Bli organiserad: hur man kan få envisa artiklar som korsas bort från din to-do-lista

När jag började skriva den här artikeln hade jag två uppgifter på min uppgiftslista som bara inte skulle böja sig. Jag satte dem där i december. Den ena hade att göra med en hemförsäkring, och den andra med att flytta några pensionsfonder. Ingen av dem kommer någonsin att vara kritiskt viktigt att slutföra. Inte heller har en verklig meningsfull tidsfrist. Det är saker jag verkligen borde göra, men jag vill aldrig göra.

De flesta av oss har envisa saker som dessa i våra to-do-appar, de uppgifter som aldrig verkar bli klara, som att ta en kostym till kemtvättarna eller få hunden preparerad. Ingenting dåligt händer när vi inte gör dem, så vi gör dem inte, även om våra rationella hjärnor vet att de borde få gjort.

Vad kan du göra för att sluta dessa sysslor från din lista? Några alternativ kommer att tänka på, som jag kommer att dela här. Dessutom ska jag berätta vilka tricks som äntligen hjälpte mig att kolla in min egen rörliga to-dos.

Gör det först på morgonen

Många produktivitetsentusiaster svär genom att ta itu med de små irriterande uppgifterna först på morgonen. Tanken är att få mindre uppgifter från din skylt tidigt innan du förpackas i viktigare jobb, till exempel dina svåraste uppgifter, e-post, möten och allt annat som kommer att distrahera dig.

Detta trick är bra om uppgiften tar mindre än två minuter och det inte är tids- eller platsberoende. Om du gör en vana att slå ut alla uppgifter som tar mindre än två minuter innan du ens öppnar ditt e-postprogram, kan du se mycket mer rörelse i din uppgiftslista.

När en uppgift tar längre tid än några minuter, eller när den bara kan göras under en viss tid eller plats, fungerar inte denna regel på två minuter. De två sakerna som jag inte kan få gjort, till exempel, båda behöver hända under USA: s Stillahavs-tid, och de timmarna passar inte upp med min morgon utomlands. Jag behöver några fler alternativ.

Få någon annan att göra det

Om du till en början inte lyckas, ge jobbet till någon annan. Jag tullar med den linjen, men jag tullar inte med att delegera uppgifter som du hittills inte varit villiga att utföra på egen hand.

Ärligt talat är jag hemskt att delegera. Jag har svårt att be om hjälp. Jag oroar mig för besvär. Jag gillar att ha kontroll. Du kanske känner på samma sätt.

Hur kan människor som jag bli bättre på att delegera? Till att börja med kan vi tänka igenom en lista över potentiella delegater redan innan vi bestämmer oss för att delegera uppgiften alls. Uteslut inte kollegor, familjemedlemmar (inklusive ansvarsfulla barn i lämplig ålder), barnvakter eller andra vårdare, och i vissa situationer grannar. Det hjälper också att sätta skon på andra foten. Hur skulle jag känna om till exempel mina grannar bad mig skriva in ett paket eller släppa in kabelkillen om de inte kunde vara hemma för att göra det? Om uppgiften passade med mitt schema skulle det inte vara några problem. Dessa enkla tankeförsök gör att delegering verkar vara ett rimligt alternativ.

En av mina sysslor är faktiskt perfekt för min partner att göra, även om han tänkte på det, skulle han göra det från början och inte, så jag delegerade det till mig själv! När det gäller min ekonomiska uppgift är det bara jag som kan göra det eftersom jag måste verifiera min identitet och skriva under några papper under processen.

Skapa en belöning

Så mycket som jag inte vill göra mina två uppgifter kan jag tänka på några saker som jag skulle vilja mer, som några timmar på ett spa eller en extra $ 15 i min månatliga kafébudget. Att ställa in en belöning för dig själv kan öka motivationen.

Forskning tyder på att motivationen är högre när vi inte känner till vår utbetalning. I en studie var till exempel deltagarna tvungna att genomföra en vattendryckningsuppgift. De fick antingen $ 1 eller $ 2 för att få jobbet gjort. När de visste att de skulle få $ 2 slutfördes cirka 43 procent av ämnena framgångsrikt. När de inte visste om de skulle tjäna $ 1 eller $ 2 slutade 70 procent.

Hur kan du använda belöningar och osäkerhet till din fördel? Du kan skriva ner två möjliga belöningar för att få dina uppgifter gjorda och sedan, när de är färdiga, vända ett mynt för att se vilken du får. Eller så kan du be om hjälp för att skapa slumpmässighet i din belöning. "Kära, här är två kuvert fulla av olika mängder kontanter. När jag äntligen får min uppgift, vill jag att du ska ge mig ett av dem och lägga tillbaka det andra i banken."

Jag har blandade känslor av att använda mat som belöning eftersom det ofta kan komma i konflikt med andra mål, som att gå ner i eller bibehålla vikt. Jag vet inte heller hur mycket jag vill vara motiverad av mat. Men jag hade en utsökt tysk, chokladtäckt marsipan som jag hade sparat för ett speciellt tillfälle, och jag kom ihåg det när jag skrev den här artikeln. Jag bestämde mig för att om jag skulle ta hand om försäkringssituationen skulle jag behandla mig med dem tillsammans med en kopp mitt favoritkaffe. Och vad vet du? Jag har gjort det. En ner, en att gå!

Frestelse bundling

En annan belöningsbaserad motivationsteknik, kallad frestelsebuntning (som beskrivs av Katherine Milkman, lektor vid The Wharton School, University of Pennsylvania), är särskilt användbar för envisa doser som är återkommande. Ett exempel är att få ett pap-utstrykningstest, som bör göras årligen.

Frestningspaket är handlingen att ge dig själv en belöning medan du är i handlingen att utföra den uppgift du inte vill göra, snarare än efter. I Milkmans forskning ger hon högskolestudenter tillgång till bästsäljande ljudböcker endast när de är på gymmet. Hennes forskning visade att studenter som fick ljudböckerna gick till gymmet oftare än en kontrollgrupp, och att de fortsatte att gå oftare även efter att ljudböckerna avslutades. Studenterna hade skapat en vana som förstärktes positivt.

Så låt oss säga att du hatar att gå till din årliga OBGYN-möte. Du kan bunta en skyldig nöje, till exempel att läsa trashy tidskrifter eller njuta av en dubbla choklad milkshake (om du är okej med matbelöningar), och låt dig hänge dig medan du är i läkarens väntrum. De två handlingarna du samlar måste ske samtidigt, även om jag i mitt exempel säger att vara i läkarens väntrum är tillräckligt nära för att du inte kan göra mycket av någonting medan någon surrar din livmoderhals.

Mina uppgifter var inte återkommande, så tyvärr var de inte inställda på frestning.

Skapa en konsekvens

Om positiv förstärkning inte skär skärmen, kanske negativa konsekvenser. Skulle du donera en dollar till ditt minst favoritpolitiska parti för varje dag du inte gör din uppgift? De flesta av oss skulle behöva en allvarlig hårbottenvän för att se till att vi lyckades med vårt löfte om vi skulle försöka använda negativa konsekvenser för att driva positivt beteende, men det är inte omöjligt.

Det finns en berömd historia om en kvinna som heter Zelda Gamson som slutade röka när hennes vän skapade ett kontrakt med henne. Kontraktet sade att om Zelda rökt någonsin igen skulle vännen donera en enorm summa pengar till Ku Klux Klan. Zelda rökte aldrig en annan cigarett. Konsekvensen var för stor.

Jag tror inte att negativa konsekvenser skulle fungera för mig. De är verkligen tuffa att välja och ännu tuffare att genomföra. Dessutom känner jag mig dåligt för varje dag som jag inte får mina uppgifter. Varför skulle jag vilja ha mer negativitet? Fortfarande kan de vara bra incitament för vissa.

Bryt ner det

En annan anledning till att människor fastnar i uppgifter de bara inte kan utföra är att de bara skriver ner fel uppgift. De klumpar samman en serie relaterade uppgifter istället för att bryta ner det större projektet. Samma sak händer med mål. Om du vill lyckas med att nå mål måste du lära dig hur du delar upp dem i deras delar. Varje del måste vara en enda, handlingsbar, kvantifierbar artikel. Det är därför "jogga i 30 minuter idag" är en bättre uppgift än "förlora fem kilo." Att förlora fem kilo är målet, inte uppgiften.

Min ekonomiska uppgift, visar det sig, är faktiskt tre eller fyra uppgifter - kanske mer. Jag har faktiskt ingen aning om hur stor uppgiften verkligen är. Problemet är att jag skrev ned "Undersök övergång till pensionskonto" snarare än det första steget som jag faktiskt behöver ta. Det första steget är att samla in pappersarbete och telefonnummer. Varje gång jag tänkte på min uppgift sa jag till mig själv: "Argh! Jag vet inte ens var pappersarbetet är!" Så att hitta pappersarbete borde vara den första uppgiften i denna serie.

Den andra uppgiften är att ringa banken. Den tredje uppgiften är att fråga om mina alternativ. Det fjärde steget är, jag är inte säker än. Det beror på resultaten från de andra stegen. Det är uppenbart att jag har lite mer arbete att göra här, men efter att ha granskat mitt arbete har jag en bättre uppfattning om hur jag delar upp det i hanterbara delar. Det är framsteg!

Sista tally

Som jag nämnde klarade jag en av mina uppgifter genom att locka mig med lite marsipan. Jag är så lättad att det är gjort. Den andra uppgiften hänger fortfarande, men åtminstone nu har jag tagit isär den och omorganiserat den till flera uppgifter som verkar mindre skrämmande. Förhoppningsvis kommer den och dess komponentstycken snart att vara av min lista. Jag hoppas att den här artikeln kan hjälpa några av er att göra framsteg med dina envisa uppgifter, och jag inbjuder dig att berätta om de tekniker du använder i kommentarerna nedan.