Bli organiserad: hur man håller slack städad, skannbar och inte upptagen

Slack gör det mycket lättare att kommunicera i ett team än att använda e-post, men appen har en tendens att se ut som ett rörigt barns lekrum. Om medlemmarna i ditt team har en djup passion för animerade gif eller inte tänker igenom hur de namnger kanaler, lider antagligen ditt personliga gränssnitt från att vara helt oorganiserad. Dessa nio tips kan hjälpa dig att återfå kontrollen över den här bästa appen för affärsmeddelanden.

1. Gör slacka meddelanden mer kompakta

Två inställningar kommer att skärpa upp ditt Slack-gränssnitt för att göra det mer strömlinjeformat. Gå till Inställningar> Meddelanden och media. Välj Kompakt under Tema. Sedan, precis under det, väljer du att se bara visa namn.

Tillsammans eliminerar dessa inställningar överskott av tecken och vitrum från Slack. Det kanske inte är din önskade stil, men det är värt att prova om du vill göra ditt Slack-utrymme snyggare och mindre upptaget. Om du vill kunna skanna mycket information utan massor av rullning kan det vara värt att prova detta.

2. Dela ner din slaka sidofält

Det finns ingen anledning till att du behöver se alla kanaler och meddelanden som visas i din sidofält som standard. Stjärnkanaler och direktmeddelanden som du använder oftast. Det gör att de sitter överst under rubriken Starred, så att du kan fokusera din uppmärksamhet på den här listade listan.

Om ditt Slack-konto är allvarligt rörigt, kan du också överväga att ändra dina inställningar för att bara visa stjärnmeddelanden och olästa meddelanden. Gå till Inställningar> Sidfält> Sidfältets inställningar> Utseende och välj Olästa och stjärnmärkta konversationer.

3. Undertryck bildrutan

Om ditt huvudsakliga klagomål om Slack är att dina kollegor publicerar för många animerade gifs, emojis och länkar med enorma förhandsvisningsbilder, kan du helt enkelt undertrycka dem i din vy. Titta i Inställningar> Meddelanden och media. Mot botten finns kryssrutor som låter dig dölja olika typer av bilder.

Om du vill ha den ultimata obearbetade Slack-upplevelsen, ställ dem in så här:

4. Anpassa aviseringar

Att få för många aviseringar gör dem alla till brus. Anpassa aviseringarna du får i Slack i tre steg.

Stäng först av alla kanaler där majoriteten av nya meddelanden inte är viktiga. Gå till kanalen, klicka på kuggeikonen bredvid sökfältet och välj alternativet för att stänga av den kanalen.

För det andra, ändra dina aviseringsinställningar till antingen direktmeddelanden, omnämnanden och nyckelord eller ingenting. Om du väljer Inget ser du märken som anger nya meddelanden, men du får inte ljudvarningar eller andra aviseringar på skärmen.

För det tredje, var uppmärksam på de två sista alternativen som visas i detta avsnitt av dina preferenser: Meddela mig om svar på trådarna jag följer och använd olika inställningar för mobila enheter. Beroende på hur du och dina lagkamrater använder trådade konversationer kanske du vill välja alternativet för att få trådmeddelanden. När det gäller alternativen för mobilenheter kan du välja att ha olika inställningar på din telefon hjälpa dig att fokusera. Nästa gång du behöver arbeta utan avbrott, avslutar du Slack desktop-appen och loggar ut från webbappen, men håll din telefon i närheten för viktiga Slack-meddelanden.

5. Använd prefix för att klustera liknande slackkanaler

Här är en taktik som jag regelbundet ser lag använda i Slack: Skapa prefix för kanaler som ska grupperas ihop. Alla kanaler som är avsedda att användas exklusivt av säljteamet, till exempel, bör ta prefixet "försäljning-" så att du kan ha # försäljningskontakter, # försäljningstips, # försäljningsvinster och så vidare. Kanaler som bara är för skojs skull kan ta prefixet "kul" eller "vattenkylare".

Att använda prefix gör att liknande kanaler kluster samman automatiskt, både i din sidofält och i hela listan över kanaler när du behöver utforska dem.

6. Använd pollingverktyg (eller denna hack)

När du ställer dina lagkamrater en enkätfråga, till exempel "Hur tid kan alla träffas i eftermiddag?" använd en omröstningsapp. Det är mycket enklare och snyggare att läsa svar på en enkät än att bläddra igenom en barrage av kommentarer.

Polly for Slack är en av de mest kända omröstnings- och enkätapparna. Installera det som ett Slack-tillägg och skriv sedan "/ polly" när du vill skapa en omröstning.

Du kan också hoppa över pollingsverktyg med detta enkla hack: Skriv din fråga och ge möjliga svar med reacji. Dina lagkamrater kommer att räkna ut att de borde lägga till lämpliga reacji till frågan för att visa sin preferens. För valmöjligheter som inte har uppenbara ikoner att matcha, använd antalet reacji eller färgade prickar. Resultaten är snäva, snygga och lätta att läsa.

7. Skapa en etikett för trådar

Meddelandetrådar är fantastiska för att hålla Slack organiserade, men bara när du använder dem på ett sätt som fungerar för ditt team. En meddelandetråd är en konversation som snurrar från huvudkanalen till en sidofält. Människor kan delta i konversationen eller hålla sig borta från det. I tråden kan du och dina lagkamrater ha en uttömmande konversation om ett ämne utan att det avbryts.

När det finns för många trådar är det dock svårt att skanna kanalen och ta reda på vad som har hänt nyligen. Därför måste du hitta rätt balans mellan trådanvändning och en etikett för det. Det finns ingen regel för hur man gör det.

Jag arbetade tidigare med ett team som skulle lägga till en spole av trådemoji i slutet av alla meddelanden som de ville avleda huvudkanalen. Med tiden tog vi upp alla de informella reglerna för när vi ska gå meddelanden, och alla verkade gärna följa dem.

Tips: Om du vill lägga till en anpassad emoji klickar du på arbetsytan längst upp till vänster, väljer Anpassa slack och ladda upp en bild du väljer från fliken Emoji. Observera att administratörer kan begränsa vem som kan lägga till anpassade emoji.

Om du är ute efter mer avancerad tinkering, kanske du vill lära dig att bygga en slack bot också.

8. Ordna dina tankar med formatering

Använd formatering för att ordna det du skriver i Slack-meddelanden. Det gör det lättare för andra att skanna kanalen och ta reda på vad som är viktigt.

Slack använder Markdown-formatering för fetstil, kursiv, understrykning och kodformat. När du skriver mer än några tecken visas ett fuskark längst ner på skärmen för att hjälpa dig.

Lägg till linjeavbrott i ditt meddelande genom att använda shift + return. Den här tangenttryckningskombinationen låter dig skapa stycken utan att publicera meddelandet (om du trycker på retur utan skift kommer ditt meddelande att publiceras). När du har gjort det kan du skriva längre meddelanden som är lätta att läsa och redigera, snarare än att behöva posta fem eller sex på varandra följande. Denna praxis kan gynna dina Slack-sökresultat om du använder ett gratis konto som är begränsat till att bara söka i de senaste 10 000 meddelandena.

9. Skapa automatiska varningar

En automatisk varning i Slack är ett meddelande som du får automatiskt när någon åtgärd inträffar. Du kan till exempel skapa en varning för när någon fyller i ditt företags webbformulär. Några andra idéer: Du kan ha en varning varje gång en försäljning stängs i din onlinebutik, när en ny kommentar visas på din webbplats, eller så fort någon i ditt team öppnar eller stänger ett problem i Github.

Det finns några sätt att konfigurera och kontrollera automatiska varningar. Det enklaste är genom Slacks integrationer med andra verktyg i sin App Directory. Anslut till exempel Slack till Freshdesk, så kan du få varningar om supportbiljetter som skickas till ditt team.

Ett annat sätt är att använda Slack-appen Inkommande webhooks, som tar lite teknisk kunskap att konfigurera, men låter dig få varningar om aktiviteter som kan ligga utanför området Slack-appar. Det sista alternativet är att använda ett tredjeparts automatiseringsverktyg, till exempel IFTTT, Workato eller Zapier. Med dessa tjänster kan du ansluta appar till varandra och i fallet med Slack kan du ansluta en app även om Slack inte stöder den. Automationsverktyg kan också ge dig fler alternativ för att anpassa varningen.

Signal mot brus

Slack lovade att hjälpa till att korrigera några av de signal-till-brusproblem som är inneboende för e-post. Den lovade också att ge människor ett sätt att kommunicera som var roligare. Det har blivit en app som mest framgångsrikt lyckas i båda områdena, men genom att ha gjort det har vuxit till ett annat slags djur, en som kan känna sig besvärlig. Genom att rensa upp ditt Slack-gränssnitt kan du skära ned bullret avsevärt och skapa ett mer fokuserat utrymme att kommunicera.

Om allt annat misslyckas kan du alltid hoppa fartyg genom att undersöka dessa 17 alternativ till Slack. Om du är fast besluten att hålla fast vid appen ska du lära dig några fler tips och tricks för Slack.