Bli organiserad: hur man kan förbättra kommunikationen för bättre projektledning

Under alla projekt är det viktigt att veta hur man ska kommunicera och när man ska använda en projektledningstjänst för kommunikation. Kommunikation med alla dina intressenter är den enskilt viktigaste faktorn för projektledningssucces, enligt en rapport från Project Management Institute. Dålig kommunikation är för ofta orsaken till andra problem som leder ett projekt av kursen eller sjunker det helt.

Vad betyder tydlig, öppen och effektiv kommunikation när det gäller projektledning och hur gör du det? Förra veckans kolumn Get Organised tittade på hur man börjar hantera ett projekt. De viktigaste takeaways handlade om att definiera projektet (och se till att det är ett projekt snarare än bara pågående arbete) och dess krav, omfattning, leveranser, milstolpar och aktörer, inklusive intressenter. Om du inte redan har läst den rekommenderar jag att du gör det innan du behandlar den här artikeln.

Hur dålig kommunikation påverkar projektledningen

De tre främsta problemen som förhindrar att ett projekt lyckas är ändringar i omfattning, dålig uppskattning i planeringsfasen och dåligt definierade mål och mål, enligt en undersökning av PricewaterhouseCooper. Men Jason Westland, VD för ProjectManager.com, ser alla dessa som frågor som härrör från en annan rot: dålig kommunikation.

"Om en projektledare inte har utrymmet eller om spelare inte känner till tidslinjen, saker faller isär, eller vad som levereras uppfyller inte kraven, " sa Westland när jag nyligen talade med honom om bästa metoder för projektledning.

Westland, som också skrev The Project Management Life Cycle , tillade: "Det som typiskt händer är att projektledaren inte har ett riktigt grepp om projektets omfattning. Teamet vet inte riktigt vad de levererar. Ingen vet verkligen vad slutdatum för milstolparna eller nyckelleveranserna är. Och under hela projektet håller ingen dem informerade om den övergripande visionen, orsaken till att de gör det. Och saker bara glider."

Westland växte upp på Nya Zeeland. Han delade med mig en analogi mellan att får får i sitt moderlands terräng och att hantera ett projekt.

Föreställ dig en ung pojke som måste flytta 300 får från en paddock till en annan med bara något få hundar. "Du är i ständig kommunikation med dina hundar genom en visselpipa, " sade han. "Hundarna rör sig ständigt för att dela grupper eller slå samman grupper." Jobbet kan tyckas svårt för en pojke och några hundar, men om det aldrig finns ett avbrott i kommunikationen och pojken fortsätter att påminna sig om sitt mål kan det göras.

Titta på The Big Picture

Under ett projektets kickoff-möte måste alla spelare som kommer att arbeta med projektet lämna mötet med en tydlig beskrivning av vad det slutliga projektet kommer att omfatta. Med andra ord, alla bör inte bara ha en vision, utan också skriftliga detaljer.

Föreställ dig ett projekt som tar ett år att slutföra. Några månader in i projektet är det fullt möjligt att visionen i någons sinnes öga har förändrats lite sedan dag ett. Projektledaren måste påminna alla om beskrivningen av det slutliga projektet - och måste göra det ofta. Den här typen av visionskommunikation kan ske under ett regelbundet planerat möte (mer om det i ett ögonblick), eller genom att ta in projektets klient från tid till annan för att påminna teamet om vad de arbetar för.

Dessutom är alla i projektgruppen ansvariga för att kommunicera när en uppgift eller en serie uppgifter avviker från nästa leverans eller projektets slutliga beskrivning. När en uppgift uppstår som inte faller inom räckvidden, måste arbetarna tala upp och projektledare måste lyssna. Kommunikation är en tvåvägsgata. På samma sätt, om ett team tror att det inte kommer att träffa en tidsfrist måste de berätta projektledaren när de är i fara, inte efter att det är för sent. En projektledare som hör sådan kommunikation kan fatta beslut i enlighet därmed. Och som ni kanske gissat måste projektledaren informera teamet om alla förändringar som görs och begära feedback.

Var uppmärksam på fin detalj

Förutom att återvända till visionen ofta och hålla räckvidden i schack, måste projektledare veta om alla fina detaljer. "Under projektet är det verkligen viktigt att projektledaren är helt medveten om varje uppgift och vad statusen för denna uppgift är, " sade Westland.

Projekt kan enkelt ha tusentals uppgifter, vilket är mycket information för varje projektledare att komma ihåg. Det är just därför som en projektledningstjänst är så värdefull. Två exempel är Zoho Projects och Teamwork Projects, även om det finns dussintals på marknaden för lag i olika storlekar och komplexitet.

När team använder plattformar för projekthantering registreras alla uppgifter i systemet och är synliga för alla som behöver se dem (eller ibland är de synliga för alla, beroende på verktyget). Varje uppgift har en mottagare och förfallodag. Det finns också vanligtvis ytterligare information som beskriver om uppgiften för närvarande ännu inte finns på någons skylt, för närvarande aktiv eller avslutad. Vissa plattformar övervakar ännu mer detaljerade procentnivån för genomförandet av varje uppgift. Så en projektledare kan när som helst checka in på en uppgift för att se dess status utan att behöva gå över till någons skrivbord, knacka på personen på axeln och fråga. Det förändrar kommunikationens natur helt.

Projektledningsverktyg centraliserar information och ger alla tillgång till den. I slutändan är dokumentation bara en annan form av kommunikation.

Peter Clarkson, chef för Maestro Development, som gör projektledningsplattformen Maestro Project Office, är en tidigare projektledare som har hanterat tusentals projekt. "Jag gjorde en hel del granskning av dåliga projekt. Jag var känd som en redningsartist, " sa han till mig. "Ofta bundet tillbaka till brist på metodik och brist på att veta vad som hände i projektet: inte dokumentera mötena, frågorna, åtgärderna."

När Clarkson beskriver sin dag som en projektledare, blir vikten av kommunikation och projektledaren ansluten till varje bit av kommunikation tydlig. "Som projektledare hävdade jag alltid att jag var lat eftersom jag aldrig tilldelade mig något någonsin", sa han. "Allt jag gjorde var att gå runt och prata med människor, eller läsa rapporter eller kolla in databasen för frågor som bryggdes och spelades in, men ingen gjorde något med. Jag hade läst mötesprotokoll från olika möten som jag inte gjorde." t går faktiskt till. " Han sa att han lätt tillbringade en tredjedel av sin arbetsdag i vilket projekthanteringsverktyg och databas teamen använde.

Fortsätt att ha möten

De flesta projekt och projektteam förlitar sig till viss del på möten. Som Westland förklarar, "Innan onlineverktyg körde projektledare vanligtvis ett veckovis stand-up-möte där alla helt enkelt angav vilka uppgifter de arbetade med, vilka uppgifter de har slutfört och status för andra leveranser eller uppgifter." Men med en projektledningsplattform på plats, där all denna information registreras och synliggörs, finns det fortfarande en punkt att ha möten?

Faktiskt ja. Medan kommunikationen förbättras kraftigt med onlineverktyg är möten fortfarande fördelaktiga. "Det är inte så att du fortfarande inte har stand-ups; det är bara att syftet ändras. Istället för en veckobaserad stand-up kan det bli ett tvåveckans möte där projektledaren omarbetar visionen och ser till att alla vet vart de behöver åka, eller sätter in klienten för att prata om anledningen till att projektet levereras. Det blir mer en strategisession än en exekveringssession, ”sa Westland.

Plan för postmortems

Kommunikation är nyckeln till framgången för varje projekt, inte bara i planeringsfasen och kickoff-mötet, utan också under hela projektet, och även efter det har slutförts. Postmortemöten ger teammedlemmarna ett sista tillfälle att kommunicera vad som gick rätt och fel i ett projekt.

Teammedlemmarna ska vara ärliga och öppna med sin feedback, men lika viktigt måste projektledaren lyssna på feedbacken, spela in den och hänvisa till den nästa gång ett liknande projekt uppstår.

Projektledningsplattformar kan också vara en bra källa till referensmaterial efter att ett projekt har avslutats. De flesta team drar nytta av att granska projektets rapporter och historia för att få en bättre känsla av vad som hände när något gick fel.

För fler tips om hur du får ut mesta möjliga av PCMags två Editors 'Choice-projektledningstjänster kan du läsa 7 sätt att förenkla projektledning i teamworkprojekt och 5 Zoho-projektfunktioner för att organisera ditt företag.