar ut din garedrob (September 2024)
E-post orsakar allvarliga problem för vår produktivitet och för vår psyke. En överfylld inkorg väger tungt på sinnet. Att återvända till det om och om igen skapar mer "arbete om arbete", som man säger, vilket är mycket ineffektivt och sällan faktiskt centralt för det verkliga arbetet vi behöver göra. Om detta låter som ditt liv är det dags att städa upp den inkorgen.
Min metod för att upprätthålla en sund relation med e-post förlitar sig på mycket små och konkreta åtgärder som jag genomför varje dag - kolla in mina 11 tips för att hantera e-post. Med andra ord, att upprätthålla min inkorg är inte en engångsreningsjobb. Men vad kan du göra om din inkorg är så hemskt att du inte kan se bortom det enorma och omedelbara hinder för att hantera den först? I så fall är det dags att sitta ner och granska inkorgen.
Så här gör du.
Glöm att hantera alla meddelanden i din inkorg. Det kommer inte att hända, och det kommer inte att bli någon stor vinst. Att göra ett svep är bättre.
"Svepande" innebär att flytta en hel massa röran i massa till en annan. Ställ in några nya mappar i ditt e-postprogram och namnge dem efter år, kvartal eller månad (exklusive det aktuella året, kvartalet eller månaden; dvs. skapa inte en "2013" -mapp ännu), beroende på tillståndet för din inkorg och hur du tenderar att tänka på tid. Till exempel kan du skapa dessa mappar:
- 2010
- 2011
- 2012
Eller så kan du ha:
- 2012_Q4
- 2013_Q1
- 2013_Q2
Anledningen till att du inte skapar en mapp för innevarande år, kvartal eller månad beror på att din inkorg är den "aktuella" mappen för nu.
Sortera eller utför sedan en sökning, beroende på vilket e-postprogram du använder, för att isolera alla meddelanden från en viss tidsperiod och flytta dem i massa till motsvarande mapp.
Vad som än finns kvar i din inkorg - det är de meddelanden du faktiskt kan oroa dig för att bearbeta, kanske idag, kanske imorgon, men mer troligt kommer det att bli lite efteråt de närmaste dagarna. Du vill inte ta för mycket på en gång.
Alla dina gamla meddelanden är fortfarande närvarande - de är bara ur vägen. Kanske kommer du en dag att ta itu med dem, men jag slår vad om att du inte kommer. Det är ett av de värsta problemen med e-post. Vi tror att vi kommer att komma över till att läsa, svara eller på annat sätt reagera på så många meddelanden, men det gör vi aldrig. Genom att svepa kan du få dem ur vägen utan att bli av med dem. Så du kan fortsätta att tro att du en dag kan behandla alla e-postmeddelanden från 2012 (även om du förmodligen inte kommer att göra det).
Se videon för hur du sveper i Gmail.
Steg 2. Fack
"Sopa" tar hand om meddelanden du redan har, men det gör ingenting för de meddelanden som kommer att rulla om någon sekund nu. Så när du har en inkorg som inte känner dig kvävande måste du skapa några filter eller andra sätt att automatiskt dela in framöver.
Ett sätt att göra det är att använda olika e-postkonton för olika ändamål, snarare än ett för allt. Jag har faktiskt fyra olika e-postkonton som jag använder regelbundet: ett för företag, ett för personlig kommunikation, ett för online-shopping (där jag håller kvitton, spårar paket, får bank- och elektroniska skatteregistreringsvarningar) och ett för vad jag kallar " skräp." Mitt skräpkonto är faktiskt inte för skräp i strikt bemärkelse. Det är en adress som jag använder för att registrera mig för nyhetsbrev eller nya onlinetjänster som jag vill prova men som i slutändan inte är viktiga. Ett annat namn för denna typ av innehåll är graymail. Det är inte riktigt skräppost, eftersom du begärde det och vill ha det. Ingenting som är uppdragskritiskt går någonsin in på detta skräpkonto, så om jag inte kontrollerar det på flera dagar är det inte så stort. Jag öppnar sällan skräpkonto eller shoppingkonto medan jag är på jobbet, så det är aldrig ens inom synen att fresta mig.
Ett andra sätt att få samma effekt är genom mappar och automatiserad sortering. Detta är ett särskilt användbart sätt att hantera nyhetsbrev och dagliga erbjudanden. Outlook.com är ganska sofistikerad i detta avseende, och Gmail är ganska bra på det också.
Oavsett om du ställer in filter och mappar eller börjar trycka på nyhetsbrev och handla kvitton till en annan e-postadress tar det här steget lite tid. Du behöver förmodligen 30 minuter till en timme för att konfigurera en grundläggande avdelningsmetod.
Steg 3. Radera
Förhoppningsvis är det som finns kvar i din inkorg bara en bråkdel av vad som fanns där förut. Nästa sak jag skulle göra är att försöka ta bort allt som helt enkelt inte är viktigt. Det här steget kan ta ett tag, men jag slösar inte för mycket tid på det.
Skanna meddelandena i din inkorg, och när du landar på ett som du kommer att ta bort, prova att sortera inkorgen efter avsändare och se om det finns andra meddelanden från samma person som är värd att ta bort. Ofta får jag flera e-postmeddelanden från en person som säger detsamma, och de borde alla vara på huggen.
Ta bort så mycket du kan utan att fastna i innehållet i något meddelande. Om du inte är säker på något meddelande, låt det bara vara kvar nu.
Att radera är viktigt för mig eftersom det representerar att släppa taget. Om ett meddelande inte är viktigt och inte innehåller kritisk information är det ett tecken på att jag aldrig behöver tänka på det igen. Det frigör mig mentalt från skyldigheten som e-postmeddelandet representerar.
Du kanske också vill skapa en mapp med namnet "Senare" där du arkiverar meddelanden som inte riktigt är viktiga men som du fortfarande har någon psykologisk koppling till. Det här är meddelanden du tänker ta itu med "senare". Enligt min erfarenhet är "senare" meddelanden vanligtvis skräp som jag inte var redo att släppa taget ännu.
En fantastisk tjänst som heter SaneBox ($ 6 per månad) skannar faktiskt din inkorg och skickar obekanta e-postmeddelanden in i en ny mapp som heter "@SaneLater" automatiskt åt dig. När jag testade SaneBox tyckte jag att det gjorde ett otroligt jobb med att identifiera vad som var viktigt kontra inte viktigt.
Steg 4. Utveckla ett system, förvandla det till vanor
Med en hanterbar inkorg och en grundstruktur på plats för att skicka e-post, behöver du nu ett system för hur du arkiverar din e-post - utöver grundregeln för "e-postmeddelanden relaterade till juni 2013-artiklar går in i mappen 1306_JUN", men när kommer du dem där? Hur ofta kommer du att titta igenom dem? Vad gör du med meddelandena innan du arkiverar dem?
Detta steg är det svåraste eftersom det ber dig att skapa regler och utveckla vanor för att följa dem på lång sikt. Reglerna du skapar bör vara tydliga. Du borde kunna formulera dem. Men de behöver inte vara perfekta eller absoluta. Det är okej om du avvika från dem då och då. Du vill ha ett system som förlåter en dålig dag här och där, ett som låter dig studsa lätt tillbaka om du glider.
Här är några av mina regler för att behandla e-post för att ge dig en uppfattning om hur regler spelas ut.
Radera snabbt. Om ett e-postmeddelande inte kräver åtgärder, inklusive omläsning eller arkivering för referens, kastar jag det omedelbart. Jag odlar att ta bort meddelanden snabbt till en vana genom att ta bort meddelanden i bulk först varje morgon. När jag anländer till mitt skrivbord raderar jag så många meddelanden som jag anser vara lämpliga i ett fall. Det är vanligtvis cirka 60 procent av mina nya olästa meddelanden.
Svara på kritiska meddelanden omedelbart eller förvara dem i inkorgen. Om ett e-postmeddelande är kritiskt - vilket innebär att det krävs överhängande åtgärder eller djup omläsning och eventuellt ett svar - agerar jag omedelbart eller lämnar det kvar i inkorgen tills jag agerar på det, vanligtvis inom en dag eller två. Det kan stanna i inkorgen upp till en månad eller så. Efter en månad måste jag agera på det. Det är tidsfristen.
Fil i slutet av dagen. Om ett meddelande innehåller information som jag behöver, men inte kräver omedelbar åtgärd, bör det flyttas till en motsvarande mapp (eller sparas lokalt på mitt skrivbord) i slutet av dagen - eller i slutet av veckan om jag är riktigt upptagen.
Rengör inkorgen fredag eftermiddag. Fredag eftermiddag, jag ger mig själv 10 till 20 minuter att sortera igenom vad som finns i inkorgen och kanske agera på de artiklar som inte kräver ett långt svar. När jag lämnar kontoret borde jag kunna se en tum eller två av vitrummet längst ner (utrymme att fylla igen under helgen).
Se botten av inkorgen. Dag till dag är denna regel den jag lever på på den mest grundläggande nivån: se alltid botten i inkorgen. Till skillnad från Inbox Zero strävar jag efter att inte ha fler inkorgmeddelanden än jag kan se på skärmen. Det är enkelt. Det är förlåtande. Det är flexibelt. Det är ett rimligt och uppnåeligt mål. Och det krävs inte mycket för att följa denna regel konsekvent. Det spelar som en vana genom att när jag började sträva efter att se botten av min inkorg, blev det ett undermedvetet mål.
En långsiktig lösning för att hantera e-post
All organisation bygger verkligen på regler och lynchpinnen som håller reglerna är vanor. Vanor är hur du gör reglerna. Om regeln är tom e-postavfallet i slutet av dagen, är vanan alltid att högerklicka för att dumpa papperskorgen innan du avslutar e-postprogrammet (eller ställer in ditt e-postprogram för att automatiskt ta bort papperskorgen när du avslutar). Om regeln är att alltid svara på ett e-postmeddelande från din chef vid dagens slut, kan vanan vara att automatiskt sortera meddelanden från din chef i en speciell mapp och kontrollera den mappen varje dag klockan 16:00
Att hantera e-post väl och effektivt handlar om systemet du använder, inte programvaran du använder. Appar, funktioner och plug-ins kan hjälpa till att lösa specifika problem du har med e-post, men om de inte omfattas av ett mer omfattande system med regler eller metod för att ingrava vanor kommer de inte att ha en långsiktig vinst.
